Elektronische Rechnungen aufbewahren: So klappt’s GoBD-konform

Schluss mit dem Papierstapel: Warum du ab 2025 deine Rechnungen digital und GoBD-konform archivieren musst.

Es ist beschlossene Sache: Ab 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und GoBD-konform aufbewahren können. Was erstmal nach trockener Bürokratie klingt, ist in Wahrheit eine riesige Chance. Endlich kannst du das Papierchaos im Büro beenden und deine Prozesse fit für die Zukunft machen.

Das Ende des Papierstapels: Die neue Pflicht zur digitalen Rechnungsarchivierung

Mal ehrlich: Wie hoch ist der Stapel an Eingangsrechnungen, der gerade auf deinem Schreibtisch hier in Leer oder Emden auf Bearbeitung wartet? Genau diese Papierberge sollen bald der Vergangenheit angehören. Das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz macht die Digitalisierung zur Pflicht. Die Frage ist nicht mehr, ob du umsteigst, sondern nur noch, wie.

Diese Regelung trifft jeden, vom Handwerksbetrieb in Papenburg über die Arztpraxis in Rhauderfehn bis zum Dienstleister im Emsland. Ab dem 1. Januar 2025 ist Schluss mit lustig: Alle deutschen Unternehmen im B2B-Geschäft müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine aktuelle Studie der Telekom zeigt aber, dass hier noch gewaltiger Nachholbedarf besteht. Gerade einmal 45 % der Unternehmen sind technisch dazu in der Lage, während der Rest noch auf E-Mail-Anhänge und klassische Briefpost setzt.

Mehr als nur eine PDF im Ordner

Jetzt denkst du vielleicht: „Kein Problem, ich speichere die PDFs einfach in einem Ordner auf dem Server.“ Vorsicht! Genau das ist ein weitverbreitetes und potenziell teures Missverständnis. Das Finanzamt hat nämlich sehr genaue Vorstellungen davon, wie du elektronische Rechnungen aufbewahren musst.

Diese Regeln sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – festgehalten.

Ein simpler Windows-Ordner reicht da bei Weitem nicht aus. Warum? Weil die Dokumente dort nicht vor Änderungen geschützt sind – weder vor versehentlichen noch vor absichtlichen.

Die GoBD fordern drei zentrale Dinge: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Jedes Dokument muss im Originalformat gespeichert und jede Bearbeitung lückenlos protokolliert werden.

Das bedeutet, eine Datei darf nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden können, ohne dass eine digitale Spur zurückbleibt. Fehlt dieser Nachweis, kann es bei der nächsten Betriebsprüfung richtig unangenehm werden – bis hin zu empfindlichen Strafen. Wenn du tiefer in die Details einsteigen willst, erfährst du in unserem Beitrag zur E-Rechnung Pflicht 2025, warum du jetzt handeln solltest.

Die Chance hinter der Pflicht

Aber sieh die neue Vorgabe nicht nur als Bürokratiemonster. Sie ist deine Eintrittskarte, um veraltete Prozesse endlich über Bord zu werfen und dein Unternehmen spürbar effizienter zu machen. Denk nur mal an die Vorteile:

• Schluss mit der Sucherei: Rechnungen sind mit wenigen Klicks gefunden, statt dass jemand im Keller den richtigen Aktenordner wälzen muss.
• Schnellere Abläufe: Rechnungsfreigaben laufen digital ab. Das sichert Skontofristen und vermeidet lästige Mahnungen.
• Weniger Fehler: Das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten, eine klassische Fehlerquelle, entfällt komplett.
• Mehr Platz und Sicherheit: Du sparst teure Lagerfläche für Aktenordner und schützt deine wichtigen Dokumente vor Brand oder Wasserschäden.

Die Umstellung auf eine GoBD-konforme, digitale Archivierung ist also viel mehr als nur das Abhaken einer gesetzlichen Pflicht. Es ist eine kluge Investition in die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens – egal, ob du an der A28 in Oldenburg oder an der A31 in Dörpen sitzt. Wir kennen die Gegebenheiten hier in der Region und wissen, dass gerade für Betriebe in Ostfriesland und dem Emsland praxistaugliche und verlässliche IT-Lösungen das A und O sind.

Die richtigen Formate für deine digitalen Rechnungen

Du bekommst eine Rechnung als PDF per Mail – schnell in den Kundenordner ziehen und abhaken? So einfach ist es in der Praxis leider nicht. Das Finanzamt hat da ganz genaue Vorstellungen, wie du elektronische Rechnungen aufbewahren musst. Das Ziel: Sie müssen über die gesamte Frist von zehn Jahren unveränderbar, fälschungssicher und jederzeit lesbar bleiben.

Hierbei spielt das Dateiformat die Hauptrolle. Eine der wichtigsten Grundregeln aus den GoBD lautet: Was digital bei dir eingeht, muss auch digital archiviert werden – und zwar im Originalformat. Die Rechnung auszudrucken und im Aktenordner abzuheften, reicht schon lange nicht mehr aus.

Warum ein Standard-PDF nicht ausreicht

Ein normales PDF, wie es täglich tausendfach durch die Postfächer flattert, erfüllt die strengen Anforderungen der GoBD nicht. Es lässt sich mit Bordmitteln oder einfachen Tools bearbeiten, Texte können verändert oder ganze Seiten ausgetauscht werden. Für die langfristige, revisionssichere Archivierung ist das ein absolutes No-Go.

Deshalb wurde das Format PDF/A entwickelt. Das „A“ steht dabei für Archivierung. Dieses spezielle Format ist genau darauf ausgelegt, Dokumente über viele Jahre hinweg originalgetreu darzustellen.

Was macht ein PDF/A so besonders?

• Schriften werden eingebettet: Alle genutzten Schriftarten landen direkt in der Datei. So sieht das Dokument auch in 10 Jahren noch exakt so aus wie heute, selbst wenn die Schriftart auf dem dann aktuellen Computer längst nicht mehr installiert ist.
• Keine externen Inhalte: Verlinkungen zu Webseiten oder eingebettete Videos sind tabu. Alles, was zum Dokument gehört, muss in der Datei selbst stecken.
• Keine Verschlüsselung: Ein PDF/A-Dokument darf nicht verschlüsselt sein, damit die Lesbarkeit dauerhaft sichergestellt ist.

Ein PDF/A ist sozusagen die digital in Stein gemeißelte Version deiner Rechnung. Es stellt sicher, dass die visuelle Darstellung für die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unverändert bleibt.

Die Zukunft sind Rechnungen mit eingebautem Datensatz

Noch einen gewaltigen Schritt weiter gehen Formate, die nicht nur ein Abbild der Rechnung liefern, sondern die Rechnungsdaten gleich strukturiert mitbringen. Die beiden wichtigsten Standards in Deutschland sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung.

Stell dir eine ZUGFeRD-Rechnung einfach wie eine PDF-Datei vor, die einen „digitalen Beipackzettel“ im XML-Format enthält. In diesem Beipackzettel sind alle wichtigen Rechnungsdaten – Nummer, Datum, Beträge, einzelne Positionen – in einer maschinenlesbaren Form gespeichert.

Der riesige Vorteil liegt auf der Hand: Deine Buchhaltungssoftware kann diese Daten automatisch auslesen. Das mühsame und fehleranfällige Abtippen von Rechnungsdaten gehört damit der Vergangenheit an.

Während ZUGFeRD eine hybride Lösung aus lesbarem PDF und maschinenlesbarem XML ist, geht die XRechnung noch weiter. Sie ist ein reines XML-Format ohne sichtbare PDF-Komponente und kommt vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) zum Einsatz. Für die meisten KMU im B2B-Bereich ist ZUGFeRD daher oft das flexiblere und praktischere Format.

Aus der Praxis: Ein mittelständischer Handwerksbetrieb bei uns in der Region Papenburg erhält täglich Dutzende Rechnungen von Lieferanten. Früher musste eine Bürokraft jede einzelne Rechnung manuell prüfen und die Daten ins System übertragen. Seit der Umstellung auf den Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen liest die Software die Daten automatisch ein. Die Mitarbeiterin muss nur noch kurz kontrollieren und freigeben. Das spart nicht nur Stunden an Arbeitszeit, sondern hat auch die Fehlerquote drastisch gesenkt.

Die passende Archivlösung für dein Unternehmen finden

Nachdem wir uns die richtigen Formate angesehen haben, kommt die entscheidende Frage: Wohin mit den ganzen digitalen Rechnungen? Die Wahl des richtigen Ortes, um deine elektronischen Rechnungen aufzubewahren, ist eine der wichtigsten Weichenstellungen für die Zukunft deiner IT.

Grundsätzlich stehen sich zwei Welten gegenüber: die Cloud oder der eigene Server im Keller deines Betriebs in Emden oder Meppen. Beide Wege führen ans Ziel, aber sie unterscheiden sich grundlegend in Sachen Kosten, Flexibilität und Wartungsaufwand.

Cloud-Archivierung: die flexible Lösung

Bei einer Cloud-Lösung mietest du dir quasi Speicherplatz und Software bei einem spezialisierten Anbieter. Deine Rechnungen liegen dann verschlüsselt in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland oder der EU. Du greifst über das Internet darauf zu – egal, ob vom Büro in Leer, vom Homeoffice in Hesel oder von unterwegs.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Keine hohen Anfangsinvestitionen: Du brauchst keine teure Server-Hardware anzuschaffen.
• Wartung inklusive: Um Updates, Backups und Sicherheit kümmern sich die Profis des Anbieters.
• Flexibel und skalierbar: Wächst dein Unternehmen, buchst du einfach mehr Speicher oder Nutzer hinzu.
• Standortunabhängiger Zugriff: Ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Teams, die mobil arbeiten.

Die Kosten sind meist monatliche oder jährliche Gebühren, was die Ausgaben wunderbar planbar und transparent macht. Viele moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die du für die revisionssichere Archivierung brauchst, sind heute als Cloud-Dienste verfügbar und lassen sich oft nahtlos in bestehende Umgebungen wie Microsoft 365 integrieren.

Der eigene Server: die traditionelle Kontrolle

Die Alternative ist der sogenannte „On-Premise“-Ansatz. Dabei kaufst du einen eigenen Server, der bei dir im Unternehmen steht – zum Beispiel in einem abgeschlossenen Raum in deiner Praxis in Rhauderfehn. Auf diesem Server wird dann die Archivierungssoftware installiert.

Dieser Weg gibt dir die maximale Kontrolle:

• Datenhoheit: Deine Rechnungen und sensiblen Daten verlassen niemals dein eigenes Haus.
• Unabhängigkeit vom Internet: Der Zugriff im internen Netzwerk funktioniert auch dann, wenn die Internetverbindung in ländlichen Teilen Ostfrieslands mal wieder schwächelt.
• Einmalige Investition: Nach dem Kauf der Hard- und Software fallen primär Kosten für Strom, Wartung und eventuelle Updates an.

Allerdings trägst du hier auch die volle Verantwortung. Du oder dein IT-Partner müssen sich um die Anschaffung, Einrichtung, Absicherung, regelmäßige Wartung und vor allem um ein lückenloses Backup-Konzept kümmern. Die Anfangsinvestition ist zudem deutlich höher als bei einer Cloud-Lösung.

Vergleich Cloud-Archiv vs. Lokaler Server

Eine Gegenüberstellung der wichtigsten Kriterien, die dir bei der Entscheidung zwischen einer Cloud-Lösung und einem eigenen Server hilft.

Kriterium	Cloud-Lösung (z.B. DMS in M365)	Lokaler Server (On-Premise)
Anfangsinvestition	Gering, da keine Hardware-Anschaffung nötig ist.	Hoch, durch Kauf von Server-Hardware und Software-Lizenzen.
Laufende Kosten	Planbar durch monatliche/jährliche Abogebühren pro Nutzer.	Strom, Wartung, Reparaturen, gelegentliche Software-Updates.
Wartung & Sicherheit	Übernimmt der Anbieter (Updates, Backups, Sicherheitspatches).	Liegt in eigener Verantwortung oder beim IT-Dienstleister.
Flexibilität	Hoch, da Speicher und Nutzerlizenzen einfach angepasst werden können.	Begrenzt durch die Kapazität der vorhandenen Hardware.
Zugriff	Weltweit möglich, solange eine Internetverbindung besteht.	Primär im lokalen Netzwerk, Fernzugriff erfordert sichere VPN-Einrichtung.
Datenhoheit	Daten liegen beim Anbieter (auf die Standortwahl achten).	Volle Kontrolle, da die Daten das eigene Unternehmen nicht verlassen.

Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Es kommt ganz auf deine Prioritäten an: Maximale Flexibilität und geringe Startkosten sprechen für die Cloud, während die volle Kontrolle über die Daten das Hauptargument für einen eigenen Server ist.

Ein entscheidender Faktor: die kommende E-Rechnungspflicht

Die Entscheidung für eine Archivlösung wird noch drängender, wenn man die aktuellen Entwicklungen betrachtet. Seit der Bundesrat am 22. März 2024 das Wachstumschancengesetz verabschiedet hat, steht fest: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und aufbewahren können.

Die Pflicht zur Ausstellung folgt dann in Stufen ab 2027. Eine Bitkom-Studie zeigt jedoch, dass nur 45 Prozent der Unternehmen empfangsseitig darauf vorbereitet sind. Und hier wird es knifflig: Die Aufbewahrung muss im unveränderbaren Originalformat erfolgen. Dezentrale und sichere Lösungen sind also kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine Notwendigkeit.

Ob Cloud oder eigener Server – ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für eine GoBD-konforme Archivierung praktisch unverzichtbar. Es sorgt für Unveränderbarkeit, Protokollierung und einfache Durchsuchbarkeit, wie sie das Finanzamt fordert.

Ein solches System ist weit mehr als nur ein digitaler Aktenschrank. Es automatisiert Prozesse, verwaltet Zugriffsrechte und stellt sicher, dass bei einer Betriebsprüfung alles mit wenigen Klicks vorliegt. Wenn du tiefer in die Materie einsteigen möchtest, findest du in unserem Vergleich von Dokumentenmanagementsystemen weitere wertvolle Informationen. Die richtige Wahl hängt stark von deinen individuellen Anforderungen, deinem Budget und deiner vorhandenen IT-Infrastruktur ab.

Sicherheit für dein digitales Rechnungsarchiv gewährleisten

Deine Rechnungen sind digitalisiert und im Archiv – ein wichtiger Schritt ist geschafft. Doch damit beginnt die eigentliche Arbeit erst, denn jetzt musst du dieses Archiv wirklich sicher machen. Schließlich willst du nicht, dass sensible Daten in falsche Hände geraten, durch einen Festplattendefekt verschwinden oder bei einem Cyberangriff verschlüsselt werden.

Ein digitales Archiv ist immer nur so sicher wie das Konzept, das dahintersteht. Es geht darum, deine Daten vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Löschen und technischen Ausfällen zu schützen. Sehen wir uns die drei wichtigsten Säulen an, die dein digitales Rechnungsarchiv felsenfest absichern.

Wer darf was? Klare Regeln durch Zugriffskontrolle

Der erste und wichtigste Schutzwall ist eine durchdachte Zugriffskontrolle. Nicht jeder im Unternehmen muss jede Rechnung sehen, bearbeiten oder gar löschen dürfen. Ein Azubi im Vertrieb benötigt keinen Zugriff auf die Gehaltsabrechnungen, die ebenfalls im Archiv liegen könnten, und ein Mitarbeiter aus der Produktion muss keine Lieferantenrechnungen einsehen.

Hier hilft ein einfaches, aber extrem wirkungsvolles Rollenkonzept:

• Lesender Zugriff: Mitarbeiter, die Informationen nur einsehen müssen, zum Beispiel für die Projektzuordnung.
• Bearbeitender Zugriff: Die Buchhaltung, die Rechnungen prüfen, kontieren und zur Zahlung freigeben muss.
• Administrativer Zugriff: Nur eine Handvoll absolut vertrauenswürdiger Personen (wie du als Geschäftsführer oder dein IT-Verantwortlicher), die das System verwalten dürfen.

Durch solche klaren Rollen minimierst du das Risiko, dass jemand aus Versehen eine wichtige Rechnung löscht oder vertrauliche Informationen einsehen kann. Gute Archivsysteme machen die Einrichtung solcher Rollen sehr einfach und protokollieren jeden Zugriff lückenlos.

Das digitale Sicherheitsnetz: die 3-2-1-Backup-Regel

Was passiert, wenn der Server im Büro in Papenburg durch einen Wasserschaden ausfällt? Oder wenn ein Verschlüsselungstrojaner alle deine Daten unbrauchbar macht? Ohne ein solides Backup-Konzept stehst du vor dem digitalen Nichts. Deine gesamten Rechnungen der letzten Jahre wären unwiederbringlich verloren – ein Albtraum für jede Betriebsprüfung.

Hier kommt die bewährte 3-2-1-Backup-Regel ins Spiel:

1. Du solltest immer mindestens drei Kopien deiner wichtigen Daten haben (das Original plus zwei Backups).
2. Diese Kopien sollten auf zwei unterschiedlichen Medientypen gespeichert sein (z. B. auf einer internen Serverfestplatte und auf einer externen Festplatte).
3. Mindestens eine Kopie sollte an einem anderen Ort aufbewahrt werden (Offsite-Backup).

Gerade der letzte Punkt ist entscheidend. Eine externe Festplatte, die direkt neben dem Server liegt, hilft bei einem Feuer oder Einbruch herzlich wenig. Hier bieten sich Cloud-Backups an oder die klassische Methode, ein Backup-Medium regelmäßig an einem sicheren, zweiten Standort zu lagern. Das ist besonders in unserer Region im Emsland oder in Ostfriesland wichtig, wo man sich nicht immer auf eine stabile Internetverbindung für schnelle Wiederherstellungen aus der Cloud verlassen kann. Ein lokales Backup ist hier Gold wert.

Ein Backup ist wie eine Versicherung: Man hofft, sie nie zu brauchen, aber wenn der Ernstfall eintritt, rettet sie die Existenz deines Unternehmens. Regelmäßige Tests, ob sich die Daten auch wirklich wiederherstellen lassen, sind dabei Pflicht.

Sicher im Ernstfall: der Prüfer-Modus

Irgendwann steht sie an: die Betriebsprüfung. Der Prüfer vom Finanzamt möchte Zugriff auf deine digitalen Rechnungen. Gibst du ihm einfach die Zugangsdaten zu deinem kompletten System? Auf keinen Fall! Er könnte dann nicht nur Rechnungen, sondern potenziell auch interne Kalkulationen oder Personalakten einsehen.

Moderne Archivlösungen bieten hierfür einen speziellen „Prüfer-Modus“ oder einen dedizierten Lesezugang. Damit gewährst du dem Prüfer einen zeitlich begrenzten, reinen Lesezugriff ausschließlich auf die für ihn relevanten Dokumente. Er kann suchen, filtern und exportieren, was er für seine Prüfung benötigt – aber er kann nichts verändern oder andere Bereiche deines Systems einsehen.

Das schützt nicht nur deine Privatsphäre, sondern zeigt auch Professionalität und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung. Du behältst die volle Kontrolle, während du gleichzeitig deinen gesetzlichen Pflichten nachkommst. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie deine Daten geschützt werden, kannst du in unserem Beitrag über Verschlüsselung weitere Details nachlesen.

Dein Fahrplan zur erfolgreichen Umsetzung

Die Theorie ist klar, aber wo fängst du jetzt konkret an? Ein Projekt wie die Einführung einer digitalen Rechnungsarchivierung kann sich schnell wie ein riesiger Berg anfühlen. Aber keine Sorge: Mit einem klaren Fahrplan kommst du Schritt für Schritt sicher ans Ziel. Ich zeige dir einen Weg aus der Praxis, der sich für viele Unternehmen hier in der Region bewährt hat.

Dieser Fahrplan ist dein Kompass durch die Umstellung. Er sorgt dafür, dass du am Ende eine Lösung hast, die dir wirklich Arbeit abnimmt, statt neue zu schaffen.

Erstmal eine ehrliche Bestandsaufnahme machen

Bevor du dich in Software-Vergleiche stürzt, musst du wissen, wo du stehst. Nimm dir einen Moment Zeit und schau dir deine aktuellen Prozesse ganz ehrlich an. Das ist die wichtigste Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.

Stell dir dazu ein paar simple Fragen:

• Wie kommen Rechnungen ins Haus? Kommt das meiste noch per Post, als PDF-Anhang per Mail oder vielleicht schon in einem strukturierten Format?
• Wer ist alles beteiligt? Wer öffnet die Post, wer prüft die Rechnung, wer gibt sie frei und wer überweist am Ende das Geld?
• Wo liegen die Rechnungen gerade? Auf Schreibtischen, in E-Mail-Postfächern oder in irgendwelchen Netzwerkordnern?
• Was sind die größten Zeitfresser? Wo hakt es im Prozess? Ist es die manuelle Dateneingabe, das Warten auf eine Freigabe oder die Suche nach alten Belegen?

Diese Analyse ist im Grunde eine Inventur für deine Abläufe. Sie deckt Schwachstellen auf und zeigt dir genau, an welchen Stellen eine neue Lösung ansetzen muss, um den größten Nutzen zu bringen.

Die passende Lösung auswählen

Mit den Erkenntnissen aus deiner Bestandsaufnahme gehst du jetzt auf die Suche nach dem richtigen Werkzeug. Es geht nicht darum, die Software mit den meisten Funktionen zu finden, sondern die, die exakt zu deinen Prozessen passt. Ob Cloud-System oder eigener Server – die Entscheidung hängt von den Prioritäten ab, die du eben herausgefunden hast.

Lass dich nicht von langen Feature-Listen blenden. Ein Steuerbüro in Papenburg hat nun mal andere Anforderungen als ein Handwerksbetrieb in Emden. Was zählt, ist, dass das System die GoBD-Anforderungen an das elektronische Aufbewahren von Rechnungen erfüllt und deinen Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Auf die saubere Einrichtung und Konfiguration kommt es an

Du hast dich für eine Lösung entschieden – super! Jetzt kommt der entscheidende Teil: die Einrichtung. Hier entscheidet sich, ob die Software später ein Segen oder ein Fluch wird.

Eine sorgfältige Konfiguration ist das A und O. Dazu gehört zum Beispiel:

• Das Einrichten der richtigen Benutzerrollen und Zugriffsrechte.
• Die Definition von klaren Arbeitsabläufen (Workflows) für die Rechnungsprüfung und -freigabe.
• Die saubere Anbindung an deine bestehende Buchhaltungssoftware.
• Das Aufsetzen eines wasserdichten Backup-Konzepts.

Dieser Schritt erfordert etwas Zeit und technisches Know-how, aber die Investition lohnt sich tausendfach. Hier werden die Weichen für einen stressfreien Betrieb gestellt.

Dein Team mit ins Boot holen

Die beste Software nützt nichts, wenn niemand sie richtig nutzt. Die Einführung eines neuen Systems ist immer auch ein Change-Prozess für deine Mitarbeiter. Nimm sie von Anfang an mit, erkläre die Vorteile und schule sie gründlich im Umgang mit der neuen Lösung.

Zeig ihnen, wie die neue Software ihre tägliche Arbeit erleichtert – zum Beispiel durch das Ende der lästigen Tipparbeit oder die blitzschnelle Suche nach Dokumenten. Wenn dein Team den Nutzen erkennt, wird es die neue Lösung auch annehmen und aktiv nutzen. Eine kurze, praxisnahe Schulung kann hier Wunder wirken.

Live-Betrieb und kontinuierliche Prüfung

Jetzt geht es in den Live-Betrieb. Aber damit ist das Projekt nicht abgeschlossen. Gerade in der Anfangsphase ist es wichtig, genau hinzuschauen: Laufen die Prozesse wie geplant? Gibt es irgendwo noch Hürden?

Die folgende Grafik zeigt die drei zentralen Säulen, die du im laufenden Betrieb immer im Blick haben solltest, um die Sicherheit deines Rechnungsarchivs zu gewährleisten.

Diese Visualisierung macht klar: Eine sichere Archivierung ist ein fortlaufender Prozess aus Zugriffskontrolle, regelmäßigen Backups und wiederkehrenden Prüfungen – nicht nur eine einmalige Einrichtung.

Ein digitales Archiv ist kein Selbstläufer. Plane regelmäßige Kontrollen ein, um sicherzustellen, dass die Backups funktionieren und die Zugriffsrechte noch aktuell sind. So bist du für eine Betriebsprüfung jederzeit bestens gewappnet.

Die Zeit drängt, denn die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 ist eine echte Herausforderung. Eine Statista-Infografik zeigt, dass erschreckende 84 Prozent der Verantwortlichen im Mittelstand noch nicht ausreichend darauf vorbereitet sind. Diese Pflicht betrifft nicht nur den Empfang, sondern eben auch die revisionssichere Aufbewahrung in Formaten wie Factur-X oder XRechnung. Wenn du mehr über diese alarmierenden Zahlen erfahren möchtest, kannst du hier die Infografik zu den Herausforderungen der E-Rechnung entdecken.

Meld dich gern, wenn du bei der Umsetzung Unterstützung brauchst – wir kennen die Herausforderungen für Unternehmen hier in der Region von Leer bis ins Emsland genau und helfen dir, den richtigen Weg zu finden.

Die häufigsten Fragen zur digitalen Rechnungsarchivierung

Das Thema digitale Rechnungsarchivierung wirft im Unternehmensalltag immer wieder Fragen auf. Verständlich, denn die Vorschriften sind streng und die Konsequenzen bei Fehlern können teuer werden. Hier haben wir die Antworten auf die vier häufigsten Fragen gesammelt, die uns Unternehmer immer wieder stellen.

Muss ich die E-Mail mit der PDF-Rechnung auch archivieren?

Nein, das ist einer der gängigsten Irrtümer. Archivierungspflichtig ist nur die Rechnung selbst im Originalformat, also die angehängte PDF-Datei. Die E-Mail an sich muss nur dann aufbewahrt werden, wenn sie handels- oder steuerrechtlich relevante Informationen enthält, die über den reinen Rechnungsversand hinausgehen.

Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn in der E-Mail eine nachträgliche Preisänderung oder eine Vertragsanpassung besprochen wird. Im Zweifel gilt aber: Lieber einmal zu viel als zu wenig speichern.

Reicht es, wenn ich elektronische Rechnungen einfach ausdrucke und abhefte?

Hier ist die Antwort ein klares Nein. Wer elektronisch empfangene Rechnungen ausdruckt und nur den Papierbeleg abheftet, handelt nicht GoBD-konform. Das kann bei einer Betriebsprüfung richtig Ärger geben.

Der Grundsatz lautet: Was digital ins Haus kommt, muss auch digital archiviert werden. Ein Ausdruck gilt rechtlich nur als Kopie und ersetzt niemals das digitale Original. Das Finanzamt nennt das die Vermeidung von „Medienbrüchen“.

Was bedeutet „revisionssicher“ ganz praktisch im Alltag?

Stell dir vor, ein Betriebsprüfer steht in deinem Büro und möchte eine ganz bestimmte Rechnung von vor sieben Jahren sehen. Revisionssicher bedeutet, dass du diese Rechnung sofort findest und sie exakt in dem Zustand vorliegt, in dem du sie damals erhalten hast.

Revisionssicher heißt konkret: Deine digitalen Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit auffindbar, lesbar, nachvollziehbar und vor allem unveränderbar gespeichert sein. Jede nachträgliche Änderung muss lückenlos protokolliert werden.

Ein einfacher Ordner auf deinem Server oder PC kann das nicht leisten. Dort können Dateien unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Du brauchst ein System, das diese Unveränderbarkeit technisch garantiert – zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Ist mein Cloud-Speicher wie OneDrive oder Dropbox für die Archivierung geeignet?

Für die tägliche Arbeit sind Cloud-Speicher wie OneDrive oder Dropbox fantastische Werkzeuge. Für die GoBD-konforme Archivierung sind sie in ihrer Standardversion aber nicht geeignet.

Der Grund ist einfach: Dateien können dort jederzeit ohne nachvollziehbare Protokollierung verändert, überschrieben oder endgültig gelöscht werden. Das widerspricht dem Grundprinzip der Revisionssicherheit. Um elektronische Rechnungen aufzubewahren, benötigst du eine spezialisierte Archivierungssoftware oder entsprechende Erweiterungen für deine Cloud, die genau diese Anforderungen erfüllen.

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Du siehst, die digitale Rechnungsarchivierung ist kein Hexenwerk, aber die Details sind entscheidend. Wenn du eine sichere und praxistaugliche Lösung für dein Unternehmen suchst, die dir den Rücken freihält, melde dich bei uns. Bei Hainke Computer kennen wir die Anforderungen und finden die passende Lösung für dich. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie wir Sie unterstützen können.