Die erste Wahl, wenn es um Mails geht: Was Microsoft Outlook so beliebt macht

Wenn es um Mails geht, ist Outlook aus der PC-Welt nicht wegzudenken. Mit der Computersoftware aus dem Hause Microsoft lassen sich Mails empfangen, versenden und überschaulich sortieren, wodurch man stets einen Überblick über seinen elektronischen Posteingang hat. Außerdem lassen sich in Outlook Termine einrichten, Besprechungen organisieren sowie Agendas von anderen aufrufen – mit Outlook ist alles möglich, was notwendig ist, um eigene Termine und elektronische Briefe effektiv zu verwalten und im Auge zu bewahren. Die Software hilft hier, über die bedeutendsten Nachrichten und Termine auf dem Laufenden zu bleiben – und dies sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Bereich.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Text der ersten E-Mail war, weiß man leider nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Augenblick nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Nachrichten vom einen Ende ans andere Ende der Welt gesendet werden könnten. Dessen Idee war: Vorne würde der Name desjenigen sein, für welchen die Mail gemacht ist. Hinten soll der Name des PCs sein, der die Post bekommt. Um die beiden Teile miteinander zu vereinen und gleichzeitig klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeglicher Tastatur gibt, das trotzdem in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

Somit wurde im Jahr 1971 das @-Zeichen vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der Mail-Kommunikation gewählt, welches aus unserem gegenwärtigen Alltag keinesfalls mehr zu ignorieren ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt lautete übrigens tomlinson@bbntenexa – damals noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Erfinder hatte dadurch eine bahnbrechende moderne Art der Verständigung entwickelt. Doch bis die erste Mail auch hierzulande ankam, dauerte dies noch mehr als ein Jahrzehnt: Erst 1984, was aus heutiger Perspektive gewiss noch gar nicht derart lange her wirkt, wurde die erste E-Mail in Deutschland in Empfang genommen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin bekam.

Einstmals war die E-Mail-Kommunikation noch irgendwas, das bloß von Wissenschaftlern verwendet wurde. Rund 20 Jahre später hat sie Einzug in fast jeden Zuhause und jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Post – im Jahr 2020 lag der Anteil der Deutschen, die via Mail über das Internet kommunizieren bei rund 87 %. Aber nicht bloß fast jeder verwendet die Form der Kommunikation, sondern auch die hohe Anzahl an E-Mails, die verschickt sowie empfangen werden, ist absolut beachtlich: Fachkundigen Einschätzungen gemäß werden im Jahr 2022 summa summarum auf der Welt 333 Mrd. E-Mails versendet werden. Oder um es in Ziffern zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – recht viele Nullen. Die Mail ist demzufolge aus unserem Leben nicht mehr zu ignorieren. Desto wichtiger, dass die Erzeugung wie auch das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei funktioniert.

Welche Funktionen stecken in Microsoft Outlook?

Das Programm Outlook aus dem Hause Microsoft ist eine der führenden Lösungen global, um Mails zu verschicken und zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen eignet sich Outlook indes ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Aufgaben, Kontakten sowie Notizen. Outlook ist Teil des Microsoft-Office-Pakets und nicht nur für das System Windows, sondern gleichfalls für macOS verfügbar. Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS und einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).

Zusammengefasst verfügt Outlook über folgende Features:

  • Mail: Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten.
  • Kalender: Administration sowie Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
  • Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten sowie anderen Informationen in Sekundenschnelle.
  • Personen: Übersicht von Informationen zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
  • Aufgaben: Verwaltung, Erstellung und Ordnung von Aufgaben mit Microsoft To Do.

Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von mehreren Firmen genutzten Server-Infrastruktur für eine wesentliche Ablage und Verwaltung von Mails und Co. Outlook ist aber auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.

Outlook mit Mehrwert: Premium-Funktionen für Microsoft 365-Kunden

Mit einem Microsoft 365-Abonnement nutzen Outlook-Anwender sämtliche Premium-Vorteile der Computersoftware. Welche erweiterten Funktionen das sind? Wir sagen es Ihnen!

Zunächst einmal nutzen Microsoft 365-Kunden das Design von Outlook ohne Werbung – eine wesentliche Angelegenheit, um im Berufsalltag fokussiert bleiben zu können. Außerdem profitieren sie von optimierten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Abschaltung nicht sicherer Links. Bedeutet: Outlook erkennt verdächtige Links in Mails, bei welchen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt bei einem Klick auf einen derartigen Link Warnung an. Potentielle Viren, welche sich im Anhang einer E-Mail befinden können, werden von Outlook gelöscht, damit diese gar nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Schaden anrichten können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch erheblich mehr Cloud-Speicher, einem Ransomware-Schutz auf OneDrive und einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – ganz gleich, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.

Fünf Power-Tipps für effizienteres Arbeiten mit Outlook

In deutschen Firmen ist Outlook als Mail-Client sehr verbreitet. Für Etliche ist es am Morgen das erste Programm, das sie aufmachen und am Abend das allerletzte, welches sie vor Arbeitsende zumachen. Da so viele Menschen tagtäglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für einige Empfehlungen und Tricks, welche das Arbeiten mit Outlook erleichtern, einem Zeit ersparen oder einfach behilflich sind, den Posteingang besser im Blick zu haben. Hier sind 5 absolut tolle Outlook-Tipps, welche jeder Nutzer kennen sollte:

  1. Kalender teilen
    Wer effizient zusammen im Team wirken will, der muss nachvollziehen, wann wer verfügbar ist, wann Projektteam A wo eine Konferenz hat und an welchem Datum der Kunde für die Endkontrolle vorbeischaut. Alles das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook über das Teilen von Kalendern realisieren. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem teilen möchte – so kann man selbst festlegen, inwiefern man alles teilen will oder beispielsweise bloß den Titel und Standort eines Termins. Rat: Durch unterschiedliche bunte Markierungen behält man mühelos den Überblick über diverse Kalender weiterer Personen und ebenso den persönlichen Terminen.
  2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln
    Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu deutlich mehr Wirtschaftlichkeit beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man problemlos einige Shortcuts verwenden und so viel Zeit einsparen. Man muss sie nur kennen…
    Hier die wesentlichsten Tastaturkürzel für Outlook:

    • Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin- und herwechseln.
    • Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weiterleiten.
    • Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) erstellen.
  3. Posteingang mit Relevanz
    Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr hilfreiches Feature verfügbar, mit dem Ziel, den Posteingang auf dem Smartphone vollautomatisch nach wichtigen und nicht wichtigen Nachrichten zu ordnen – so erkennt man unterwegs bloß jenes, was man auch wirklich sehen sollte. Dazu einfach zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst korrekt zuweisen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, umso schneller lernt Outlook hinzu.
  4. Individuelle Regeln erstellen
    Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erstellen kann? Auf diese Weise lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Richtlinie erstellen, die alle eintreffenden E-Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise spart man sich das immer manuell machen zu müssen.
  5. Auszeiten dank „Nicht stören“
    Im (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass überall ständig Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedene Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Elemente unseren Fokus auf sich ziehen. Für das Gehirn ist das reiner Stress. Umso wichtiger, zwischendurch mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Arbeitsende oder außerhalb der Arbeitswoche wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion einfach mal für Funkstille zu garantieren. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- und Push-Benachrichtigungen.

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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