Office 365 Beratung: Erfolgreich umsteigen – so geht’s

Eine gute Office 365 Beratung ist viel mehr als nur der Verkauf einer neuen Softwarelizenz. Sie sorgt dafür, dass du eine zukunftssichere IT-Strategie bekommst, die wirklich zu deinem Arbeitsalltag passt. Kurz gesagt: Sie hilft dir, Kosten zu sparen, die Sicherheit zu erhöhen und die Zusammenarbeit im Team spürbar zu verbessern.

Warum eine gute Office 365 Beratung jetzt entscheidend ist

Hand aufs Herz: Läuft bei dir im Büro noch eine ältere Office-Version? Viele Unternehmer im Emsland oder in Leer denken sich: „Funktioniert doch noch, warum also wechseln?“ Das ist ein verständlicher Gedanke, aber einer, der dein Unternehmen einem immer größeren Risiko aussetzt.

Das eigentliche Problem ist nämlich nicht die Funktionalität von heute, sondern die fehlende Sicherheit von morgen. Für viele ältere Office-Versionen läuft der offizielle Support von Microsoft bald aus. Das heißt ganz konkret: keine Sicherheitsupdates mehr. Null.

Das tickende Sicherheitsrisiko im Büro

Stell dir das mal bildlich vor: Eine Tür in deinem Firmengebäude in Papenburg hat ein altes Schloss, für das es keine neuen Schlüssel mehr gibt und das jeder Einbrecher kennt. Du würdest es sofort austauschen, oder? Genau das Gleiche passiert gerade mit deiner Software. Ohne Updates wird sie zu einem offenen Scheunentor für Cyberangriffe, Erpressungs-Trojaner und miesen Datenklau.

Dieses Szenario ist keine ferne Theorie, sondern eine reale Gefahr. Eine aktuelle Studie zeigt, dass 77 Prozent der kleinen Unternehmen (10 bis 49 Mitarbeiter) ab dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr für ihre Office-Pakete bekommen. Viele setzen noch Office 2016 oder 2019 ein und sind sich der drohenden Gefahr gar nicht bewusst. Gerade für Arztpraxen in Emden oder Steuerberater in Meppen, die mit hochsensiblen Daten hantieren, ist das eine tickende Zeitbombe. Mehr zu den Hintergründen dieser Studie liest du auf all-about-security.de.

Eine professionelle Office 365 Beratung ist keine Verkaufsveranstaltung. Es ist eine strategische Partnerschaft, die dafür sorgt, dass deine IT zu einem Werkzeug wird, das dir den Rücken freihält, anstatt Kopfzerbrechen zu bereiten.

Mehr als nur Word und Excel

Eine durchdachte Beratung geht weit über die reine Installation von Programmen hinaus. Es geht darum, das ganze Potenzial der Plattform für dich nutzbar zu machen, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

• Effiziente Zusammenarbeit: Stell dir vor, deine Teams an verschiedenen Standorten – vielleicht entlang der A31 – arbeiten so nahtlos zusammen, als säßen sie alle in einem Raum.
• Datenschutz nach Plan: Sensible Patienten- oder Mandantendaten werden von Anfang an sicher und DSGVO-konform in der Cloud gespeichert, ohne dass du dir darüber den Kopf zerbrechen musst.
• Kostenkontrolle: Eine ehrliche Analyse stellt sicher, dass du nur für die Lizenzen und Funktionen zahlst, die dein Team im Alltag auch wirklich braucht. Nicht mehr und nicht weniger.

Am Ende des Tages sorgt eine gute Beratung dafür, dass deine IT-Investition sich wirklich auszahlt – durch mehr Sicherheit, einfachere Prozesse und spürbar entspanntere Mitarbeiter.

Die Meilensteine einer erfolgreichen Microsoft 365 Einführung

Eine professionelle Microsoft 365 Beratung ist so viel mehr als nur der Verkauf von ein paar Software-Lizenzen. Es ist ein partnerschaftlicher Prozess, der sicherstellt, dass dein Unternehmen am Ende spürbar besser dasteht. Stell dir die Einführung von Microsoft 365 einfach wie den Bau eines soliden Hauses vor: Jede Phase hat ihre ganz eigene Aufgabe und baut sauber auf der vorherigen auf.

Zuerst legen wir gemeinsam das Fundament. Das klingt vielleicht selbstverständlich, ist aber der wichtigste Schritt und wird oft unterschätzt. Hier schauen wir uns ganz genau an, wie du und dein Team heute wirklich arbeiten – egal ob in einer Arztpraxis in Rhauderfehn oder einem Handwerksbetrieb in Dörpen.

Das Fundament: die Bedarfsanalyse

Wir analysieren deine täglichen Abläufe, die aktuell genutzte Software und vor allem, was du mit dem Wechsel erreichen willst. Geht es hauptsächlich um mehr Sicherheit? Um flexibleres Arbeiten von unterwegs? Oder darum, die Zusammenarbeit zwischen Standorten, zum Beispiel zwischen Leer und Papenburg, endlich zu vereinfachen?

Diese Analyse ist die Basis für alles, was folgt. Sie verhindert, dass du später für teure Funktionen bezahlst, die im Betriebsalltag niemand nutzt. Stattdessen sorgen wir dafür, dass die Lösung wie ein Maßanzug auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Der Bauplan: die richtige Lizenz und Strategie

Auf Basis der Analyse folgt die Lizenzberatung – quasi der Bauplan für dein neues, digitales Büro. Microsoft bietet eine breite Palette an Plänen, die sich in Funktionen und Kosten stark unterscheiden. Ein Steuerbüro im Emsland hat ganz andere Anforderungen an Datensicherheit und Archivierung als ein Kreativteam, das vor allem auf agiles Projektmanagement setzt.

Wir finden den Plan, der dein Budget schont und dir trotzdem alle Werkzeuge an die Hand gibt, die du wirklich brauchst. Parallel dazu entwickeln wir eine klare Strategie für den Umzug deiner Daten, die sogenannte Migration.

Ein guter Migrationsplan sorgt dafür, dass dein Tagesgeschäft so reibungslos wie möglich weiterläuft. Das Ziel ist es, den Wechsel so zu gestalten, dass du und dein Team kaum etwas davon mitbekommen – fast so, als würdest du über Nacht umziehen und am nächsten Morgen im neuen Büro einfach weiterarbeiten.

Der Umzug und die Sicherheitsmauern

Die eigentliche Migration ist dann der technische Umzug deiner Daten, E-Mails und Kalender in die Microsoft 365-Cloud. Dieser Schritt wird minutiös geplant und oft außerhalb der Kernarbeitszeiten durchgeführt, damit dein Betrieb nicht gestört wird.

Sobald alles an seinem neuen Platz ist, ziehen wir die Sicherheitsmauern hoch. Das ist ein zentraler Bestandteil jeder professionellen Einführung:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Wir richten eine zusätzliche Sicherheitsebene ein. So stellen wir sicher, dass nur berechtigte Personen auf deine Konten zugreifen können.
• Geräteverwaltung: Wir sorgen dafür, dass auch mobile Geräte wie Firmenhandys und Laptops zuverlässig abgesichert sind.
• Datenschutz-Einstellungen: Alle Konfigurationen werden so vorgenommen, dass sie den strengen Anforderungen der DSGVO genügen.

Wenn die Technik steht, geht es um die Menschen. Denn die besten Werkzeuge nützen nichts, wenn niemand weiß, wie man sie richtig einsetzt.

Einzug und Schulung des Teams

In der letzten Phase konzentrieren wir uns voll und ganz auf dein Team. Mit praxisnahen Schulungen stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten nicht nur kennen, sondern auch sicher und effizient anwenden. Wir zeigen, wie Tools wie Teams und SharePoint die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit wirklich vereinfachen.

Ein solides Backup-Konzept ist dabei deine Versicherung gegen unvorhergesehene Ereignisse und rundet die Einführung ab. So sind deine wertvollen Unternehmensdaten jederzeit geschützt. Sobald alles läuft, ist ein gutes Management von Office 365 entscheidend, um langfristig sicher und produktiv zu bleiben. Mehr darüber erfährst du in unserem Beitrag über das effektive Management von Office 365.

Dein Umstieg zu Microsoft 365 – Schritt für Schritt erklärt

Ein Umstieg auf Microsoft 365 klingt erstmal nach einem riesigen Projekt? Keine Sorge. Mit einer klaren Roadmap, also einer Art Fahrplan, wird der gesamte Prozess überschaubar und vor allem planbar. Stell es dir wie eine gut geplante Route von Leer nach Papenburg vor – du weißt genau, welche Abfahrten du nehmen musst und wann du ankommst.

Um den Überblick zu behalten, gliedern wir den Ablauf in vier klare Phasen. So weißt du immer genau, wo wir stehen und was als Nächstes ansteht.

Phase 1: Die Vorbereitung als Fundament

Alles beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Das ist die wichtigste Phase, denn hier legen wir den Grundstein für den Erfolg. Zuerst analysieren wir deine aktuelle IT-Landschaft: Welche Systeme nutzt ihr? Wo liegen eure Daten? Gibt es spezielle Anforderungen, zum Beispiel in deiner Arztpraxis in Emden?

Anschließend klären wir gemeinsam deine Ziele. Was möchtest du mit dem Umstieg erreichen? Bessere Zusammenarbeit, höhere Sicherheit oder einfach nur flexibleres Arbeiten von unterwegs? Aus diesen Informationen erstellen wir einen detaillierten Projektplan, der wie ein Drehbuch für die kommenden Schritte funktioniert.

Phase 2: Die Pilotphase als Probefahrt

Bevor wir dein gesamtes Unternehmen umstellen, starten wir mit einer kleinen, ausgewählten Nutzergruppe in eine Pilotphase. Das ist im Grunde eine Probefahrt unter realen Bedingungen. Ein paar Mitarbeiter aus einer Abteilung, zum Beispiel aus deinem Steuerbüro in Meppen, arbeiten bereits mit der neuen Lösung.

Dieser Schritt ist extrem wertvoll. Hier können wir alles in der Praxis testen, eventuelle Kinderkrankheiten beheben und wertvolles Feedback sammeln. So stellen wir sicher, dass beim großen Rollout alles glattläuft und die Akzeptanz im Team von Anfang an hoch ist.

Phase 3: Der eigentliche Rollout

Jetzt wird es ernst: der eigentliche Rollout. In dieser Phase migrieren wir alle Mitarbeiter, meist Abteilung für Abteilung, in die neue Microsoft 365-Umgebung. Das bedeutet, wir ziehen alle E-Mails, Kalender, Kontakte und Dateien sicher um.

Dieser Prozess wird so geplant, dass dein Tagesgeschäft so wenig wie möglich gestört wird. Oft arbeiten wir dafür am Wochenende oder nach Feierabend. Wir sorgen für eine reibungslose technische Übergabe und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter gut an Bord kommt und sich im neuen System zurechtfindet.

Beispiel Roadmap für die Microsoft 365 Migration

Um den Ablauf greifbarer zu machen, hier ein typischer Zeitplan für ein KMU mit ca. 25 Mitarbeitern:

Phase	Aufgaben	Typischer Zeitaufwand
Phase 1: Analyse & Planung	Analyse der IT-Infrastruktur, Zieldefinition, Lizenzberatung, Projektplanerstellung.	ca. 1–2 Wochen
Phase 2: Pilotphase	Einrichtung der M365-Umgebung, Migration einer kleinen Testgruppe, Feedback einholen.	ca. 2–3 Wochen
Phase 3: Migration & Rollout	Datenmigration (E-Mails, Dateien), Umstellung aller Mitarbeiter (oft am Wochenende).	ca. 1–4 Wochen (je nach Datenmenge)
Phase 4: Optimierung	Feintuning, Nutzerschulungen, Überprüfung der Sicherheitseinstellungen, Backup-Konfiguration.	Laufend

Dieser Plan dient als Orientierung und wird natürlich immer individuell an die Gegebenheiten und Wünsche deines Unternehmens angepasst.

Dieser Zeitstrahl veranschaulicht die typischen Phasen einer professionell begleiteten Microsoft 365-Einführung.

Die Visualisierung zeigt, dass die sorgfältige Analyse und Planung die Basis für eine reibungslose Migration und nachhaltige Optimierung bilden.

Phase 4: Die Optimierung für den dauerhaften Erfolg

Mit dem Umzug ist das Projekt noch nicht beendet. Nach dem Rollout beginnt die Phase der Optimierung. Wir überprüfen, ob alles rundläuft und die Systeme so arbeiten, wie sie sollen. Jetzt ist auch die Zeit, um das volle Potenzial der neuen Werkzeuge auszuschöpfen.

Ein Umstieg ist keine einmalige Aktion, sondern der Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Technologie dir langfristig den Rücken freihält.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Nachschulungen: Wir bieten gezielte Schulungen an, wenn wir merken, dass bestimmte Funktionen noch nicht optimal genutzt werden.
• Anpassungen: Wir justieren Konfigurationen nach, um Arbeitsabläufe weiter zu vereinfachen.
• Sicherheitschecks: Wir überprüfen regelmäßig die Sicherheitseinstellungen, damit deine Daten geschützt bleiben. Ein zentraler Punkt hierbei ist auch die Datensicherung, denn die liegt weiterhin in deiner Verantwortung. In unserem Artikel erfährst du mehr darüber, warum ein eigenes Backup für Microsoft 365 unverzichtbar ist.

Mit diesem vierstufigen Vorgehen wird der Umstieg zu einem klar strukturierten Projekt ohne böse Überraschungen – für einen sicheren und effizienten Arbeitsplatz, egal ob in Rhauderfehn, im Emsland oder darüber hinaus.

Wie du den richtigen IT-Partner in Ostfriesland findest

Die Entscheidung für Microsoft 365 ist gefallen? Super, das ist der erste wichtige Schritt. Doch mindestens genauso entscheidend ist, wer dich auf diesem Weg begleitet. Du brauchst einen Partner, der nicht nur die Technik im Griff hat, sondern auch dein Geschäft, deine Abläufe und deine Ziele versteht.

Hier geht es um weit mehr als die reine Installation von Software. Es geht um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, quasi auf Zuruf. Dein Ziel muss sein, dass die IT einfach läuft und dir den Rücken freihält, damit sie zu einem echten Vorteil im Wettbewerb wird.

Warum die Nähe zu Ostfriesland zählt

Einen Partner direkt aus der Region zu haben, ist ein unschätzbarer Vorteil. Ein IT-Dienstleister aus Leer, Papenburg oder Emden kennt die Gegebenheiten hier bei uns. Er weiß, wo im ländlichen Emsland das Internet manchmal noch wackelig ist und versteht die ganz speziellen Anforderungen von Handwerksbetrieben, Steuerkanzleien oder Arztpraxen in Ostfriesland.

Das hat ganz handfeste Vorteile:

• Kurze Wege: Wenn es wirklich mal brennt, ist jemand schnell bei dir vor Ort und muss nicht erst stundenlang über die A31 oder A28 anreisen.
• Gemeinsame Sprache: Ein lokaler Partner versteht die Mentalität hier. Man kennt sich, man hilft sich – das schafft eine ganz andere Basis.
• Starkes Netzwerk: Regionale Dienstleister sind oft bestens vernetzt und können bei Bedarf auch mal einen anderen lokalen Experten hinzuziehen.

Am Ende schafft ein Partner Vertrauen, der deine Sprache spricht und auf unnötiges Fachchinesisch verzichtet. Er erklärt dir klar und verständlich, was er tut und warum er es tut.

Worauf du bei der Auswahl wirklich achten solltest

Stell dir die Suche wie die Wahl eines guten Hausarztes für dein Unternehmen vor – es geht schließlich um das digitale Herzstück deines Betriebs. Hake gezielt nach und frage nach handfesten Referenzen von ähnlichen Unternehmen aus deiner Branche oder direkt aus der Nachbarschaft. Ein seriöser Anbieter wird dir da gerne Einblicke geben.

Ein weiterer, nicht verhandelbarer Punkt: der Datenschutz. Dein Partner muss die DSGVO im Schlaf beherrschen und garantieren, dass deine sensiblen Firmendaten jederzeit sicher und gesetzeskonform behandelt werden. Das ist keine Option, sondern eine absolute Pflicht.

Ein guter IT-Partner verkauft dir keine Produkte, sondern Lösungen für deine Probleme. Er hört erst mal genau zu, um zu verstehen, wo bei dir der Schuh drückt. Erst dann macht er Vorschläge, die wirklich zu deinem Arbeitsalltag passen – und nicht zu seinen Verkaufszielen.

Kläre unbedingt die Service-Level-Agreements (SLAs), also die fest zugesagten Service-Zeiten. Was passiert, wenn Freitagnachmittag dein wichtigstes System ausfällt? Bekommst du sofort jemanden an die Strippe oder landest du in einer Warteschleife? Schnelle, garantierte Reaktionszeiten sind Gold wert und verhindern teure Betriebsausfälle.

Die Checkliste für dein Erstgespräch

Damit du im Gespräch mit potenziellen Dienstleistern den Überblick behältst, haben wir eine kleine Checkliste für dich. Damit kannst du die wichtigsten Punkte schnell abhaken:

• Regionale Präsenz: Kennt der Anbieter die Besonderheiten in Ostfriesland und im Emsland?
• Erfahrung & Referenzen: Kann er erfolgreiche Projekte bei Unternehmen wie deinem vorweisen?
• Datenschutz-Kompetenz: Ist er nachweislich fit in Sachen DSGVO?
• Verständliche Kommunikation: Spricht er auf Augenhöhe oder nur in Fachbegriffen?
• Klare Service-Zeiten: Gibt es garantierte Reaktionszeiten, wenn du dringend Hilfe brauchst?
• Blick nach vorn: Denkt der Partner strategisch mit und hilft dir, deine IT zukunftssicher aufzustellen?

Die Wahl des richtigen Partners ist eine Investition in die Sicherheit und Zukunft deines Unternehmens. Nimm dir die Zeit, den Dienstleister zu finden, bei dem nicht nur die Technik, sondern vor allem auch die Chemie stimmt.

Was eine Office 365 Beratung und Migration wirklich kostet

„Und was kostet der Spaß?“ – Diese Frage hören wir oft, und das völlig zu Recht. Ob in Leer, Meppen oder Papenburg, für dich als Unternehmer ist das eine der wichtigsten und berechtigsten Fragen überhaupt. Eine pauschale Antwort darauf gibt es leider nicht, denn jedes Unternehmen tickt anders. Aber wir können dir ganz transparent aufschlüsseln, welche Faktoren den Preis am Ende bestimmen.

Grundsätzlich setzen sich die Kosten aus zwei großen Blöcken zusammen: den laufenden Lizenzgebühren und den einmaligen Kosten für unsere Beratung und den technischen Umzug.

Die monatlichen Lizenzkosten pro Nutzer

Der größte laufende Posten sind die monatlichen Lizenzgebühren, die direkt an Microsoft fließen. Die Höhe hängt stark davon ab, für welchen Plan du dich entscheidest. Ein Steuerberater in Papenburg hat ganz andere Anforderungen an Archivierung und Sicherheit als ein Handwerksbetrieb in Emden, bei dem es vor allem um die mobile Zusammenarbeit auf der Baustelle geht.

Genau hier macht sich eine gute Office 365 Beratung bezahlt. Wir schauen uns ganz genau an, welche Werkzeuge dein Team im Alltag wirklich braucht. So vermeidest du es, für teure Funktionen zu zahlen, die am Ende niemand nutzt. Den passenden Plan zu finden, ist der erste und wichtigste Schritt, um langfristig Geld zu sparen. Einen guten Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten findest du übrigens in unserem Leitfaden zu den Office 365 Plänen.

Einmalige Kosten für Beratung und Umzug

Zu den monatlichen Lizenzen kommen die einmaligen Kosten für die professionelle Beratung, die saubere Planung und die eigentliche technische Migration hinzu. Wie hoch dieser Aufwand ausfällt, hängt direkt von der Komplexität deiner aktuellen IT-Landschaft ab.

Diese Fragen bestimmen den Aufwand maßgeblich:

• Wie viele Mitarbeiter und Postfächer müssen sicher in die neue Umgebung umgezogen werden?
• Wie groß ist die Datenmenge, die wir von alten Servern in die Cloud übertragen müssen?
• Gibt es spezielle Anwendungen oder eine branchenspezifische Fachsoftware, die angebunden werden muss?
• Wie hoch ist der Schulungsbedarf, damit dein Team die neuen Werkzeuge auch wirklich effizient einsetzt?

Sei vorsichtig bei Lockvogelangeboten, die unrealistisch günstig klingen. Eine saubere, sorgfältig geplante Migration ist eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Sie verhindert teure Ausfälle, erhöht die Sicherheit massiv und sorgt dafür, dass deine Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv arbeiten können.

Gerade weil Microsoft die Preise regelmäßig anpasst, wird eine kluge Lizenzberatung immer wichtiger. Es ist bereits bekannt, dass die Preise für Microsoft 365 ab Juli 2026 erneut um bis zu 33 Prozent steigen könnten. Für KMU in Ostfriesland und im Emsland bedeutet das spürbar höhere Ausgaben. Eine optimierte Lizenzstrategie ist deshalb jetzt entscheidend, um unnötige Kosten in Zukunft zu vermeiden. Mehr zu den Hintergründen der Preisanpassungen können Sie beim Handelsblatt nachlesen.

So startest du perfekt vorbereitet in die Beratung

Ein gutes Erstgespräch ist das Fundament für eine erfolgreiche Partnerschaft. Damit du aus diesem Termin wirklich alles herausholst, ist ein bisschen Vorbereitung Gold wert. Mit dieser Checkliste gehst du bestens gerüstet in deine Office 365 Beratung.

Sie hilft dir nicht nur dabei, deine eigenen Wünsche und Sorgen zu sortieren, sondern auch, im Gespräch die richtigen Fragen zu stellen. So merkst du schnell, ob die Chemie stimmt und der IT-Partner wirklich zu deinem Unternehmen in Leer oder Papenburg passt.

Deine aktuellen Herausforderungen und Ziele

Bevor du mit einem Berater sprichst, solltest du dir selbst ein klares Bild machen. Was sind die größten Baustellen in deiner IT, die dir im Alltag Kopfzerbrechen bereiten?

• Probleme klar benennen: Wo drückt der Schuh am meisten? Ist es die Sorge um die Datensicherheit, der Wunsch nach einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten oder einfach veraltete Software, die ständig Ärger macht?
• Ziele definieren: Was genau soll sich durch den Umstieg verbessern? Sollen deine Mitarbeiter im Emsland von überall sicher auf Firmendaten zugreifen können? Sollen Videokonferenzen endlich stabil und ohne Frust funktionieren?

Je klarer du deine Ziele formulieren kannst, desto zielgerichteter kann die Beratung sein. Es geht nicht darum, irgendeine Lösung zu finden, sondern die richtige Lösung für dich.

Eine ehrliche Bestandsaufnahme

Um dir ein passendes Angebot machen zu können, braucht der Berater ein paar grundlegende Infos über dein Unternehmen. Nimm dir kurz Zeit, diese Punkte zusammenzutragen – das macht das Gespräch viel effizienter.

• Teamgröße: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen am Ende mit Microsoft 365 arbeiten?
• Aktuelle Software: Welche Office-Version ist gerade bei euch im Einsatz? Läuft der E-Mail-Verkehr vielleicht noch über einen eigenen Exchange-Server im Keller?
• Datenspeicherung: Wo liegen eure Daten aktuell? Auf einem Server im Büro in Rhauderfehn, bei verschiedenen Cloud-Anbietern oder wild verteilt auf einzelnen Rechnern?
• Besondere Anforderungen: Gibt es gesetzliche Vorgaben, die ihr einhalten müsst? Das ist zum Beispiel in Arztpraxen oder Steuerbüros ein ganz zentrales Thema.

Das Budget im Blick behalten

Zuletzt ein Punkt, der oft unangenehm ist, aber sein muss: das Geld. Mach dir Gedanken, was du bereit bist, für eine sichere, moderne und vor allem funktionierende IT-Lösung zu investieren. Es geht hier nicht darum, einen Betrag auf den Cent genau festzulegen.

Eine grobe Vorstellung von deinem Budget hilft dem Berater aber enorm, dir von Anfang an realistische und passende Vorschläge zu machen. Mit diesen Antworten im Gepäck wird das Gespräch deutlich produktiver. Du kannst so viel besser beurteilen, ob der Dienstleister und sein Angebot wirklich zu dir und deinem Unternehmen passen.

Die wichtigsten Fragen zur Office 365 Beratung

Hier haben wir die Antworten auf die Fragen zusammengestellt, die uns im Gespräch mit Unternehmern aus Ostfriesland und dem Emsland am häufigsten begegnen. So bekommst du schnell Klarheit über die wichtigsten Punkte.

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Office 365 und Microsoft 365?

Eine berechtigte Frage, denn die Begriffe schwirren oft durcheinander. Früher stand Office 365 vor allem für die klassischen Büroanwendungen wie Word, Excel und Outlook in der Cloud. Microsoft hat das Ganze aber ordentlich ausgebaut und ihm den neuen Namen Microsoft 365 verpasst.

Stell es dir so vor: Office 365 war das Auto. Microsoft 365 ist das gleiche Auto, aber jetzt inklusive Vollkasko, Diebstahlschutz und einem topmodernen Sicherheitssystem. Es enthält neben den Office-Apps nämlich auch fortschrittliche Werkzeuge für IT-Sicherheit und Geräteverwaltung. In einer guten Office 365 Beratung klären wir, welches Paket für dein Unternehmen in Leer oder Meppen wirklich passt – ohne unnötigen Schnickschnack.

Können wir unsere bekannten E-Mail-Adressen behalten?

Ja, selbstverständlich! Das ist für uns eine Grundvoraussetzung, damit der Übergang für dich butterweich läuft. Deine Domain (also z. B. @deine-firma-ostfriesland.de) und alle damit verbundenen E-Mail-Adressen bleiben zu 100 % erhalten.

Ein zentraler Teil unserer Arbeit ist es, die Umstellung so zu gestalten, dass deine Kunden und Geschäftspartner davon nichts mitbekommen. Wir kümmern uns darum, dass alle E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte sauber in die neue Umgebung umziehen. So kannst du vom ersten Tag an nahtlos weiterarbeiten.

Sind meine Daten in der Cloud wirklich sicher?

Diese Sorge hören wir oft von Unternehmern in Papenburg und Umgebung – und sie ist absolut verständlich. Die klare Antwort lautet: Ja, wenn alles professionell eingerichtet ist, ist die Microsoft Cloud in der Regel deutlich sicherer als der eigene Server im Keller.

Microsoft steckt jedes Jahr Milliardensummen in die Absicherung seiner Rechenzentren. Das ist ein Sicherheitsniveau, das kein Mittelständler allein erreichen könnte. Als dein IT-Partner vor Ort setzen wir noch eins drauf und sorgen für die richtigen Einstellungen:

• Standort Deutschland/EU: Wir konfigurieren alles so, dass deine Daten DSGVO-konform in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert werden.
• Zusätzliche Schutzmauern: Wir aktivieren wichtige Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um unbefugte Zugriffe praktisch unmöglich zu machen.
• Laufende Überwachung: Wir haben deine Systeme im Blick und können auf neue Bedrohungen sofort reagieren.

So schaffen wir ein mehrstufiges Sicherheitskonzept, das deine wertvollen Unternehmensdaten schützt und dir nachts einen ruhigen Schlaf beschert.

Wie lange dauert so eine Umstellung auf Microsoft 365?

Das hängt natürlich immer von der Betriebsgröße und der Komplexität deiner IT ab. Bei einem kleineren Unternehmen mit 10 bis 15 Mitarbeitern ist die rein technische Migration der E-Mail-Postfächer oft an einem Wochenende erledigt. So stören wir deinen Arbeitsalltag so wenig wie möglich.

Der gesamte Prozess – von der ersten Analyse über die genaue Planung bis zum Abschluss und den ersten Schulungen – erstreckt sich aber meist über einige Wochen. Wir erstellen für jeden Kunden einen transparenten Fahrplan, der exakt auf seinen Betrieb im Emsland oder in Ostfriesland zugeschnitten ist. So weißt du immer, was passiert, und Ausfallzeiten werden auf ein absolutes Minimum reduziert.

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Du hast noch mehr Fragen oder möchtest wissen, wie ein Umstieg für dein Unternehmen konkret aussehen könnte? Wir bei Hainke Computer kennen die IT-Herausforderungen von Betrieben in unserer Region genau. Meld dich einfach für ein unverbindliches Gespräch!

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