Dokumentenmanagementsysteme Vergleich: Finde die beste Lösung für dein Unternehmen

Papierberge im Büro, ewiges Suchen und unsichere Ablagen – das muss nicht sein. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwandelt dieses Chaos in klare Strukturen, beschleunigt die Zusammenarbeit und hilft dir dabei, rechtliche Vorgaben wie die DSGVO sicher einzuhalten. Stell dir vor, dein Team greift von überall auf wichtige Unterlagen zu und Freigabeprozesse laufen per Klick statt per Umlaufmappe.

Warum ein DMS heute unverzichtbar ist

Ein Dokumentenmanagementsystem ist heute weit mehr als nur ein digitales Archiv. Es ist dein zentrales Werkzeug, um den Arbeitsalltag spürbar entspannter und effizienter zu gestalten. Schluss mit dem ewigen Suchen nach der richtigen Version eines Vertrags oder der neuesten Rechnung.

Mit einem DMS hat dein Team alle wichtigen Informationen an einem zentralen, sicheren Ort griffbereit – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das spart nicht nur Nerven, sondern vor allem wertvolle Zeit, die du besser in dein Kerngeschäft investieren kannst.

Mehr als nur ablegen

Die wahre Stärke eines DMS liegt darin, deine Abläufe zu automatisieren. Rechnungen werden automatisch erkannt und zur Freigabe an die richtige Person weitergeleitet. Projekte und Kundenakten sind immer vollständig und auf dem neuesten Stand. Das minimiert Fehler und sorgt für klare, nachvollziehbare Abläufe.

Ein DMS ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Entscheidung. Es geht darum, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, die Sicherheit zu erhöhen und dein Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

Ein wachsender Markt aus gutem Grund

Die Vorteile haben sich herumgesprochen. Der europäische Markt für Dokumentenmanagement wächst stetig und wird bis 2028 auf fast eine Milliarde US-Dollar geschätzt. Dieser Trend zeigt, wie wichtig effiziente, digitale Prozesse für moderne Unternehmen geworden sind, gerade im Hinblick auf Cloud-Lösungen und gesetzliche Vorgaben. Erfahre mehr über die Marktentwicklung bei Research Nester.

Die Digitalisierung deiner Dokumente ist damit ein entscheidender Schritt, um dein Unternehmen sicherer und wettbewerbsfähiger zu machen. Du willst das Dokumentenchaos endlich beenden? In unserem Beitrag findest du weitere Tipps, wie du mit dem Dokumentenchaos aufräumst.

Welche Arten von DMS-Lösungen es gibt

Der Markt für Dokumentenmanagementsysteme kann auf den ersten Blick ganz schön unübersichtlich wirken. Aber keine Sorge: Im Grunde lassen sich die meisten Lösungen in drei Hauptkategorien einteilen. Wenn du diese kennst, findest du schnell die richtige Richtung für dein Unternehmen.

Die großen Alleskönner

Hier sprechen wir von Lösungen wie Microsoft SharePoint, die oft schon Teil eines größeren Software-Pakets sind. Arbeitet dein Team bereits intensiv mit Microsoft 365, liegt die Entscheidung für ein solches System auf der Hand.

Der größte Vorteil ist die nahtlose Verbindung. Dokumente aus Word oder E-Mails aus Outlook landen mit einem Klick im richtigen Ordner. Das spart enorm Zeit und vermeidet umständliches Hin- und Herschieben von Dateien.

Diese Systeme sind oft extrem mächtig, bringen aber auch eine gewisse Komplexität mit sich. Sie sind ideal für Unternehmen, die eine zentrale Plattform für Dokumentenablage, Zusammenarbeit und interne Prozesse suchen und ohnehin schon tief im jeweiligen System zu Hause sind.

Spezialisierte Branchenlösungen

Stell dir eine Software vor, die exakt auf die Abläufe in deiner Anwaltskanzlei, deinem Handwerksbetrieb oder deiner Arztpraxis zugeschnitten ist. Genau das ist die Stärke von Branchenlösungen.

Solche Systeme bringen oft schon fertige Ordnerstrukturen und Arbeitsabläufe mit, die sich in der Praxis bewährt haben. Eine Kanzleisoftware weiß zum Beispiel von Haus aus, wie eine Mandantenakte aufgebaut sein muss.

• Der Vorteil: Du musst das Rad nicht neu erfinden und profitierst direkt von der Erfahrung des Anbieters in deiner Branche.
• Der Nachteil: Du bist oft weniger flexibel, falls deine internen Prozesse vom Branchenstandard abweichen.

Moderne Cloud-Anbieter

Die dritte Kategorie sind reine Cloud-Lösungen, die auf maximale Flexibilität und einfache Bedienung getrimmt sind. Diese Anbieter stellen die Software als Service zur Verfügung, meist in einem unkomplizierten monatlichen Abo-Modell pro Nutzer.

Der entscheidende Vorteil hier ist der geringe Startaufwand. Du brauchst keine eigenen Server und musst dich nicht um Wartung oder Updates kümmern – das übernimmt der Anbieter für dich.

Diese Systeme sind perfekt für wachsende Unternehmen, die schnell loslegen und flexibel bleiben wollen. Sie bieten oft eine moderne Oberfläche und lassen sich leicht an neue Anforderungen anpassen. Da die meisten dieser Lösungen für den mobilen Zugriff konzipiert sind, eignen sie sich hervorragend für Teams mit Homeoffice-Anteil.

Die folgende Tabelle gibt dir einen schnellen Überblick, damit du die verschiedenen Ansätze besser einordnen kannst.

Überblick der DMS-Typen und ihre Eignung

Diese Tabelle fasst die gängigsten Arten von Dokumentenmanagementsystemen zusammen und zeigt, für welche Unternehmensgröße und welchen Anwendungsfall sie typischerweise am besten geeignet sind.

DMS-Typ	Ideal für	Hauptvorteil	Beispielhafte Anbieter
Große Alleskönner	Unternehmen im Microsoft/Google-Ökosystem	Nahtlose Integration in bestehende Tools	Microsoft SharePoint, Google Workspace
Branchenlösungen	Kanzleien, Praxen, Handwerk, Baugewerbe	Vorkonfigurierte, branchenspezifische Prozesse	DATEV, prohandel, Nemetschek
Moderne Cloud-Anbieter	Start-ups und flexible KMUs	Geringe Einstiegskosten und hohe Skalierbarkeit	M-Files, DocuWare Cloud, d.velop

Wie du siehst, gibt es für fast jedes Szenario eine passende Lösung. Die Kunst besteht darin, deine eigenen Anforderungen genau zu kennen, bevor du dich für einen Anbieter entscheidest.

Worauf es beim DMS-Vergleich wirklich ankommt

Lange Feature-Listen sehen auf dem Papier oft beeindruckend aus. Doch im hektischen Unternehmensalltag entscheidet meist nur eine Handvoll Kriterien darüber, ob ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine echte Hilfe oder nur ein weiterer Zeitfresser ist. Anstatt dich also von Marketingversprechen blenden zu lassen, solltest du bei einem DMS-Vergleich auf die Punkte achten, die wirklich zählen.

1. Ist die Bedienung wirklich einfach?

Die beste Software nützt nichts, wenn dein Team sie nicht nutzt. Die wichtigste Frage lautet daher: Wie schnell finden sich deine Mitarbeitenden im System zurecht? Eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche ist hier Gold wert.

Wenn die Einarbeitung tagelange Schulungen erfordert, nur um eine einfache Rechnung abzulegen, ist das ein klares Warnsignal. Ein gutes DMS fühlt sich an wie eine gut sortierte Werkzeugkiste – alles hat seinen Platz und ist mit wenigen Klicks erreichbar.

2. Passt das DMS zu deiner Software?

Dein Unternehmen arbeitet bereits mit bestimmten Programmen, sei es die Buchhaltungssoftware, das Kundenmanagement-System (CRM) oder branchenspezifische Anwendungen. Ein DMS muss sich nahtlos in diese bestehende IT-Landschaft einfügen.

Stell dir vor, du könntest Rechnungen direkt aus deinem Buchhaltungsprogramm im DMS archivieren oder Verträge aus dem CRM mit einem Klick der richtigen Kundenakte zuordnen. Genau diese Anbindungsmöglichkeit spart täglich wertvolle Zeit und vermeidet doppelte Arbeit.

Ein DMS sollte kein isoliertes Datensilo sein, sondern die zentrale Drehscheibe für all deine Dokumente. Prüfe daher genau, ob der Anbieter Schnittstellen zu den Programmen anbietet, die für dein Geschäft entscheidend sind.

3. Sind deine Daten sicher und rechtskonform?

Beim Thema Sicherheit gibt es keine Kompromisse. Wo werden deine sensiblen Unternehmensdaten gespeichert? Liegen sie in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland oder irgendwo im Ausland? Ein seriöser Anbieter gibt hierzu transparent Auskunft.

Genauso wichtig ist die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie der DSGVO und der GoBD. Ein gutes DMS hilft dir dabei, Aufbewahrungsfristen automatisch zu verwalten und stellt sicher, dass alle Änderungen an Dokumenten lückenlos protokolliert werden. So bist du bei einer Betriebsprüfung immer auf der sicheren Seite.

4. Wächst das System mit dir mit?

Dein Unternehmen entwickelt sich weiter – dein DMS sollte das auch tun. Achte deshalb unbedingt darauf, ob die Lösung skalierbar ist. Was passiert, wenn du neue Mitarbeitende einstellst oder zusätzliche Funktionen wie eine digitale Rechnungsverarbeitung benötigst?

Ein flexibles System wächst mit deinen Anforderungen. Bei Cloud-Lösungen ist das oft unkompliziert möglich, da du einfach Lizenzen hinzubuchen kannst. Bei fest installierten Systemen (On-Premise) kann das schnell aufwendiger und teurer werden.

Die folgende Grafik hilft dir bei der grundsätzlichen Entscheidung, welches Modell für dich infrage kommt.

Dieser Entscheidungsbaum zeigt, wie du basierend auf Budget und vorhandenem IT-Support das passende Lizenzmodell finden kannst. Es wird schnell klar: Cloud-Lösungen sind bei begrenztem Budget ideal, während On-Premise-Systeme internes IT-Know-how erfordern.

Cloud oder On-Premise: Die strategische Entscheidung

Eine der ersten und wichtigsten Weichen, die du bei der DMS-Auswahl stellen musst, ist die Frage nach dem „Wo“. Sollen deine Daten auf den eigenen Servern im Unternehmen liegen (On-Premise) oder setzt du auf eine flexible Lösung in der Cloud? Beide Wege haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile, die es sorgfältig abzuwägen gilt.

Das ist keine rein technische Frage. Es ist eine strategische Entscheidung, die direkte Auswirkungen auf deine Kosten, deine Flexibilität und die Kontrolle über deine eigene IT hat.

Was bedeutet das in der Praxis?

Stell dir eine On-Premise-Lösung wie den Kauf eines Eigenheims vor. Du hast die absolute Kontrolle über alles – von der Einrichtung bis zur Alarmanlage. Gleichzeitig trägst du aber auch die volle Verantwortung für Instandhaltung, Reparaturen und alle damit verbundenen Kosten.

Die Cloud ist im Vergleich dazu eher wie eine moderne Mietwohnung. Du zahlst eine feste monatliche Gebühr und der Vermieter kümmert sich um die Infrastruktur, die Sicherheit und die Wartung. Das macht dich flexibler und du kannst bei Bedarf schnell „umziehen“, hast aber weniger Einfluss auf die grundlegende Bausubstanz.

Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise ist keine Frage von „besser“ oder „schlechter“. Es geht einzig und allein darum, welches Modell am besten zu deiner Unternehmensstrategie, deinem Budget und deinen internen Ressourcen passt.

Kosten im direkten Vergleich

Bei einer On-Premise-Lösung steht am Anfang eine hohe Einmalinvestition. Du kaufst nicht nur die Softwarelizenzen, sondern auch die notwendige Server-Hardware. Dazu kommen laufende Kosten für Strom, Kühlung, Wartung und natürlich das IT-Personal, das sich um den reibungslosen Betrieb kümmert.

Cloud-Systeme funktionieren anders. Hier zahlst du planbare monatliche Gebühren pro Nutzer. Hohe Anfangsinvestitionen fallen weg, was sie besonders für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv macht. Du zahlst nur für das, was du tatsächlich nutzt, und kannst bei Bedarf jederzeit flexibel aufstocken. Mehr Details zu diesem Thema findest du übrigens in unserem Beitrag über Cloud-Lösungen für Unternehmen.

Die folgende Grafik zeigt den Unterschied zwischen lokaler Speicherung und dem Cloud-Ansatz sehr anschaulich.

Logisch gehören die Daten weiterhin dir und sind jederzeit verfügbar. Physisch liegen sie jedoch in den hochsicheren Rechenzentren des Anbieters, der sich um die gesamte Infrastruktur kümmert.

Ein Blick auf die Sicherheit

Die volle Kontrolle über den eigenen Serverraum klingt auf den ersten Blick nach maximaler Sicherheit. Doch diese Kontrolle bringt auch eine große Verantwortung mit sich. Du musst selbst dafür sorgen, dass alle Schutzmaßnahmen – von der Firewall über Virenscanner bis hin zur physischen Zutrittskontrolle – immer auf dem neuesten Stand sind. Das ist ein Fulltime-Job.

Professionelle Cloud-Anbieter investieren dagegen massiv in die Sicherheit ihrer Infrastruktur. Sie betreiben ihre Rechenzentren auf einem Sicherheitsniveau, das für die meisten mittelständischen Unternehmen wirtschaftlich kaum darstellbar wäre. Dazu gehören redundante Systeme zur Ausfallsicherheit, professionelle Backup-Strategien und international anerkannte Sicherheitszertifizierungen. Der Trend ist eindeutig, denn diese Vorteile überzeugen immer mehr Betriebe. Eine aktuelle Umfrage von Mordor Intelligence zeigt, dass bereits über 60 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland ein DMS nutzen und der Wechsel in die Cloud immer populärer wird.

Wie du das perfekte DMS für dein Unternehmen findest

Die beste Software ist nutzlos, wenn sie nicht zu deinen täglichen Abläufen passt. Ein erfolgreicher Dokumentenmanagementsysteme-Vergleich endet deshalb nicht mit der technisch besten Lösung, sondern mit der, die deinen Arbeitsalltag spürbar einfacher macht. Mit einem strukturierten Vorgehen findest du genau dieses System.

Schritt 1: Die ehrliche Bedarfsanalyse

Bevor du dich in Demo-Termine stürzt, nimm dir einen Moment Zeit für eine ehrliche Bestandsaufnahme. Schnapp dir einen Zettel oder öffne ein leeres Dokument und beantworte diese Fragen so konkret wie möglich:

• Welche Probleme soll das DMS lösen? Geht es um das Chaos in der Rechnungsablage, die umständliche Zusammenarbeit an Verträgen oder darum, endlich rechtssicher zu archivieren?
• Welche Abteilungen müssen damit arbeiten? Denk an die Buchhaltung, den Vertrieb, die Personalabteilung oder die Projektleitung. Jede Abteilung hat andere Anforderungen.
• Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Ein klassisches Beispiel ist der Rechnungseingang: Scannen, prüfen, freigeben, buchen. Schreib die wichtigsten Abläufe auf.

Aus diesen Antworten entsteht deine ganz persönliche Anforderungsliste. Sie ist dein wichtigster Kompass bei der Suche.

Schritt 2: Die engere Auswahl und die richtigen Fragen

Mit deiner Liste kannst du nun gezielt nach Anbietern suchen, deren Systeme zu deinen Kernanforderungen passen. Erstelle eine kurze Liste von zwei bis drei Favoriten und vereinbare Demo-Termine. In diesen Gesprächen geht es nicht darum, sich Features vorführen zu lassen – es geht darum, kritische Fragen zu stellen.

Ein guter Anbieter wird nicht nur seine Software präsentieren, sondern aktiv nach deinen Prozessen fragen. Er will verstehen, wie dein Unternehmen tickt, um dir zu zeigen, wie sein System dir konkret helfen kann.

Nutze deine Anforderungsliste als Checkliste und sei hartnäckig. Frage gezielt nach, wie dein spezifischer Prozess – zum Beispiel die Rechnungsfreigabe – in der Software abgebildet wird.

Schritt 3: Der Praxistest entscheidet

Ein Demo-Termin ist gut, ein eigener Testzugang ist besser. Viele Anbieter ermöglichen es, ihre Software für einen begrenzten Zeitraum kostenlos zu testen. Nutze diese Chance unbedingt!

Lade ein paar typische Dokumente hoch, die in deinem Alltag anfallen, und spiele einen deiner Kernprozesse von Anfang bis Ende durch. Binde auch ein oder zwei Kollegen aus den betreffenden Abteilungen mit ein. Nur so bekommst du ein echtes Gefühl dafür, ob die Bedienung intuitiv ist und die Software im Alltag überzeugt.

Am Ende dieses Prozesses triffst du eine fundierte Entscheidung. Du kaufst nicht irgendein DMS, sondern das System, das dein Team entlastet und dein Unternehmen voranbringt. Denk daran, dass die Datensicherheit bei all dem an erster Stelle steht; dazu gehört auch ein solides Backup-Konzept. In unserem Leitfaden erfährst du mehr über die besten Cloud-Backup-Lösungen für dein Unternehmen. Melde dich gern, wenn du bei der Auswahl Unterstützung brauchst.

Die wichtigsten Fragen aus der Praxis

Wer sich mit dem Thema Dokumentenmanagement auseinandersetzt, stößt schnell auf wiederkehrende Fragen. Das ist ganz normal, denn die Wahl des richtigen Systems ist eine Entscheidung mit Tragweite. Hier gebe ich dir Antworten auf die häufigsten Fragen, die uns im Alltag begegnen, damit du eine sichere Entscheidung treffen kannst.

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem wirklich?

Das ist die Gretchenfrage – und sie lässt sich leider nicht mit einer einzigen Zahl beantworten. Die Kosten hängen komplett vom gewählten Modell ab.

• Cloud-Lösungen: Hier zahlst du meist eine monatliche Gebühr pro Nutzer, die oft schon bei 10 bis 20 Euro beginnt. Das macht den Einstieg finanziell planbar und hält das Risiko klein.
• On-Premise-Systeme: Hier kaufst du die Lizenzen einmalig, was eine deutlich höhere Anfangsinvestition bedeutet. Dazu kommen noch die Kosten für die passende Server-Hardware und die laufende Wartung.

Wichtig ist, dass du nicht nur auf den reinen Lizenzpreis schaust. Denk auch an mögliche Kosten für die Ersteinrichtung, die Schulung deiner Mitarbeiter und eventuelle Anpassungen. Nur so erlebst du am Ende keine bösen Überraschungen.

Wie lange dauert die Einführung eines DMS?

Auch hier gibt es keine Pauschalantwort. Ein schlankes Cloud-System kann oft schon innerhalb weniger Tage startklar sein, da du keine eigene Infrastruktur aufbauen musst. Du legst die Benutzer an, definierst eine grundlegende Ordnerstruktur und kannst im Grunde direkt loslegen.

Bei größeren Projekten, in denen zum Beispiel Daten aus Altsystemen migriert oder komplexe Arbeitsabläufe abgebildet werden sollen, kann die Einführung auch mal mehrere Wochen dauern. Eine gute Planung ist hier das A und O, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Mein Tipp aus der Praxis: Fangt klein an. Startet mit einem klar umrissenen Prozess, zum Beispiel der digitalen Rechnungsablage. Sobald das rund läuft, könnt ihr das System Schritt für Schritt auf andere Bereiche ausweiten.

Muss ich wirklich alle alten Aktenordner sofort einscannen?

Nein, auf keinen Fall. Und das wäre in den meisten Fällen auch gar nicht sinnvoll. Ein Umstieg auf ein DMS ist kein Sprint, sondern ein Marathon.

Ein bewährter Ansatz ist, ab einem bestimmten Stichtag – dem Tag der DMS-Einführung – konsequent digital zu arbeiten. Alle neuen Dokumente landen von da an direkt im System. Alte Dokumente aus den Papierarchiven digitalisierst du erst dann, wenn du sie tatsächlich brauchst. So verteilst du den Aufwand und konzentrierst dich auf das, was für dein Tagesgeschäft wirklich relevant ist.

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Du hast weitere Fragen oder möchtest herausfinden, welches DMS am besten zu deinem Unternehmen passt? Das Team von Hainke Computer unterstützt dich gern dabei, die richtige Lösung zu finden und erfolgreich einzuführen. Meld dich einfach bei uns – wir freuen uns auf das Gespräch.