So archivierst du digitale Rechnungen GoBD-konform: Dein Praxis-Leitfaden

Digitale Rechnungen zu archivieren, ist heute weit mehr als nur eine PDF in einem Ordner abzulegen. Es geht darum, sie unveränderbar, auffindbar und finanzamtssicher für volle 10 Jahre aufzubewahren – und genau das ist seit 2025 für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht.

Warum das Chaos im Rechnungseingang jetzt ein Ende haben muss

Vielleicht fragst du dich, warum das Thema „digitale Rechnungen archivieren“ plötzlich so eine große Rolle spielt. Die Antwort ist einfach: Der Gesetzgeber macht ernst. Die Zeiten, in denen Rechnungs-PDFs irgendwie per Mail kamen und dann im Posteingang oder auf einem Netzlaufwerk landeten, sind endgültig vorbei.

Für jedes Unternehmen – vom Handwerksbetrieb in Emden über die Arztpraxis in Leer bis zum mittelständischen Produzenten entlang der A31 – ist eine saubere, digitale Archivierung längst keine Option mehr. Sie ist eine rechtliche Notwendigkeit.

Was die GoBD für dich in der Praxis bedeuten

Der sperrige Begriff, der über allem schwebt, lautet GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das klingt kompliziert, meint im Kern aber nur ein paar klare Regeln für deine digitalen Belege:

• Unveränderbarkeit: Eine Rechnung darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können. Eine einfache PDF auf der Festplatte erfüllt diese Anforderung nicht.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt, vom Eingang der Mail bis zur Ablage im Archiv, muss lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein.
• Auffindbarkeit: Du musst jede einzelne Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren schnell und gezielt wiederfinden können.
• Verfügbarkeit: Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer jederzeit auf die digitalen Originalbelege zugreifen können.

Stell dir ein Steuerbüro in Papenburg vor. Ein Mandant wird geprüft und hat seine Eingangsrechnungen der letzten Jahre nur als PDFs in diversen E-Mail-Postfächern verstreut. Der Prüfer kann nicht sicherstellen, ob die Rechnungen echt, vollständig und unverändert sind. Das Ergebnis? Das Finanzamt könnte den Vorsteuerabzug für diese Rechnungen streichen. Und das kann schnell richtig teuer werden.

Die neue Pflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen, elektronische Rechnungen (sogenannte E-Rechnungen) nicht nur zu empfangen, sondern auch revisionssicher zu archivieren. Diese Regelung setzt eine EU-Richtlinie um und soll die Buchhaltung endlich ins digitale Zeitalter heben.

Dabei geht es nicht nur um die sichtbare PDF, sondern auch um die maschinenlesbare Datei im Hintergrund (meist eine XML-Datei), die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält. Beide Teile müssen GoBD-konform für 10 Jahre unverändert und sicher gespeichert werden. Wenn du mehr über die genauen Hintergründe wissen möchtest, erfährst du hier alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht ab 2025.

Diese neuen Vorgaben machen klar: Ein durchdachtes System zur Archivierung ist heute für die Sicherheit deines Betriebs unverzichtbar. Es schützt dich vor teuren Nachzahlungen und sorgt dafür, dass du bei der nächsten Prüfung ganz entspannt bleiben kannst.

Die Wahl der richtigen Speicherlösung: Cloud oder eigener Server?

Du weißt jetzt, dass ein sauberes digitales Archiv gesetzliche Pflicht ist. Aber wohin mit all den wichtigen Rechnungen? Das ist die Gretchenfrage, vor der viele Unternehmer stehen: Speichere ich meine Daten in der Cloud oder doch lieber auf einem eigenen Server direkt bei mir im Betrieb?

Beide Wege haben absolut ihre Berechtigung. Die beste Lösung hängt ganz von deinem Unternehmen, deinen täglichen Arbeitsabläufen und natürlich deinen Sicherheitsanforderungen ab. Schauen wir uns die beiden Optionen mal ganz praktisch an.

Der eigene Server – die Festung im Keller

Ein eigener Server, der physisch bei dir im Unternehmen steht – sei es im Serverraum in Leer oder im Bürokeller in Emden – vermittelt ein Gefühl maximaler Kontrolle. Du bist der Herr über die Hardware, die Software und vor allem über deine Daten.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Volle Kontrolle: Du allein bestimmst, wer wann und wie auf die Daten zugreifen darf. Alles liegt in deiner Hand.
• Unabhängigkeit vom Internet: Solange der Zugriff nur intern im Firmennetzwerk erfolgt, ist die Geschwindigkeit deiner Internetleitung zweitrangig. Gerade in ländlicheren Gebieten im Emsland oder in Teilen Ostfrieslands, wo die Verbindung auch mal schwanken kann, ist das ein nicht zu unterschätzender Punkt.

Doch diese Kontrolle bringt auch eine ganze Menge Verantwortung mit sich. Du bist selbst für die Anschaffung, die Wartung, die Kühlung, die Stromversorgung und insbesondere für die Sicherheit zuständig. Updates müssen eingespielt, Firewalls konfiguriert und Backups regelmäßig erstellt und geprüft werden.

Ein eigener Server ist wie ein Eigenheim: Du kannst alles nach deinen Wünschen gestalten, musst dich aber auch um jede Reparatur und die Instandhaltung kümmern. Das kostet Zeit, Geld und erfordert tiefgehendes technisches Wissen.

Die Cloud – Flexibilität ohne Hardware-Sorgen

Eine Cloud-Lösung bedeutet, dass deine Daten nicht auf einem Gerät bei dir vor Ort liegen, sondern in hochsicheren Rechenzentren von spezialisierten Anbietern wie Microsoft gespeichert werden. Du mietest quasi Speicherplatz und Rechenleistung.

Dieser Ansatz bietet eine enorme Flexibilität. Stell dir vor, du hast einen Standort in Rhauderfehn und einen weiteren in Meppen. Mit einer Cloud-Lösung können deine Mitarbeiter von überall aus sicher auf das Rechnungsarchiv zugreifen – ganz egal, ob vom Büro, aus dem Homeoffice oder von unterwegs.

Was spricht für die Cloud?

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Du zahlst nur für den Speicher, den du wirklich benötigst. Wächst dein Unternehmen, wächst der Speicherplatz einfach mit.
• Geringerer Wartungsaufwand: Um Hardware, Updates oder die physische Sicherheit musst du dir keine Gedanken machen. Das übernehmen die Profis im Rechenzentrum.
• Hohe Verfügbarkeit: Professionelle Rechenzentren sind mehrfach gegen Ausfälle (Strom, Internet, Hardware) abgesichert. Deine Daten sind dort in der Regel deutlich sicherer und besser verfügbar als auf einem einzelnen Server im eigenen Haus.

Natürlich bist du hier von einer stabilen Internetverbindung abhängig. Ist das Netz weg, kommst du auch nicht an deine Daten. Allerdings sind die Anforderungen für den reinen Zugriff auf Dokumente meist geringer als für andere Anwendungen. In unserem Beitrag erklären wir genauer, wie eine Cloud funktioniert und räumen mit gängigen Mythen auf.

Die goldene Regel – egal, wofür du dich entscheidest

Eines ist bei beiden Lösungen absolut entscheidend: ein lückenloses Backup-Konzept. Ob deine Daten nun in der Cloud oder auf dem Server in Papenburg liegen – ohne eine durchdachte und regelmäßig getestete Sicherungsstrategie spielst du mit dem Feuer.

Hier gilt die bewährte 3-2-1-Regel:

1. Halte drei Kopien deiner Daten vor.
2. Speichere diese auf zwei unterschiedlichen Medien (z. B. Server und externe Festplatte).
3. Bewahre eine Kopie an einem anderen, sicheren Ort (extern) auf.

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen in unserer Region hat sich eine Cloud-Lösung, oft auf Basis von Microsoft 365, als der pragmatischere und sicherere Weg erwiesen. Sie bietet die nötige Flexibilität für modernes Arbeiten und nimmt dir eine große technische Last von den Schultern. So kannst du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Ein revisionssicheres Archiv in der Praxis aufbauen

Der Begriff „revisionssicher“ klingt erstmal nach Finanzamt, Anwälten und jeder Menge komplizierter Vorschriften. Keine Sorge. Im Grunde geht es darum, einen digitalen Schutzschild für deine Rechnungen und Belege zu errichten. Schauen wir uns ganz praktisch an, wie du ein System aufbaust, das nicht nur den strengen gesetzlichen Anforderungen genügt, sondern deinen Arbeitsalltag spürbar einfacher macht.

Das Ziel ist ein glasklarer Prozess, der bei jedem einzelnen Beleg greift – egal, ob er als Papierrechnung im Briefkasten, als Anhang in einer E‑Mail oder als „echte“ E‑Rechnung bei dir landet.

Vom Posteingang bis ins sichere Archiv: der richtige Weg

Alles beginnt mit der lückenlosen Erfassung. Hier musst du sicherstellen, dass nichts unter den Tisch fällt und jeder Beleg auf dem gleichen, sicheren Weg ins System gelangt.

• Papierrechnungen: Diese müssen gescannt werden. Wichtig ist hier das Stichwort „ersetzendes Scannen“. Das bedeutet, der Scan-Prozess muss so gut dokumentiert sein, dass das digitale Dokument das Papieroriginal rechtssicher ersetzen kann.
• PDF-Rechnungen per Mail: Diese dürfen nicht einfach nur in irgendeinem Ordner auf dem Server landen. Der korrekte Weg führt direkt aus dem Posteingang in ein Dokumenten-Management-System (DMS), wo sie unveränderbar und sicher gespeichert werden.
• E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung): Hier lauert eine typische Falle. Es reicht nicht, nur die sichtbare PDF-Datei zu speichern. Die eingebettete XML-Datei ist der entscheidende Teil – nur beide zusammen ergeben den vollständigen, GoBD-konformen Beleg.

Leider hinken hier noch viele Unternehmen hinterher. Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass Ende 2024 nur etwa 45 Prozent der deutschen Unternehmen überhaupt in der Lage waren, E-Rechnungen im korrekten Format zu empfangen. Das verdeutlicht den dringenden Handlungsbedarf, der für viele Betriebe besteht.

Warum dein Archiv unbedingt PDF/A sprechen sollte

Sobald eine Rechnung erfasst ist, kommt das richtige Dateiformat ins Spiel. Für die Langzeitarchivierung ist PDF/A der unangefochtene Goldstandard. Das „A“ steht für Archivierung und ist deine Garantie dafür, dass die Datei auch in 10 Jahren noch exakt genauso aussieht und lesbar ist wie heute.

Im Gegensatz zu einer normalen PDF-Datei bettet PDF/A alle Schriften, Bilder und Farbinformationen direkt in das Dokument ein. Das macht es völlig unabhängig von zukünftiger Software oder Betriebssystemen. Viele moderne DMS-Lösungen erledigen die Umwandlung eingehender Rechnungen in dieses sichere Format ganz automatisch.

Ein solches Dokumenten-Management-System ist das Herzstück einer jeden revisionssicheren Archivierung. Wenn du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, erklären wir hier, was ein DMS genau bedeutet und welche Vorteile es deinem Unternehmen bringt.

Die verschiedenen Rechnungsformate haben unterschiedliche Anforderungen, wenn es um die GoBD-konforme Archivierung geht. Die folgende Tabelle gibt dir einen schnellen Überblick.

Vergleich der Rechnungsformate und ihrer Archivierungsanforderungen

Ein Überblick, welche digitalen Rechnungsformate es gibt und was du bei der GoBD-konformen Archivierung jeweils beachten musst.

Rechnungsformat	Beschreibung	Was muss archiviert werden?	Typische Fehlerquelle
Papierrechnung (gescannt)	Klassische Papierrechnung, die digitalisiert wird.	Der vollständige, lesbare Scan inkl. aller Seiten und Anhänge sowie eine Verfahrensdokumentation für den Scan-Prozess.	Unvollständige Scans, schlechte Qualität, fehlende Dokumentation des Scan-Vorgangs.
PDF-Rechnung (E-Mail)	Eine unstrukturierte Rechnung, die als Bild im PDF-Format per E-Mail versendet wird.	Die originale PDF-Datei sowie die dazugehörige E-Mail als Nachweis des Eingangs.	Die E-Mail wird gelöscht, nur das PDF wird in einem Ordner gespeichert.
ZUGFeRD / XRechnung	Strukturierte E-Rechnung mit einem PDF als Ansicht und einem eingebetteten XML-Datensatz.	Die vollständige Originaldatei, also das PDF mitsamt dem eingebetteten XML-Teil. Beides ist untrennbar.	Nur das sichtbare PDF wird archiviert, der maschinenlesbare XML-Teil geht verloren.

Wie du siehst, ist es entscheidend, genau zu wissen, was man da eigentlich archiviert. Gerade bei modernen Formaten wie ZUGFeRD reicht das bloße Abspeichern der sichtbaren Datei nicht aus.

Die Kunst des Wiederfindens: Indexierung

Das beste Archiv ist nutzlos, wenn du eine bestimmte Rechnung von vor drei Jahren nicht auf Anhieb findest. Genau hier kommt die Indexierung ins Spiel. Damit ist nichts anderes gemeint, als jedes Dokument mit cleveren Schlagwörtern (Metadaten) zu versehen, nach denen du später blitzschnell suchen kannst.

Ein revisionssicheres Archiv muss nicht nur technische Anforderungen erfüllen, sondern auch strikte gesetzliche Vorgaben beachten. Hierzu gehören auch wichtige Informationen zum Datenschutz, die den Umgang mit sensiblen Daten regeln und für die GoBD-Konformität unerlässlich sind.

Als absolutes Minimum solltest du zu jeder Rechnung folgende Informationen erfassen:

• Kreditor (also der Lieferant)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag

Moderne Systeme nehmen dir hier viel Arbeit ab. Per Texterkennung (OCR) lesen sie diese Daten oft automatisch aus. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern sorgt auch für eine einheitliche und fehlerfreie Verschlagwortung.

Die Grafik macht deutlich: Die Entscheidung zwischen einer Cloud-Lösung und einem eigenen Server ist immer eine Abwägung zwischen Kontrolle und Komfort, zwischen einmaligen Investitionskosten und laufenden Betriebskosten.

Wer darf was? Zugriffsrechte klar definieren

Logisch, in einem Unternehmen darf nicht jeder Mitarbeiter einfach so alle Rechnungen einsehen. Die Buchhaltung braucht den vollen Zugriff, der Abteilungsleiter vielleicht nur zur Freigabe und der Geschäftsführer zur finalen Kontrolle.

Ein digitales System ist hier Gold wert, denn es ermöglicht dir, diese Berechtigungen ganz fein zu steuern. Du kannst exakt festlegen, wer Dokumente nur ansehen, wer sie bearbeiten (z. B. eine Kostenstelle zuweisen) und wer sie freigeben darf.

Stell dir ein mittelständisches Unternehmen hier bei uns in Oldenburg vor. Früher wanderte eine rote Mappe mit Papierrechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch. Das dauerte ewig, und oft wusste niemand, wo genau die Mappe gerade steckte.

Heute sieht der Prozess so aus:

1. Eine Rechnung geht per E‑Mail ein und landet automatisch im DMS.
2. Das System erkennt den Lieferanten und leitet die Rechnung digital direkt an den zuständigen Abteilungsleiter weiter.
3. Der Abteilungsleiter bekommt eine Benachrichtigung, prüft die Rechnung am Bildschirm und gibt sie mit einem Klick frei.
4. Danach geht sie automatisch zur Buchhaltung für die Zahlung und die finale Archivierung.

Der gesamte Prozess dauert nur noch wenige Minuten statt Tage. Alles ist lückenlos protokolliert, und die Skontofristen werden ganz locker eingehalten. Dieser simple digitale Freigabeprozess hat den alten Papier-Umlauf komplett ersetzt und spart dem Unternehmen jeden Monat enorm viel Zeit und Nerven. So wird aus einer lästigen Pflichtaufgabe ein echter Effizienzgewinn.

Wie du deine Eingangsrechnungen clever automatisierst

Die digitale Archivierung von Rechnungen ist, wie wir gesehen haben, eine gesetzliche Pflicht. Aber sehen wir es mal anders: Sie ist vor allem eine riesige Chance, deine eigene Buchhaltung auf ein ganz neues Level zu heben. Stell dir nur mal vor, du könntest die Zeit, die heute für das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten draufgeht, einfach für Wichtigeres nutzen.

Genau das ist heute kein Wunschdenken mehr. Schluss mit dem mühsamen Übertragen von Rechnungsnummern, Beträgen und Fälligkeiten. Intelligente Werkzeuge nehmen dir diese Arbeit fast komplett ab und lassen deine Eingangsrechnungen quasi von allein durchs System laufen.

Die Magie der automatischen Texterkennung

Das Schlüsselwort hierfür lautet OCR (Optical Character Recognition), also optische Zeichenerkennung. Das klingt technisch, ist im Geschäftsalltag aber denkbar einfach: Eine Software „liest“ eine Rechnungs-PDF wie ein Mensch und zieht sich automatisch die wichtigsten Informationen heraus.

So läuft das in der Praxis ab:

• Ein Lieferant aus dem Emsland schickt dir seine Rechnung per E-Mail.
• Dein System fängt die Mail ab und identifiziert den Anhang als Rechnung.
• Die OCR-Software scannt das Dokument und liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Beträge selbstständig aus.
• Diese Daten landen direkt in den richtigen Feldern deiner Buchhaltungssoftware.

Das Ergebnis? Eine enorme Zeitersparnis. Und – fast noch wichtiger – eine deutliche Reduzierung von Tippfehlern. Eine falsche Ziffer in der Rechnungsnummer oder ein Komma an der falschen Stelle kann später stundenlange Fehlersuchen nach sich ziehen. Mit Automatisierung gehören solche Probleme der Vergangenheit an.

Vom Daten auslesen zum intelligenten Workflow

Das reine Auslesen der Daten ist aber erst der Anfang. Die wahre Stärke zeigt sich, wenn du das Ganze mit intelligenten Arbeitsabläufen verknüpfst, den sogenannten Workflows. Hier legst du fest, was mit einer Rechnung nach dem Auslesen passieren soll.

Stell dir ein Bauunternehmen aus Dörpen vor. Eine Rechnung für bestelltes Material trifft ein. Das System liest nicht nur die Rechnungsdaten aus, sondern gleicht die Positionen automatisch mit der ursprünglichen Bestellung ab. Stimmt alles überein, wird die Rechnung direkt zur Zahlung freigegeben. Gibt es eine Abweichung, landet sie mit einem Vermerk auf dem digitalen Schreibtisch des Projektleiters.

Ein solcher digitaler Freigabeprozess ist nicht nur schneller und transparenter als die alte Umlaufmappe aus Papier. Er ist auch lückenlos protokolliert. Du weißt jederzeit, wer eine Rechnung wann geprüft und freigegeben hat – perfekt für die Nachvollziehbarkeit, die das Finanzamt fordert.

Gerade im Microsoft 365-Universum, das viele Betriebe in der Region von Leer bis Meppen bereits nutzen, lassen sich solche Workflows hervorragend umsetzen. Mit Werkzeugen wie Power Automate können wir maßgeschneiderte Prozesse erstellen, die exakt auf die Abläufe in deinem Unternehmen zugeschnitten sind.

Einsparungen, die sich wirklich lohnen

Die Automatisierung deiner Eingangsrechnungen ist kein reiner Komfortgewinn. Es geht um handfeste finanzielle Vorteile. Schätzungen zeigen, dass Unternehmen durch den digitalisierten Empfang und die revisionssichere Archivierung im Rechnungswesen bis zu 70 Prozent der Kosten einsparen können. Das sind die Kosten, die sonst für manuelle Prüfungen und die alte Papierablage anfallen.

Denk nur an die Zeit, die für die Suche in staubigen Ordnern wegfällt, oder an das umständliche Kopieren für den Steuerberater. In einem digitalen Archiv sind alle Daten sofort und sicher abrufbar, wie du auch im Blog von Datatronic genauer nachlesen kannst.

So machst du aus einer gesetzlichen Pflichtübung einen echten Wettbewerbsvorteil. Du sparst Zeit, minimierst Fehler und schaffst Freiräume, damit sich dein Team auf das konzentrieren kann, was dein Unternehmen wirklich voranbringt.

Vom Papierarchiv zur digitalen Lösung: So klappt der Umstieg

Wer in Ostfriesland und im Emsland ein etabliertes Unternehmen führt, kennt dieses Bild nur zu gut: Meterlange Regale, vollgestopft mit Aktenordnern, die über die Jahre zu einer wahren Papierfestung herangewachsen sind. Das ist wertvolles Firmenwissen, keine Frage. Aber es frisst Platz, ist eine Katastrophe bei der Suche nach einem bestimmten Beleg und alles andere als flexibel. Was passiert also mit den ganzen alten Ordnern, wenn du auf ein digitales Rechnungsarchiv umstellst? Dürfen die einfach in den Container?

Die kurze Antwort lautet: Ja, aber nur, wenn du es richtig angehst. Das Zauberwort heißt hier ersetzendes Scannen.

Dieser Prozess sorgt dafür, dass deine digitalen Scans die Papieroriginale rechtlich vollständig ersetzen. Das ist zwar ein einmaliger Aufwand, aber glaub mir, er lohnt sich mehrfach. Du gewinnst Platz, Sicherheit und Effizienz.

Mehr als nur scannen: Der Prozess dahinter

Einfach den Papierstapel durch den Scanner zu jagen und die PDFs irgendwo abzulegen, reicht leider nicht aus. Damit das Finanzamt deine digitalisierten Altbelege bei der nächsten Betriebsprüfung ohne Murren anerkennt, musst du den gesamten Vorgang sauber dokumentieren.

Das Herzstück dieses Prozesses ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Betrachte sie als dein persönliches Drehbuch für den Umstieg von Papier zu Digital. Darin hältst du jeden einzelnen Schritt fest.

Ein gutes Beispiel ist die Digitalisierung des kompletten Papierarchivs einer Arztpraxis in Leer. In der Verfahrensdokumentation wird genau festgelegt, welcher Scanner zum Einsatz kommt, wer für die Vollständigkeitskontrolle verantwortlich ist und wie sichergestellt wird, dass die Scans inhaltlich und bildlich zu 100 % mit dem Original übereinstimmen.

Diese Dokumentation ist dein Schutzschild gegen spätere Zweifel des Finanzamts. Sie beweist lückenlos, dass bei der Migration nichts verloren ging oder manipuliert wurde.

Vom Ordner zur Datei – eine praktische Checkliste

Dieser Umstieg kann auf den ersten Blick wie ein riesiger Berg Arbeit wirken. Mit einer klaren Checkliste lässt er sich aber Schritt für Schritt bewältigen. So stellst du sicher, dass nichts Wichtiges unter den Tisch fällt und am Ende ein sauberes, revisionssicheres Archiv deiner Altbestände steht.

Deine Checkliste für eine erfolgreiche Migration:

• Bestandsaufnahme machen: Welche Dokumente musst du überhaupt aufbewahren? Konzentriere dich auf die Belege, die noch unter die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fallen. Alte Lieferscheine ohne Relevanz können oft direkt weg.
• Verfahrensdokumentation erstellen: Lege den kompletten Ablauf schriftlich fest. Wer scannt was, wann und wie? Welche Hard- und Software nutzt du? Wie wird die Qualität der Scans geprüft?
• Der Scan-Vorgang selbst: Scanne die Dokumente in einer hohen, gut lesbaren Qualität. Wichtig ist, dass Vorder- und Rückseiten erfasst werden und keine Eselsohren oder Heftklammern wichtige Informationen verdecken.
• Qualität sichern & indexieren: Jeder einzelne Scan muss auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Danach kommt die Verschlagwortung (Indexierung), damit du Dokumente später blitzschnell wiederfindest – zum Beispiel nach Lieferant, Datum oder Rechnungsnummer.
• Revisionssicher archivieren: Jetzt kommen die gescannten Dokumente in dein GoBD-konformes Archivsystem. Dort sind sie vor Veränderungen geschützt und für die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher gespeichert.
• Originale sicher vernichten: Erst wenn der gesamte Prozess abgeschlossen und dokumentiert ist, dürfen die Papieroriginale vernichtet werden. Das sollte unbedingt nach den Vorgaben der DSGVO geschehen, am besten durch einen zertifizierten Dienstleister.

Dieser Umstieg ist eine einmalige, aber absolut lohnende Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Du gewinnst nicht nur wertvollen Platz in deinem Büro in Papenburg oder Bad Zwischenahn zurück, sondern machst dein Firmenwissen für alle berechtigten Mitarbeiter blitzschnell und sicher zugänglich.

Die wichtigsten Fragen zur digitalen Rechnungsarchivierung aus der Praxis

Zum Abschluss möchte ich noch ein paar Fragen beantworten, die uns im Alltag als IT-Dienstleister hier in Ostfriesland und im Emsland immer wieder begegnen. Keine komplizierten Abhandlungen, sondern klare, kurze Antworten für deine tägliche Arbeit.

Muss ich wirklich jede E-Mail mit einer Rechnung archivieren?

Ja, ganz klar. Die E-Mail, in der eine Rechnung ankommt, ist Teil des Geschäftsbelegs. Sie beweist, wann und wie du die Rechnung erhalten hast. Einfach nur das PDF zu speichern und die Mail zu löschen, ist leider nicht GoBD-konform.

Moderne Systeme machen es dir leicht: Sie holen sich die Rechnung direkt aus dem Posteingang und archivieren die dazugehörige Mail automatisch mit. So bist du auf der sicheren Seite.

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer echten E-Rechnung?

Das ist ein entscheidender Punkt, der oft für Verwirrung sorgt. Eine normale PDF-Rechnung ist im Grunde nur ein digitales Bild eines Dokuments. Du kannst es ansehen, aber eine Software kann die wichtigen Daten wie Betrag oder Datum nicht automatisch und fehlerfrei auslesen.

Eine echte E-Rechnung, zum Beispiel im Format ZUGFeRD oder XRechnung, ist schlauer. Sie besteht aus zwei Teilen: der sichtbaren PDF-Ansicht für den Menschen und einem versteckten, strukturierten Datensatz (einer XML-Datei) für die Maschine. Erst diese Kombination macht sie maschinenlesbar und fit für eine automatisierte Buchhaltung. Wichtig: Beide Teile müssen gemeinsam archiviert werden.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Ja, das ist möglich – aber nur, wenn du es richtig machst. Der Fachbegriff dafür lautet „ersetzendes Scannen“. Voraussetzung ist eine saubere Verfahrensdokumentation, in der du den gesamten Prozess vom Posteingang bis zur digitalen Ablage lückenlos und nachvollziehbar beschreibst.

Nur wenn du beweisen kannst, dass deine digitalen Kopien dem Original in jeder Hinsicht entsprechen und sicher archiviert sind, darf das Papier am Ende vernichtet werden.

Reicht ein Ordner auf unserem Server für die Archivierung aus?

Ein klares Nein. Ein einfacher Ordner auf einem Netzlaufwerk erfüllt die wichtigste Anforderung der GoBD nicht: die Unveränderbarkeit. Eine dort abgelegte PDF-Datei kann jederzeit – auch aus Versehen – gelöscht, überschrieben oder unbemerkt verändert werden.

Ein revisionssicheres Archiv hingegen ist ein geschütztes System, das genau das verhindert. Jede Rechnung wird dort quasi „eingefroren“, mit einem Zeitstempel versehen und kann nicht mehr manipuliert werden.

In vielen Gesprächen, von Papenburg bis Bad Zwischenahn, hören wir den Satz: „Aber bei uns passt doch jeder auf!“ Unsere Erfahrung zeigt: Die meisten Fehler passieren nicht aus böser Absicht, sondern durch Unachtsamkeit im stressigen Arbeitsalltag. Ein echtes Archivsystem nimmt dir diese Sorge ab.

Wie lange müssen Rechnungen wirklich aufgehoben werden?

In Deutschland gilt für Rechnungen und andere steuerlich relevante Belege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese Frist beginnt aber erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Ein konkretes Beispiel: Eine Rechnung vom März 2024 musst du also bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahren. Dein digitales Archiv muss sicherstellen, dass die Dokumente über diesen gesamten Zeitraum lesbar und zugänglich bleiben.

Kann ich Microsoft 365 für die revisionssichere Archivierung nutzen?

Microsoft 365 ist eine hervorragende Basis, aber von Haus aus kein fertiges, GoBD-konformes Rechnungsarchiv. Mit den richtigen Werkzeugen und einer sauberen Konfiguration kann man es aber genau dazu ausbauen.

Durch die intelligente Kombination von SharePoint Online, speziellen Erweiterungen und klaren Automatisierungs-Workflows (etwa mit Power Automate) lässt sich ein System schaffen, das alle Anforderungen erfüllt. Das ist oft ein sehr guter und wirtschaftlicher Weg für Unternehmen, die ohnehin schon in der Microsoft-Welt zu Hause sind.

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Du siehst, das Thema digitale Rechnungsarchivierung ist komplex, aber mit der richtigen Strategie absolut beherrschbar. Wenn du Unterstützung brauchst, um dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen, melde dich einfach bei uns. Wir von Hainke Computer kennen die Herausforderungen der Betriebe hier in der Region und finden die Lösung, die wirklich zu dir passt.

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