Datenschutzbeauftragter ab wann Pflicht in deinem Unternehmen

Die Frage, ab wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist, lässt sich für die meisten Unternehmen überraschend einfach beantworten. Fast immer hängt die Entscheidung von zwei Faktoren ab: der Anzahl deiner Mitarbeitenden und der Art der Daten, die du verarbeitest. Die Regeln sind oft klarer, als man auf den ersten Blick denkt, und betreffen viele Betriebe hier in unserer Region, von Leer bis ins Emsland.

Wann du wirklich einen Datenschutzbeauftragten brauchst

Keine Sorge, du musst dich jetzt nicht durch komplexe Gesetzestexte kämpfen. Ob du einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen musst, hängt im Kern von zwei zentralen Regeln ab, die im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankert sind.

Oft herrscht Unsicherheit: Zählt die Aushilfe mit? Was ist mit dem Steuerbüro in Papenburg, das nur wenige Angestellte hat, aber hochsensible Finanzdaten verarbeitet? Oder dem Handwerksbetrieb in Emden mit 15 Leuten im Büro und auf der Baustelle? Die gute Nachricht: Die Schwellenwerte sind ganz konkret definiert.

Die folgende Infografik gibt dir einen schnellen Entscheidungsbaum an die Hand, mit dem du sofort prüfen kannst, ob dein Unternehmen betroffen ist.

Wie die Grafik zeigt, ist die Mitarbeiterzahl von 20 eine entscheidende Hürde. Aber auch bei weniger Personal kann die Pflicht greifen, nämlich dann, wenn dein Kerngeschäft die Verarbeitung besonders sensibler Daten umfasst.

DSGVO und BDSG Schwellenwerte im Überblick

Um dir die Sache noch einfacher zu machen, haben wir die wichtigsten Kriterien in einer Tabelle zusammengefasst. So siehst du auf einen Blick, wo dein Unternehmen steht. Diese Tabelle zeigt die zentralen Kriterien, ab wann die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach DSGVO und deutschem BDSG zur Pflicht wird.

Regelwerk	Regelmäßige Mitarbeiterzahl (personenbezogene Datenverarbeitung)	Art der Datenverarbeitung	Beispiele für Pflicht
BDSG	In der Regel 20 oder mehr Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.	Unabhängig von der Art der Daten, solange die Verarbeitung automatisiert erfolgt (z. B. am PC).	Ein typisches mittelständisches Unternehmen im Gewerbegebiet an der A31 mit 25 Mitarbeitenden, die Kundendaten verwalten.
DSGVO	Unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien besteht.	Verarbeitung von Gesundheitsdaten, genetischen/biometrischen Daten, Daten zur ethnischen Herkunft oder politischen Meinung.	Eine Arztpraxis in Leer, eine Anwaltskanzlei in Meppen oder ein Pflegedienst, der Patientendaten verarbeitet.

Diese Regeln bilden das Fundament. Wenn du tiefer in die Materie einsteigen möchtest, findest du in unserem umfassenden DSGVO-Guide für KMU weitere praxisnahe Informationen.

Denk auch daran: Abgesehen von der Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist die Bereitstellung und Pflege Ihrer Datenschutzerklärung eine grundlegende Anforderung des Datenschutzes, die jedes Unternehmen erfüllen muss.

Die entscheidende Rolle der Mitarbeiterzahl

Die häufigste Frage, die uns hier in Ostfriesland und im Emsland gestellt wird, dreht sich um eine ganz konkrete Zahl: die Mitarbeiter. Denn genau die entscheidet oft darüber, ob du einen Datenschutzbeauftragten brauchst oder nicht. Aber was heißt das eigentlich genau, „ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt“?

Viele Geschäftsführer und Praxisleiter sind unsicher: Zählt die Aushilfe im Lager mit? Was ist mit dem freien Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet? Diese Fragen klären wir jetzt – praxisnah und ohne Juristendeutsch.

Der Schwellenwert von 20 Personen

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gibt eine klare Faustregel vor: In der Regel musst du einen Datenschutzbeauftragten benennen, sobald sich mindestens 20 Personen in deinem Unternehmen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.

Entscheidend ist dabei nicht die Gesamtzahl der Angestellten auf deiner Lohnliste. Es geht um die Anzahl der Köpfe, die tatsächlich regelmäßig am PC, Tablet oder Smartphone auf Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantendaten zugreifen.

Der entscheidende Punkt ist die Aufgabe, nicht der Vertrag. Es geht darum, wer tatsächlich und regelmäßig mit digitalen personenbezogenen Daten arbeitet – egal ob Vollzeit, Teilzeit oder als freier Mitarbeiter.

Wer zählt mit und wer nicht?

Um das Ganze greifbarer zu machen, schauen wir uns mal an, wer typischerweise in diese Zählung hineinfällt und wer nicht.

Diese Personen zählen in der Regel mit:

• Mitarbeiter im Büro: Jeder, der regelmäßig E-Mails schreibt, Kundendaten im CRM-System pflegt oder digitale Personalakten verwaltet. Das betrifft also klassischerweise die Buchhaltung, den Vertrieb und das Sekretariat.
• Geschäftsführung und Leitungspersonal: Auch du als Geschäftsführer oder deine Abteilungsleiter zählen dazu, wenn ihr regelmäßig auf Mitarbeiter- oder Kundendaten zugreift.
• Teilzeitkräfte und Werkstudenten: Sobald sie regelmäßig Aufgaben am Computer erledigen, bei denen personenbezogene Daten eine Rolle spielen, müssen sie mitgezählt werden. Der Stundenumfang ist dabei egal.
• Freie Mitarbeiter und Leiharbeiter: Wenn diese Personen fest in deine Betriebsabläufe eingebunden sind und wie interne Mitarbeiter regelmäßig Zugriff auf deine Systeme haben, zählen sie ebenfalls dazu.

Diese Personen zählen oft nicht mit:

• Reine Produktions- oder Lagermitarbeiter: Ein Kollege, der ausschließlich an einer Maschine steht oder Pakete packt und keinen eigenen PC-Zugang hat, fällt hier raus.
• Reinigungskräfte oder externe Dienstleister: Solange sie keinen Zugriff auf deine IT-Systeme mit personenbezogenen Daten haben, zählen sie nicht.
• Mitarbeiter in Elternzeit oder Langzeitkranke: Da sie nicht aktiv und „ständig“ mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, werden sie für diesen Zeitraum nicht mitgezählt.

Ein Beispiel aus dem Unternehmensalltag in Emden

Stell dir einen mittelständischen Handwerksbetrieb in Emden vor. Das Unternehmen hat insgesamt 25 Angestellte. Auf den ersten Blick scheint die Sache klar, aber schauen wir genauer hin:

• 12 Monteure sind auf Baustellen unterwegs und nutzen lediglich ein Firmenhandy zur Zeiterfassung. Zugriff auf Kundendatenbanken oder Angebote haben sie nicht.
• 8 Mitarbeiter arbeiten im Büro, erstellen Angebote, schreiben Rechnungen und verwalten die Personaldaten.
• 2 Auszubildende rotieren durch die Abteilungen und arbeiten dabei auch im Büro am PC mit.
• 2 Geschäftsführer haben vollen Zugriff auf alle Systeme.
• 1 Reinigungskraft kommt nach Feierabend.

Die Rechnung sieht so aus: 8 (Büro) + 2 (Azubis) + 2 (Geschäftsführer) = 12 Personen. Die Monteure und die Reinigungskraft zählen nicht mit. Das Unternehmen liegt also deutlich unter der 20-Personen-Grenze und braucht allein aufgrund der Mitarbeiterzahl keinen Datenschutzbeauftragten.

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, genau hinzuschauen. Es geht nicht um die Gesamtzahl der Köpfe, sondern um die tatsächliche, regelmäßige Arbeit mit personenbezogenen Daten.

Aber Achtung: Die Mitarbeiterzahl ist nur ein Kriterium. Unabhängig davon kann auch die Art der Daten, die du verarbeitest, eine Pflicht auslösen – selbst wenn du nur ein kleines Team hast. Das schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an.

Warum sensible Daten besondere Regeln erfordern

Die reine Mitarbeiterzahl ist nur die halbe Miete. Egal, ob du ein kleines Team in Leer oder einen größeren Betrieb in Papenburg führst – es gibt eine zweite, extrem wichtige Regel, die alles auf den Kopf stellen kann: die Art der Daten, die du verarbeitest.

Sobald dein Kerngeschäft die Verarbeitung besonders sensibler Daten beinhaltet, wird ein Datenschutzbeauftragter fast immer zur Pflicht. Und zwar ganz unabhängig davon, ob du fünf oder fünfzehn Mitarbeiter hast. Die DSGVO spricht hier von „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“. Das klingt erstmal sperrig, meint aber schlicht Informationen, die extrem schutzwürdig sind.

Was genau sind sensible Daten?

Stell dir diese Daten wie den innersten Kern der Privatsphäre einer Person vor. Geraten solche Informationen in die falschen Hände, kann der Schaden für die Betroffenen gewaltig sein. Genau deshalb gelten hier die strengsten Regeln.

Zur Kategorie der sensiblen Daten gehören zum Beispiel:

• Gesundheitsdaten: Das ist der absolute Klassiker. Jede Arztpraxis in Leer, jedes Therapiezentrum in Rhauderfehn oder jeder Pflegedienst verarbeitet täglich Gesundheitsdaten – von Diagnosen über Behandlungsverläufe bis hin zu genetischen Infos.
• Biometrische Daten: Fingerabdrücke oder Gesichtsscans, wie sie manchmal bei Zeiterfassungssystemen zum Einsatz kommen, um eine Person eindeutig zu identifizieren.
• Daten zur ethnischen Herkunft oder politischen Meinung: Also Informationen über die Abstammung, politische Ansichten oder eine Parteimitgliedschaft.
• Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen: Angaben, welcher Religion jemand angehört.
• Gewerkschaftszugehörigkeit: Die simple Information, ob jemand Mitglied in einer Gewerkschaft ist.
• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung: Jegliche Informationen, die diesen sehr persönlichen Bereich betreffen.

Wenn die Kerntätigkeit deines Unternehmens darin besteht, eine dieser Datenarten umfangreich zu verarbeiten, ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht. Eine Arztpraxis zum Beispiel existiert ja nur, um Gesundheitsdaten zu verarbeiten – das ist ihr Geschäftszweck. Gerade weil sensible Daten besondere Regeln erfordern, sind klare und verständliche Datenschutzrichtlinien die Basis für eine saubere Verarbeitung, deren Einhaltung oft von einem Datenschutzbeauftragten überwacht wird.

Wenn dein Geschäft auf Beobachtung basiert

Es gibt noch eine weitere Situation, in der du unabhängig von der Mitarbeiterzahl einen Datenschutzbeauftragten brauchst: die systematische und umfangreiche Beobachtung von Personen. Auch hier steht die Kerntätigkeit deines Unternehmens im Mittelpunkt.

Denk dabei an Geschäftsmodelle, bei denen das Verhalten von Menschen im großen Stil überwacht und analysiert wird. Das kann online genauso passieren wie offline.

Typische Beispiele dafür sind:

• Online-Tracking: Ein Webshop, der das Surfverhalten seiner Nutzer über verschiedene Seiten hinweg detailliert verfolgt, um haargenaue personalisierte Werbung auszuspielen.
• Videoüberwachung im öffentlichen Raum: Ein Sicherheitsdienst, der große Bereiche eines Einkaufszentrums oder Parkhauses systematisch mit Kameras überwacht.
• Bonitätsprüfungen: Unternehmen, deren Hauptgeschäft es ist, die Kreditwürdigkeit von Personen zu bewerten und daraus Profile zu erstellen.

Solche Geschäftsmodelle greifen tief in die Privatsphäre ein. Deshalb verlangt der Gesetzgeber hier von Anfang an die Kontrollinstanz eines Datenschutzbeauftragten. Ein klares Verständnis der rechtlichen Grundlagen ist hier unerlässlich. Wenn du tiefer einsteigen möchtest, findest du in unserem Beitrag wertvolle Informationen über grundlegende Maßnahmen zur Datensicherheit.

Ein Beispiel aus dem Saterland

Stell dir eine kleine, private Pflegeeinrichtung im Saterland mit nur acht Mitarbeitenden vor. Nach der 20-Personen-Regel wäre hier eigentlich kein Datenschutzbeauftragter nötig.

Aber: Die Kerntätigkeit dieser Einrichtung ist die Pflege und Betreuung von Menschen. Das heißt, es werden tagtäglich Gesundheitsdaten verarbeitet – vom Blutdruck über Medikamentenpläne bis hin zu Diagnosen und Pflegeberichten. Diese Verarbeitung ist kein Nebeneffekt, sondern der zentrale Zweck des Betriebs.

Deshalb muss diese Einrichtung trotz der geringen Mitarbeiterzahl einen Datenschutzbeauftragten benennen. Dieses Beispiel zeigt perfekt, dass die Art der Daten oft viel schwerer wiegt als die reine Größe des Teams. Es macht deutlich, warum die Frage „Datenschutzbeauftragter ab wann Pflicht?“ nicht allein mit einer Zahl beantwortet werden kann.

Die Anfänge des Datenschutzes: Eine hessische Erfindung

Wusstest du eigentlich, dass die Idee eines Datenschutzbeauftragten ihre Wurzeln tief in Deutschland hat? Lange bevor die DSGVO in aller Munde war, hat Deutschland hier schon Pionierarbeit geleistet. Die heutigen Regelungen sind also keine plötzliche Erfindung aus Brüssel, sondern das Ergebnis einer langen Entwicklung, die direkt bei uns begann.

Alles startete in den 1970er-Jahren. Stell dir vor: Die ersten Computer zogen langsam in die Büros ein – auch hier in Ostfriesland und im Emsland. Mit ihnen wuchs die Sorge, was mit all den Daten passieren könnte, die nun digital gespeichert wurden. Man erkannte früh, dass diese neue Technologie eine neue Form der Kontrolle brauchte.

Hessen schreibt Geschichte

Genau in dieser Zeit des Umbruchs passierte etwas Bemerkenswertes. Das Bundesland Hessen ergriff die Initiative und verabschiedete im Herbst 1970 als weltweit erstes Land überhaupt ein Datenschutzgesetz. Dieses Gesetz war eine direkte Antwort auf die wachsende Automatisierung der Datenverarbeitung und schuf eine völlig neue Institution: den unabhängigen Datenschutzbeauftragten als Kontrollinstanz.

Am 8. Juni 1971 wurde dann Willi Birkelbach vom Hessischen Landtag zum weltweit ersten Datenschutzbeauftragten gewählt. Damit ist die Position des Datenschutzbeauftragten eine rein hessische Erfindung, die später zum Vorbild für ganz Deutschland und schließlich für Europa wurde. Wenn du tiefer in diese spannenden Anfänge eintauchen möchtest, kannst du die Geschichte des Datenschutzes auf der Seite des Hessischen Datenschutzbeauftragten nachlesen.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist also kein modernes Bürokratiemonster, sondern eine deutsche Erfindung. Sie entstand aus dem Bedürfnis heraus, die Grundrechte der Bürger im digitalen Zeitalter zu schützen.

Diese kleine Zeitreise zeigt, warum der Datenschutz in Deutschland so einen hohen Stellenwert hat. Die Frage „Datenschutzbeauftragter ab wann Pflicht?“ ist nicht nur eine rechtliche Formalität, sondern Teil einer langen Tradition des Schutzes persönlicher Informationen. Im Kern geht es darum, das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern zu wahren – ein Wert, der gerade für mittelständische Unternehmen in unserer Region von Leer bis Meppen unschätzbar ist.

Die heutigen Gesetze, die auf diesen frühen Überlegungen aufbauen, geben uns klare Leitplanken an die Hand. Sie sorgen dafür, dass wir die Chancen der Digitalisierung nutzen können, ohne die Privatsphäre aufs Spiel zu setzen. Dieses Hintergrundwissen hilft dabei, die Notwendigkeit und den Sinn hinter den heutigen Regelungen besser zu verstehen – und sie nicht nur als lästige Pflicht, sondern als echtes Qualitätsmerkmal für dein Unternehmen zu begreifen.

Intern oder extern? So triffst du die richtige Wahl für dein Unternehmen

Wenn du festgestellt hast, dass dein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten braucht, stehst du direkt vor der nächsten großen Entscheidung: Bestellst du jemanden aus dem eigenen Team oder holst du dir einen externen Experten ins Boot? Beide Wege haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile.

Viele Unternehmer, gerade hier bei uns in der Region von Papenburg bis Oldenburg, denken zuerst an die interne Lösung. Das ist auch total verständlich. Ein Kollege, der das Geschäft, die Abläufe und die Kultur bereits in- und auswendig kennt, scheint auf den ersten Blick die einfachste und naheliegendste Wahl zu sein.

Die Sache ist aber ein ganzes Stück komplexer, als sie zunächst aussieht. Ein interner Datenschutzbeauftragter muss nicht nur die nötige Fachkunde nachweisen können, sondern auch frei von Interessenkonflikten sein. Und genau hier liegt oft die größte Hürde.

Der interne Datenschutzbeauftragte – eine naheliegende, aber anspruchsvolle Lösung

Die Idee, einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter diese wichtige Aufgabe zu übertragen, ist verlockend. Jemand, der die Firma schon lange kennt, kann Datenschutzfragen direkt im Kontext der täglichen Arbeit bewerten. Stell dir einen Mitarbeiter in deinem Betrieb in Rhauderfehn vor, der die Prozesse genau kennt – das ist ein unschätzbarer Vorteil.

Doch die Anforderungen sind hoch. Diese Person braucht nicht nur genug Zeit für die neue Rolle, sondern auch ein festes Budget für regelmäßige Fortbildungen. Das Datenschutzrecht schläft nämlich nicht und entwickelt sich ständig weiter. Viel entscheidender ist aber der potenzielle Interessenkonflikt.

Ein Datenschutzbeauftragter muss die Geschäftsführung kontrollieren und beraten. Wenn diese Aufgabe aber jemand übernimmt, der gleichzeitig für die IT, das Personal oder sogar die Geschäftsleitung selbst verantwortlich ist, entsteht ein unlösbarer Konflikt. Man kann sich eben schlecht selbst überwachen.

Aus diesem Grund scheiden bestimmte Positionen von vornherein aus:

• Geschäftsführer oder Inhaber: Sie können sich nicht selbst kontrollieren. Das wäre, als würde der Angeklagte gleichzeitig der Richter sein.
• IT-Leitung: Die IT-Abteilung setzt technische Maßnahmen um. Der Datenschutzbeauftragte muss aber prüfen, ob diese Maßnahmen den rechtlichen Anforderungen genügen. Ein klassischer Zielkonflikt.
• Personalleitung: Diese Position arbeitet tagtäglich mit hochsensiblen Mitarbeiterdaten. Auch hier ist die nötige kritische Distanz zur Überprüfung der eigenen Prozesse kaum gegeben.

Der externe Datenschutzbeauftragte – der Experte mit dem Blick von außen

Die Alternative ist, einen externen Dienstleister wie uns zu beauftragen. Das mag sich anfangs wie ein größerer Schritt anfühlen, bringt aber entscheidende Vorteile mit sich, die gerade kleineren und mittleren Unternehmen im Emsland und in Ostfriesland zugutekommen.

Ein externer Experte bringt tiefes, aktuelles Fachwissen mit, das ein interner Mitarbeiter neben seiner eigentlichen Arbeit kaum aufbauen und aktuell halten kann. Er agiert unabhängig und objektiv, hat keine betriebsinternen Verflechtungen und kann daher Prozesse neutral bewerten und auf mögliche Schwachstellen hinweisen – ohne Rücksicht auf interne Hierarchien oder Befindlichkeiten. Das schafft Rechtssicherheit und schützt dich als Geschäftsführer vor empfindlichen Haftungsrisiken. Die Kosten sind zudem meist klar kalkulierbar und oft geringer als die Summe aus Gehalt, teuren Weiterbildungen und der Arbeitszeit, die dem internen Mitarbeiter für seinen eigentlichen Job fehlt.

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Ein direkter Vergleich der Vor- und Nachteile, damit du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen treffen kannst.

Kriterium	Interner Datenschutzbeauftragter	Externer Datenschutzbeauftragter
Fachwissen	Muss erst aufgebaut und durch teure Schulungen ständig aktuell gehalten werden. Das kostet Zeit und Geld.	Tiefes, spezialisiertes Fachwissen ist von Anfang an vorhanden und wird laufend aktualisiert.
Kosten	Versteckte Kosten durch Gehaltsanteil, Weiterbildungen und Arbeitszeitausfall im Hauptjob.	Klare, kalkulierbare monatliche oder jährliche Pauschale. Oft günstiger als eine interne Lösung.
Interessenkonflikt	Hohes Risiko, da die Person oft in anderen verantwortlichen Positionen (IT, HR) tätig ist und sich selbst kontrollieren müsste.	Kein Interessenkonflikt, da er unabhängig vom Unternehmen agiert. Die Objektivität ist gewährleistet.
Betriebsblindheit	Gefahr, etablierte, aber datenschutzrechtlich problematische Prozesse zu übersehen, weil man es „schon immer so gemacht hat“.	Bringt eine neutrale Perspektive und den wichtigen Blick von außen mit. Erkennt Risiken oft schneller.
Verfügbarkeit	Begrenzte Verfügbarkeit durch Urlaub, Krankheit oder die eigentliche Haupttätigkeit.	Garantierte Verfügbarkeit durch einen Dienstleistungsvertrag, oft mit einer klaren Stellvertreterregelung.
Haftung	Das Unternehmen haftet voll für Fehler des internen Beauftragten.	Der externe Dienstleister übernimmt in der Regel die Haftung für seine Beratung (über eine Berufshaftpflichtversicherung).
Unternehmenskenntnis	Kennt die internen Abläufe und Ansprechpartner von Beginn an sehr gut. Ein klarer Startvorteil.	Benötigt eine Einarbeitungszeit, um das Unternehmen und seine spezifischen Prozesse kennenzulernen.

Am Ende hängt die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten natürlich von deiner Unternehmensgröße, deinen Ressourcen und deiner Risikobereitschaft ab. Unsere Erfahrung zeigt aber: Für viele Betriebe entlang der A28 und A31 ist die externe Lösung der sicherere, effizientere und langfristig oft sogar günstigere Weg.

Die nächsten Schritte zur korrekten Benennung

Okay, du hast also festgestellt, dass du einen Datenschutzbeauftragten (DSB) brauchst. Erstmal durchatmen – das ist kein Grund zur Panik. Ganz im Gegenteil: Es ist ein entscheidender Schritt, um dein Unternehmen rechtlich auf sichere Füße zu stellen und das Vertrauen von Kunden wie Mitarbeitern zu stärken. Wir führen dich jetzt ganz praktisch durch den Prozess, damit alles glattläuft.

Die offizielle Bestellung des Datenschutzbeauftragten

Der erste und wichtigste Akt ist die offizielle und schriftliche Bestellung. Egal, ob du dich für einen internen Mitarbeiter oder einen externen Experten entscheidest, dieser formelle Schritt ist unverzichtbar. Eine mündliche Zusage oder eine kurze E-Mail genügen hier definitiv nicht.

Dieses Dokument, oft auch „Bestellungsurkunde“ genannt, muss klar und unmissverständlich sein. Es bildet die rechtliche Grundlage für die Arbeit des Datenschutzbeauftragten und schützt beide Seiten – dein Unternehmen und die benannte Person.

Was muss in diese Bestellungsurkunde rein?

• Klare Benennung: Wer wird bestellt? Name und Kontaktdaten müssen eindeutig sein.
• Zeitpunkt der Bestellung: Ab wann genau gilt die Benennung? Ein konkretes Datum ist Pflicht.
• Definition der Aufgaben: Welche Aufgaben und Pflichten übernimmt der DSB laut DSGVO und BDSG? Dazu gehören vor allem Überwachung, Beratung und die Zusammenarbeit mit den Behörden.
• Zusicherung der Ressourcen: Du musst garantieren, dass der DSB die nötige Zeit, das Budget für Weiterbildungen und den Zugang zu allen relevanten Informationen bekommt, um seine Aufgaben unabhängig erfüllen zu können.
• Besonderer Kündigungsschutz (für interne DSB): Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt einen besonderen Kündigungsschutz, ähnlich wie ein Betriebsratsmitglied. Das sollte ebenfalls erwähnt werden.

Diese Urkunde wird von dir als Geschäftsführer und vom zukünftigen DSB unterschrieben. Erst dann ist die Bestellung formal abgeschlossen.

Die Meldung bei der Aufsichtsbehörde

Direkt nach der internen Bestellung kommt der nächste obligatorische Schritt: die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde. Jedes Bundesland hat seine eigene Datenschutzbehörde. Für uns in Niedersachsen, also auch für Unternehmen in Leer, Papenburg oder Emden, ist das „Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen“.

Die Meldung muss unverzüglich nach der Benennung erfolgen. Die meisten Behörden stellen dafür ein einfaches Online-Formular auf ihrer Webseite bereit. Dort trägst du die Kontaktdaten deines Unternehmens und deines neuen Datenschutzbeauftragten ein.

Das ist keine Bitte, sondern eine Pflicht. Eine versäumte oder verspätete Meldung kann bereits ein Bußgeld nach sich ziehen. Mein Tipp: Erledige das direkt nach der Unterschrift auf der Bestellungsurkunde!

Die Bekanntmachung im Unternehmen und nach außen

Der letzte, aber nicht minder wichtige Schritt ist die Kommunikation. Dein neuer Datenschutzbeauftragter kann nur dann effektiv arbeiten, wenn jeder im Unternehmen weiß, wer er ist und wofür er zuständig ist.

Intern:

• Informiere deine Mitarbeiter über die Benennung. Das geht ganz einfach per E-Mail, über das Intranet oder in einem Team-Meeting.
• Stelle die Kontaktdaten bereit, damit jeder Mitarbeiter bei Fragen zum Datenschutz einen direkten Ansprechpartner hat.

Extern:

• Die Kontaktdaten deines Datenschutzbeauftragten müssen öffentlich zugänglich sein. Der einfachste und üblichste Weg ist, sie in deiner Datenschutzerklärung auf der Webseite zu veröffentlichen.
• Eine E-Mail-Adresse (zum Beispiel datenschutz@deine-firma.de) ist hier oft ausreichend. Eine direkte Telefonnummer muss nicht zwingend angegeben werden, solange eine Kontaktaufnahme unkompliziert möglich ist.

Die korrekte Benennung ist eng mit deiner allgemeinen Dokumentationspflicht verknüpft. Das betrifft nicht nur die Bestellungsurkunde, sondern auch andere Bereiche, wie die E-Mail-Kommunikation. Eine saubere Dokumentation und Archivierung ist ein zentraler Baustein des Datenschutzes. In unserem Artikel erfährst du mehr über das wichtige Thema der revisionssicheren E-Mail-Archivierung.

Häufige Fragen zum Datenschutzbeauftragten

Hier haben wir die Antworten auf die Fragen, die uns im Gespräch mit Unternehmern aus Ostfriesland und dem Emsland am häufigsten begegnen. So hast du die wichtigsten Punkte direkt auf einen Blick.

Was passiert, wenn ich keinen Datenschutzbeauftragten benenne, obwohl ich einen brauche?

Ganz einfach: Das kann richtig teuer werden. Die Datenschutzbehörden können Bußgelder verhängen, die es in sich haben – bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % deines weltweiten Jahresumsatzes. Je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das ist kein Pappenstiel und kann für ein Unternehmen schnell existenzbedrohend werden.

Außerdem riskierst du Abmahnungen von Wettbewerbern. Die könnten einen fehlenden Datenschutzbeauftragten als unlauteren Wettbewerbsvorteil ansehen. Die Investition in einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten ist also nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern vor allem eine kluge unternehmerische Entscheidung, die dich vor enormen finanziellen Risiken schützt.

Muss auch ein kleiner Verein einen Datenschutzbeauftragten haben?

In den allermeisten Fällen lautet die Antwort: Nein. Für Vereine gelten im Grunde die gleichen Regeln wie für Unternehmen. Die magische Grenze liegt auch hier bei mindestens 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung von Mitgliederdaten zu tun haben.

Ein kleiner Sportverein in Dörpen oder ein Kulturverein in Hesel, bei dem nur der Vorstand ab und zu die Mitgliederliste pflegt, erreicht diese Zahl normalerweise bei Weitem nicht. Eine Ausnahme kann aber bestehen, wenn der Verein besondere Datenkategorien verarbeitet – zum Beispiel Gesundheitsdaten in einem Reha-Sportverein. Im Zweifel solltest du das immer kurz prüfen lassen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Kann ich als Geschäftsführer die Aufgaben selbst übernehmen?

Hier gibt es ein klares Nein. Als Geschäftsführer oder Inhaber befindest du dich in einem Interessenkonflikt, der die Übernahme dieser Rolle von vornherein ausschließt. Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig sein und die Geschäftsführung kontrollieren können – du kannst dich schlecht selbst überwachen.

Der Grundsatz lautet: Wer über die Mittel und Zwecke der Datenverarbeitung entscheidet, darf nicht gleichzeitig sein eigener Kontrolleur sein.

Diese Unabhängigkeit ist eine absolute Kernanforderung der DSGVO. Das Gleiche gilt übrigens meistens auch für den IT-Leiter oder die Personalleitung. Da sie in ihren Hauptfunktionen maßgeblich an der Datenverarbeitung beteiligt sind, würde auch hier ein Interessenkonflikt eine wirksame Kontrolle unmöglich machen.

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Datenschutz ist ein komplexes Thema, aber du musst es nicht alleine meistern. Wenn du unsicher bist, ob du einen Datenschutzbeauftragten brauchst oder Unterstützung bei der Umsetzung suchst, sind wir von Hainke Computer für dich da. Wir kennen die Herausforderungen von Unternehmen hier in der Region und helfen dir, eine sichere und pragmatische Lösung zu finden. Meld dich gern für ein unverbindliches Gespräch!