IT-Onboarding: Neu gewonnene Kollegen effektiv und langfristig einbinden!

Es gibt keine 2te Chance für einen Ersteindruck – dies gilt heutzutage vor allem im Recruiting. Damit neue Mitarbeiter nicht bereits im Laufe der Bewährungszeit wieder kündigen, ist ein strukturiertes Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Firmenbereiche, besonders der IT, wesentlich. Was Firmen beim Eingliederungs-Verfahren aus der Perspektive der IT erwägen sollten, lernen Sie im folgenden Blogartikel.

In einer wettbewerbsgetriebenen Marktumgebung, in der leistungsstarke Beschäftigte regelmäßig ihren Job tauschen, wird ein planmäßiges und wohlüberlegtes Onboarding-Verfahren immer wesentlicher. Zum einen ermöglicht es einen optimalen Ausgangspunkt wie auch eine wirkungsvolle Einbeziehung neuer Arbeitnehmer in das Unternehmen, zum anderen profitieren Unternehmen durch eine optimierte Leistungsfähigkeit ebenso wie eine nachhaltigere Bindung des Mitarbeiters und die als Folge geringeren Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Nach der aktuellen Untersuchung „Onboarding im Wandel“ (siehe Beitrag) erstellt von Haufe haben heute 83 % der teilnehmenden Betriebe verstanden, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding unerlässlich ist, um neue Angestellte zügig in das Unternehmen zu integrieren wie auch langfristig zu binden. Zeitgleich sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Startjahr durch getroffene Onboarding-Maßnahmen reduziert werden konnte. 93 % der Unternehmen sind außerdem der Auffassung, dass durch strukturierte Einarbeitung die soziale Einbindung der neu eingestellten Arbeitnehmer optimiert und akzeleriert werden kann. 92 Prozent der Unternehmen stimmten ebenso zu, dass das ebenso für die fachbezogene Einbindung gültig ist.

Trotz ebenjener Onboarding Vorgehensweisen erzählen 30 Prozent der Unternehmen von Fällen, in denen frisch eingestellte Arbeitnehmer noch vor dem 1ten Arbeitstag wieder gekündigt haben. Wahrscheinlich, da sie sich zu wenig willkommen gewähnt haben, im Großen und Ganzen an der anzutretenden Arbeitsstelle Zweifel hatten oder vom neuen Arbeitsherren bis zum ersten Werktag nichts mehr gehört haben?

Deswegen reicht es also nicht, die neu gewonnenen Fachkollegen mit einem Blumenstrauß am Eingang zu begrüßen – vielmehr sind sinnvolle Onboarding-Methoden notwendig, welche in den Kalenderwochen und Tagen kurz vor dem Jobbeginn des neu gewonnenen Beschäftigten verwendet werden. Hierzu zählt gleichermaßen das IT-seitige Onboarding.

Ankommen, Fuß fassen, Durchstarten!

Nunmehr ist fast jedes Unternehmen auf eine intelligente IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für Arbeitstätigkeiten eines speziellen Kollegen, die Organisation und Regulierung von Arbeiten ebenso wie Betriebsabläufen oder auch den Austausch innerhalb von Projektgruppen, zu Interessenten oder mit Distributoren.

Zumal ein vollwertig eingerichteter Büroplatz nicht nur für einen 1ten guten Gesamteindruck sorgt, sondern genauso für die kommende Entwicklung und die Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters elementar ist, nimmt die Betriebs-IT beim systematischen Onboarding eine stützende Rolle ein.

Beim Onboardingprozess ist die Unternehmens-IT in erste Linie dafür zuständig, dass der Büroarbeitsplatz eines neu gewonnenen Kollegen vor dessen Jobantritt eingerichtet wird. Hierzu zählen nebst dem Kaufen sowie dem Bereitstellen der geeigneten Hardware, die Inbetriebnahme sowie das Konfigurieren aller erforderlichen Softwareapplikationen, Zugänge und Berechtigungsstrukturen. Zudem sollten auch Security-Awareness-Schulungen für die Themenbereiche IT-Sicherheit und Informationsschutz geplant und realisiert werden, um die neuen Mitarbeiter von Anfang an für securityrelevante Themenbereiche sensibilisieren und bestärken zu können.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Firmen-IT!

Nach wie vor gibt es zahllose Unternehmungen, in denen das informationstechnologische Onboarding nicht in ausreichendem Maße bedacht wird. Dabei kann sich ein unstrukturiertes oder lückenhaftes Onboarding negativ auf die Mitarbeitereingliederung auswirken und fallweise ein Risikopotential für die IT-Security, Informationssicherheit, Internetsicherheit sowie den Datenschutz darstellen.

Aufgrund dessen ist das IT-seitige Onboarding für ein Unternehmen zwingend notwendig.

Angesichts dessen hat sich von Seiten der IT im Onboarding jenes Vorgehen erprobt:

1. Auswahl der geeigneten Endgeräte

   Bei der Auswahl der geeigneten Hardware ist zu berücksichtigen, dass alle Abteilungen und Anwendungsverantwortlichen von der IT-Abteilung, über die Personalleitung bis hin zur Fachabteilung in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden.
   In einem gemeinschaftlichen Austausch gilt es festzulegen, welche Hardware, Endgeräte sowie sonstigen Zubehör der neue Angestellte benötigt. Ist die Hardware nicht vorhanden, muss sie von der IT-Abteilung in Abstimmung mit der Einkaufsabteilung gekauft werden. Wenn die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem gebrauchten Arbeits-Equipment sowie die Einrichtung und Überprüfung der Netz- und Telefonverbindung.

2. Bedarfsermittlung der gewünschten Programme sowie der Lizenzen.

   Zeitgleich zur Einrichtung des physischen Büroarbeitsplatzes soll die benötigte Computersoftware ausgemacht werden. Abhängig vom Tätigkeitsfeld verwendet der neue Beschäftigte zusätzlich zu den gebräuchlichen Programmen wie Microsoft Office auch speziellere Softwareanwendungen, wie u.a. ein ERP-System, Grafik-Tools oder InDesign. Die Firmen-IT muss vorher nachprüfen, ob Lizenzen beschafft oder auch erweitert werden müssen. Anknüpfend heißt es, die Tools zu installieren, die Rechte zu erteilen und das Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Mitarbeiters einzurichten.

3. Einrichtung der Zeiterfassung

   Gemäß einem EuGH-Urteil vom 14.05. 2019 sind Geschäftsbetriebe verpflichtet, Arbeitszeiten von Angestellten zu erfassen. Aus diesem Grund sollte für den neuen Mitarbeiter ein neues Zeitkonto angelegt werden, um die Werkzeiten direkt vom 1. Tag an aufzeichnen zu können.

4. Einrichtung der Zutrittskontrolle

   In einigen Unternehmungen wird die Zutrittskontrolle technologisch geführt. Die IT-Abteilung sollte die betroffenen Geschäftsbereiche freischalten, damit der hinzugewonnene Kollege nicht vor verschlossenen Türen steht.

5. Zurverfügungstellung, Administration sowie Sicherung mobiler Endgeräte

   Die meisten Unternehmungen bieten ihren Angestellten für das flexible Tätig sein die Verwendung mobiler Endgeräte. Wird ein neu gewonnener Angestellter mit einem mobilen Gerät wie beispielsweise einem Notebook, einem Tablet oder einem Mobiltelefon versehen, sollten solche Geräte in einer Mobile-Device-Management-Solution organisiert werden. Um die IT-Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu optimieren, sollten die verwendeten Endgeräte unter anderem durch eine Anti-Viren-Software, eine Firewall, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Hard Drive Encryption geschützt werden. Außerdem sollte ein virtuelles privates Netzwerk, abgekürzt VPN, realisiert werden, um neuen Mitarbeitern einen gesicherten Remote-Zugang auf das firmeninterne Netzwerk zu erlauben.

6. Einführung sowie Trainings zu sicherheitsrelevanten Fragestellungen

   Bei Jobantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neuen Mitarbeiters in die Hardware, Softwareanwendungen ebenso wie die IT-Security. Darüber hinaus sollte die Betriebs-IT den hinzugekommenen Beschäftigten mit den Verhaltensregeln für die Webnutzung ebenso wie mit dem unternehmensweiten Datenschutzkonzept vertraut machen. Ansonsten sollten in den ersten Tagen und Wochen Security-Awareness-Fortbildungen für die Aspekte IT-Security und Informationsschutz terminlich festgelegt und vollzogen werden, um die neuen Arbeitnehmer von Beginn an für sicherheitsbedeutsame Themen sensibilisieren und stärken zu können.

Identifikation mit dem Unternehmen beginnt gleich beim Onboarding!

Besonders in den ersten hundert Tagen ist die Gefahr hoch, dass hinzugewonnene Fachkräfte wieder kündigen. Häufig werden hierfür gemäß der neuesten softgarden-Erhebung „Probezeit für Arbeitgeber“ ein schlechtes Arbeitsklima, zu hohe Erwartungen an die Firmenkultur und die Enttäuschung über den herrschenden Führungsstil als Grund genannt.

Daher ist es ein Muss, dass neu gewonnene Beschäftigte insbesondere in der Startzeit mittels eines gut geplanten und methodisch aufgebauten Onboarding-Prozederes aufgenommen und in den Geschäftsbetrieb eingegliedert werden.

Möchten auch Sie verstehen, wie Sie ein wirksames und effizientes IT-seitiges Onboarding einführen können, welches es sämtlichen Mitarbeitern erlaubt, auf leichte wie informative Art zu starten? Dann stehen wir Ihnen gerne jederzeit mit unserer Expertise zur Verfügung! Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!