E Mail Spam Filter: Schutz für dein Unternehmen | Guide & Tipps

Ein professioneller E-Mail-Spamfilter ist wie der wachsame Sicherheitsmitarbeiter am Empfang deiner Firma. Er entscheidet sekundenschnell, welche Nachrichten sicher sind und welche eine Bedrohung darstellen könnten – und hält so gefährliche Inhalte von deinem Team fern. Ohne diesen Schutz ist dein Postfach ein offenes Tor für Risiken.

Warum dein Postfach mehr als nur einen Standardfilter braucht

Stell dir dein E-Mail-Postfach als die digitale Schaltzentrale deines Unternehmens vor. Hier laufen Kundenanfragen, Rechnungen, interne Absprachen und vertrauliche Dokumente zusammen. Eine Flut an Spam ist dabei nicht nur nervig, sondern eine ernsthafte Gefahr für deinen Betriebsablauf und deine Datensicherheit.

Spam ist längst nicht mehr nur unerwünschte Werbung. Moderne Spam-Nachrichten sind oft hochprofessionell gestaltete Angriffsversuche. Sie tarnen sich geschickt als Rechnungen von bekannten Lieferanten, als Nachrichten von der Bank oder sogar als E-Mails von Kollegen.

Die wahren Gefahren hinter Spam-Mails

Die Risiken, die mit schlecht gefilterten E-Mails einhergehen, sind vielfältig und können deinem Unternehmen echten Schaden zufügen. Es geht hier nicht um Bequemlichkeit, sondern um fundamentale Geschäftssicherheit.

Die häufigsten Bedrohungen sind:

• Phishing-Angriffe: Betrüger versuchen, an deine Zugangsdaten für Online-Banking, Unternehmensnetzwerke oder andere sensible Konten zu gelangen.
• Malware und Ransomware: Schädliche Anhänge oder Links können Viren, Trojaner oder Erpressersoftware installieren, die deine gesamten Daten verschlüsseln und den Betrieb lahmlegen.
• Produktivitätsverlust: Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, Spam manuell auszusortieren, anstatt sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Ein ungeschütztes Postfach ist eine offene Einladung für Cyberkriminelle. Es geht nicht darum, ob eine gefährliche Mail durchkommt, sondern nur darum, wann.

Warum eingebaute Filter nicht ausreichen

Die Standardfilter von E-Mail-Anbietern wie Outlook oder Gmail bieten zwar einen gewissen Basisschutz, sind für die gezielten und immer raffinierteren Angriffe auf Unternehmen aber schlichtweg nicht ausreichend. Professionelle Spamfilter nutzen mehrstufige Abwehrmechanismen, die weit über einfache Schlüsselwort-Analysen hinausgehen. So erfüllen sie die grundlegenden Schutzziele der IT-Sicherheit wesentlich besser.

Die schiere Menge an Spam macht deutlich, wie wichtig eine starke Abwehr ist. Daten zeigen, dass kommerzielle Firewalls in Deutschland monatlich über 700 Millionen bedrohliche Nachrichten ausfiltern. Eine beeindruckende Zahl, die zeigt, wie groß die Bedrohungslage tatsächlich ist.

Ein professioneller E-Mail-Spamfilter ist daher keine Option, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das seine Daten und Prozesse schützen will.

Wie moderne E-Mail-Spam-Filter Angriffe erkennen

Vergiss das Bild vom simplen Türsteher, der nur Namen auf einer Liste abhakt. Ein moderner E-Mail-Spam-Filter ist eher wie ein erfahrener Tatort-Ermittler. Er sammelt und kombiniert unzählige kleine Hinweise, um sich ein klares Bild von der Lage zu machen – und genau so hält er dein Postfach sauber und sicher.

Keine Sorge, wir ersparen dir das technische Kauderwelsch. Die Methoden, die dahinterstecken, sind eigentlich ziemlich logisch und lassen sich gut mit Beispielen aus dem Alltag vergleichen. Jede einzelne E-Mail muss eine ganze Reihe von Prüfungen bestehen, bevor sie überhaupt eine Chance hat, in deinem Posteingang zu landen.

Der Ruf des Absenders zählt

Als Allererstes wirft der Filter einen genauen Blick auf den Ruf der Absenderadresse und des Servers, von dem die Mail verschickt wird. Das kannst du dir wie eine Art Schufa-Auskunft für E-Mail-Versender vorstellen.

• Bekannt für Spam? Der Filter gleicht den Absender mit weltweiten schwarzen Listen (sogenannten Blocklists) ab. Steht die Adresse dort drauf, wird die Mail sofort abgewiesen. Keine Chance.
• Verdächtiges Verhalten? Was ist, wenn ein Server, der bisher kaum Mails verschickt hat, plötzlich riesige Mengen versendet? Das ist ein klassisches Alarmsignal für einen gekaperten Server.

Allein diese Reputationsprüfung fängt schon einen gewaltigen Teil des offensichtlichen Massen-Spams ab, bevor überhaupt eine tiefere Analyse nötig wird.

Der digitale Ausweis des Absenders

Danach geht es zur Ausweiskontrolle. Hier werden technische Echtheitszertifikate geprüft, die beweisen, dass der Absender auch wirklich der ist, für den er sich ausgibt. Diese Verfahren sind extrem wichtig, um gefälschte Absenderadressen zu entlarven – eine Taktik, die bei Phishing-Angriffen ständig zum Einsatz kommt.

Falls du genauer wissen willst, wie Kriminelle solche Identitäten fälschen, schau dir unseren Beitrag an, der erklärt, was Spoofing ist und wie du dich schützt.

Die drei wichtigsten Standards dabei sind:

• SPF (Sender Policy Framework): Prüft, ob der versendende Mailserver überhaupt die Erlaubnis hat, im Namen dieser Domain E-Mails zu verschicken.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Verpasst der E-Mail eine digitale Signatur. Man kann sich das wie ein unversehrtes Siegel vorstellen, das bestätigt, dass die Nachricht auf dem Weg zu dir nicht manipuliert wurde.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): Kombiniert SPF und DKIM und gibt dem empfangenden Server klare Anweisungen, was er mit E-Mails tun soll, die diese Prüfungen nicht bestehen – zum Beispiel direkt in den Spam-Ordner verschieben oder komplett blockieren.

Stell es dir so vor: SPF sagt, wer sprechen darf. DKIM stellt sicher, dass das Gesagte unterwegs nicht verändert wurde. Und DMARC setzt die Regeln durch, wenn jemand versucht zu schummeln.

Die intelligente Inhaltsanalyse

Zu guter Letzt nimmt sich der Filter den Inhalt der E-Mail vor. Dank künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen wird diese Analyse von Tag zu Tag cleverer. Der Filter achtet längst nicht mehr nur auf typische Spam-Wörter.

Er erkennt komplexe Muster, wie unübliche Formulierungen, dringende Handlungsaufforderungen oder merkwürdig konstruierte Links. Weil er aus Millionen von E-Mails lernt, passt er sich ständig an die neuesten Betrugsmaschen an. So entlarvt er selbst gut getarnte Phishing-Versuche, die für das menschliche Auge auf den ersten Blick täuschend echt aussehen.

Die verschiedenen Arten von Spamfiltern im Überblick

Wenn es um einen professionellen E-Mail-Spamfilter geht, gibt es nicht die eine Lösung, die für jedes Unternehmen passt. Je nach Firmengröße, IT-Infrastruktur und Sicherheitsanforderungen kommen ganz unterschiedliche Ansätze infrage. Die gute Nachricht: Du musst kein IT-Experte sein, um die grundlegenden Unterschiede zu verstehen.

Im Grunde lassen sich die gängigsten Spamfilter in drei Hauptkategorien einteilen. Jede hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, die wir uns jetzt mal genauer anschauen. So bekommst du ein Gefühl dafür, welcher Weg für dich der richtige sein könnte.

Die folgende Infografik verdeutlicht das Ziel jeder dieser Lösungen: ein sicheres und aufgeräumtes Postfach für dich und dein Team.

Letztendlich geht es immer darum, die digitale Kommunikation deines Unternehmens zuverlässig abzusichern, damit ihr euch auf das Wesentliche konzentrieren könnt.

Cloud-basierte Spamfilter (Hosted)

Das ist mit Abstand die beliebteste und unkomplizierteste Variante für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen. Hierbei wird der gesamte E-Mail-Verkehr deines Unternehmens über die Server eines spezialisierten Anbieters geleitet, bevor er überhaupt bei dir ankommt.

Stell es dir wie ein externes Sicherheitszentrum vor, das deine Post sortiert. Nur die sauberen und geprüften E-Mails werden an deinen eigenen Mailserver weitergeleitet. Der große Vorteil ist, dass du dich um nichts kümmern musst – keine Installation, keine Wartung, keine Updates.

Ein Cloud-basierter Filter ist wie ein Wachdienst, den du engagierst. Er fängt die Probleme ab, bevor sie überhaupt dein Firmengelände erreichen. Das entlastet deine eigene Infrastruktur und dein IT-Team enorm.

Hardware-Spamfilter (Appliance)

Eine Hardware-Appliance ist ein spezielles Gerät, das du direkt in deinem eigenen Firmennetzwerk installierst. Es wird zwischen dem Internet und deinem Mailserver geschaltet und übernimmt dort die komplette Filterung des E-Mail-Verkehrs.

Diese Lösung gibt dir die volle Kontrolle, da alles bei dir im Haus abläuft. Das bedeutet aber auch, dass du oder dein IT-Partner für die Einrichtung, die Wartung und die regelmäßigen Updates verantwortlich seid.

Software-Spamfilter (On-Premise)

Die dritte Möglichkeit ist eine reine Software-Lösung. Diese installierst du direkt auf deinem eigenen Mailserver oder einem dedizierten Server in deinem Unternehmen. Ähnlich wie bei der Hardware-Lösung behältst du die volle Kontrolle über alle Einstellungen und Daten.

Allerdings erfordert dieser Ansatz das meiste technische Know-how. Du bist selbst dafür verantwortlich, die Software aktuell zu halten, um gegen neue Bedrohungen gewappnet zu sein. Zudem belastet die Software die Ressourcen deines Servers, was bei hohem E-Mail-Aufkommen zu Leistungseinbußen führen kann.

Vergleich von Spamfilter-Lösungen für KMU

Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die drei Varianten hier mal direkt gegenübergestellt. So siehst du auf einen Blick, welche Lösung am besten zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.

Filter-Typ	Vorteile	Nachteile	Ideal für
Cloud-basiert	Sehr einfache Einrichtung, keine Wartung nötig, immer aktuell, hohe Skalierbarkeit	Geringere Kontrolle über Daten, laufende Kosten (Abo-Modell)	Unternehmen jeder Größe, die eine unkomplizierte und wartungsarme Lösung suchen.
Hardware-Appliance	Volle Kontrolle über Daten und Einstellungen, einmalige Anschaffungskosten	Höherer Einrichtungsaufwand, Wartung und Updates erforderlich, weniger flexibel skalierbar	Firmen mit eigener IT-Abteilung und strengen Datenschutzvorgaben, die volle Kontrolle wünschen.
Software (On-Premise)	Maximale Kontrolle und Anpassbarkeit, oft kostengünstiger in der Anschaffung	Hoher Wartungsaufwand, erfordert technisches Fachwissen, belastet eigene Server-Ressourcen	Unternehmen mit viel IT-Expertise im Haus und sehr spezifischen Anforderungen an die Konfiguration.

Jeder Ansatz hat seine Berechtigung. Während Cloud-Filter durch Einfachheit punkten, bieten On-Premise-Lösungen maximale Kontrolle für Firmen mit dem nötigen Fachwissen. Wäge die Vor- und Nachteile sorgfältig ab, um den besten Schutz für deine E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten.

Den richtigen Spamfilter für dein Unternehmen auswählen

Die Auswahl des passenden Spamfilters kann sich schnell anfühlen, als müsstest du aus einem riesigen Katalog die eine, perfekte Lösung fischen. Aber keine Sorge: Wenn du weißt, worauf du achten musst, wird die Entscheidung viel einfacher. Es geht darum, eine Lösung zu finden, die genau zu den Anforderungen deines Unternehmens passt und dir zuverlässig den Rücken freihält.

Denn nur einen Filter zu haben, reicht bei Weitem nicht. Die Qualität entscheidet, ob dein Team ungestört arbeiten kann oder sich ständig mit Spam und gefährlichen Mails herumschlagen muss.

Worauf es bei einem guten E-Mail-Spam-Filter ankommt

Stell dir einen professionellen E-Mail-Spam-Filter am besten wie einen erfahrenen Türsteher für dein digitales Postfach vor. Er muss nicht nur die offensichtlichen Störenfriede erkennen, sondern auch die, die sich geschickt tarnen und versuchen, unbemerkt durchzuschlüpfen.

Dabei kommt es auf drei entscheidende Kriterien an:

• Hohe Erkennungsrate: Das A und O ist, dass der Filter Spam, Phishing-Mails und Malware zuverlässig identifiziert und blockiert. Jede einzelne Mail, die durchrutscht, ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko für dein gesamtes Unternehmen.
• Niedrige Falsch-Positiv-Rate: Genauso wichtig ist aber auch die andere Seite der Medaille: Der Filter darf keine legitimen E-Mails fälschlicherweise als Spam einstufen. Geht eine wichtige Kundenanfrage oder eine dringende Rechnung im Spam-Ordner verloren, kann das echte geschäftliche Konsequenzen haben.
• Fortschrittliche Schutzmechanismen: Heutige Bedrohungen sind clever – also muss es deine Abwehr auch sein. Achte auf Funktionen wie „Sandboxing“. Dabei werden verdächtige Anhänge in einer sicheren, isolierten Umgebung geöffnet und getestet, bevor sie überhaupt Schaden anrichten können.

Ein guter Spamfilter findet die perfekte Balance: Er ist streng genug, um Gefahren abzuwehren, aber intelligent genug, um den wichtigen Geschäftsverkehr nicht zu behindern.

Der Faktor Mensch darf nicht fehlen

Selbst die beste Technik ist nur so gut wie der Support, der dahintersteht. Was passiert, wenn eine kritische Mail eines wichtigen Kunden einfach nicht ankommt? Genau in solchen Momenten brauchst du einen verlässlichen Ansprechpartner, der schnell und kompetent hilft.

Ein guter Support sorgt dafür, dass du bei Problemen nicht allein gelassen wirst und dein E-Mail-Verkehr reibungslos weiterläuft. Die Erreichbarkeit und Kompetenz des Supports sind daher ein oft unterschätztes, aber absolut kritisches Auswahlkriterium.

Die schiere Menge an Spam unterstreicht, wie wichtig diese sorgfältige Auswahl ist. In Deutschland sind täglich Milliarden Spam-E-Mails im Umlauf, und global machen sie fast die Hälfte des gesamten E-Mail-Verkehrs aus. Erschreckend ist, dass etwa 1,2 % davon gefährlicher Phishing-Spam ist, der es direkt auf deine Daten abgesehen hat. Wenn du mehr über diese alarmierenden E-Mail-Spam-Statistiken erfahren willst, wird dir schnell klar, warum ein starker Filter so wichtig ist.

Letztendlich ist die Wahl des richtigen Spamfilters eine strategische Entscheidung für die Sicherheit und Effizienz deines Unternehmens. Nimm dir die Zeit, die Optionen anhand dieser Kriterien zu bewerten. Nur so findest du eine Lösung, die dich und dein Team wirklich schützt.

Best Practices für maximalen Spamschutz im Team

Ein starker E-Mail-Spamfilter ist die technische Basis, aber die beste Technologie der Welt ist nur die halbe Miete. Wenn das Team nicht mitzieht, bleiben Lücken offen. Erst das Zusammenspiel aus einem guten Filter und geschulten Mitarbeitern macht deinen Schutz wirklich wasserdicht. Man könnte sagen, dein Team wird zur „menschlichen Firewall“.

Die folgenden Verhaltensregeln sind einfach, aber enorm wirksam. Sie lassen sich sofort im Arbeitsalltag umsetzen, erfordern keinen großen Aufwand und stärken das Sicherheitsbewusstsein im ganzen Unternehmen.

Mitarbeitersensibilisierung ist der Schlüssel

Der wichtigste Schritt ist, dein Team so zu schulen, dass es Bedrohungen selbst erkennt. Kein Filter ist perfekt. Gerade bei raffinierten Phishing-Mails, die auf den ersten Blick echt wirken, ist ein wachsames menschliches Auge unersetzlich.

Regelmäßige, kurze Schulungen sind hier Gold wert. Erkläre deinem Team ganz praktisch, worauf es ankommt:

• Absender prüfen: Sieht die E-Mail-Adresse wirklich korrekt aus oder hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen (z. B. info@paypaI.com statt info@paypal.com)?
• Dringlichkeit hinterfragen: Übt die Mail extremen Druck aus? Fordert sie sofortiges Handeln, weil angeblich ein Konto gesperrt wird? Das ist ein klassisches Alarmzeichen.
• Links und Anhänge meiden: Die goldene Regel lautet: Im Zweifel niemals auf unbekannte Links klicken oder unerwartete Anhänge öffnen.

Wenn du dein Team fit machst, Gefahren selbst zu erkennen, baust du eine unglaublich starke, zusätzliche Verteidigungslinie auf. In unserem Artikel über die Macht der Mitarbeitersensibilisierung zeigen wir dir, wie du solche Schulungen wirksam gestaltest.

Listen pflegen und Quarantäne prüfen

Ein guter Spamfilter gibt dir Werkzeuge an die Hand, um seine Treffsicherheit weiter zu verbessern. Nutze diese, aber mit Bedacht.

Whitelists (erlaubte Absender) und Blacklists (gesperrte Absender) können sehr nützlich sein. Eine Whitelist sollte aber nur für absolut vertrauenswürdige Kontakte genutzt werden, denn sie hebelt den Filter für diese Adressen quasi aus.

Eine wichtige Routine, die jeder Mitarbeiter verinnerlichen sollte, ist die tägliche Prüfung der Quarantäne-Berichte. Ein kurzer Blick über die Liste der blockierten Mails genügt. So stellt ihr sicher, dass keine wichtigen Nachrichten fälschlicherweise hängen bleiben.

Man unterschätzt leicht, wie empfindlich E-Mail-Systeme reagieren. Branchenstudien zeigen, dass die kritische Grenze für Spam-Beschwerden bei nur 0,1 % liegt – das ist eine einzige Beschwerde pro 1.000 versendeten E-Mails! Das unterstreicht, wie wichtig eine saubere Absender-Reputation ist, die durch technische Standards wie DMARC geschützt wird. Glücklicherweise nutzen laut aktuellen Analysen zur E-Mail-Zustellbarkeit bereits über die Hälfte der Absender in Deutschland DMARC.

Wenn du diese einfachen Praktiken etablierst, machst du deinen E-Mail-Spamfilter zu einem noch schlagkräftigeren Werkzeug für deine IT-Sicherheit.

Die häufigsten Fragen zum E-Mail Spam Filter

Zum Abschluss möchte ich noch die Fragen beantworten, die uns Geschäftsführer und Entscheider im Alltag immer wieder stellen. Hier räumen wir mit typischen Unsicherheiten auf und geben klare, praxisnahe Antworten, damit du die richtigen Entscheidungen für dein Unternehmen treffen kannst.

Es ist völlig normal, dass bei diesem Thema Fragen aufkommen. Schließlich geht es um das digitale Nervenzentrum deines Unternehmens – deine E-Mail-Kommunikation.

Reicht der kostenlose Spamfilter meines E-Mail-Providers nicht aus?

Für den rein privaten Gebrauch kann der Standardfilter von Anbietern wie Outlook oder Gmail oft genügen. Sobald es aber um ein Unternehmen geht, ist die Antwort ein klares Nein.

Diese eingebauten Filter bieten zwar einen grundlegenden Schutz, sind aber für die gezielten und professionellen Angriffe auf Firmennetzwerke schlicht nicht gemacht. Ihnen fehlen entscheidende Funktionen, die ein professioneller E-Mail Spam Filter standardmäßig mitbringt.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Schutz vor Spear-Phishing: Gezielte Angriffe, die auf bestimmte Personen in deinem Unternehmen zugeschnitten sind, rutschen oft einfach durch.
• Sandboxing für Anhänge: Verdächtige Anhänge werden nicht in einer sicheren Umgebung getestet, bevor sie Schaden anrichten können.
• Zentrale Verwaltung und Reporting: Dir fehlen die Werkzeuge, um den Schutz für dein gesamtes Team zentral zu steuern und zu überwachen.

Ein Standardfilter ist wie ein einfaches Türschloss an deiner Bürotür. Eine professionelle Lösung hingegen ist eine vollwertige Alarmanlage mit direktem Draht zum Wachdienst. Beides sichert, aber auf einem völlig unterschiedlichen Niveau.

Was sind Falsch-Positive und wie gehe ich damit um?

Ein „Falsch-Positiv“ (englisch „False Positive“) ist eine legitime E-Mail von einem Kunden oder Partner, die das System fälschlicherweise als Spam blockiert. Das ist natürlich ärgerlich, denn wichtige Nachrichten dürfen auf keinen Fall verloren gehen.

Moderne Spamfilter haben dieses Problem aber zum Glück gut im Griff und arbeiten mit einer sehr niedrigen Falsch-Positiv-Rate. Zudem erhältst du – und auf Wunsch auch dein Team – tägliche Quarantäne-Berichte. Das sind übersichtliche E-Mails, die alle blockierten Nachrichten auflisten.

Weise dein Team an, diese Berichte kurz zu überfliegen; das dauert meist nur wenige Sekunden. Mit einem einzigen Klick kann eine fälschlich blockierte E-Mail freigegeben und der Absender für die Zukunft auf eine „Whitelist“ (Liste erlaubter Absender) gesetzt werden.

Wie aufwendig ist die Einrichtung eines professionellen Spamfilters?

Viele Geschäftsführer befürchten, dass die Implementierung eines solchen Systems zu einem riesigen IT-Projekt ausartet. Bei den meisten modernen Lösungen ist aber genau das Gegenteil der Fall.

Besonders bei Cloud-basierten Filtern – der gängigsten Variante für kleine und mittlere Unternehmen – ist die Einrichtung überraschend einfach und schnell erledigt. Meistens muss dein IT-Partner nur einen einzigen DNS-Eintrag deiner Domain anpassen.

Dieser sogenannte MX-Record wird so geändert, dass dein gesamter E-Mail-Verkehr automatisch über das sichere Rechenzentrum des Filter-Anbieters läuft. Der ganze Prozess dauert oft nur wenige Minuten und erfordert keinerlei Installation von Software oder Hardware in deinem Unternehmen.

Muss ich mein Team zum neuen Spamfilter schulen?

Ja, eine kurze Einweisung ist absolut empfehlenswert und ein entscheidender Baustein für deine IT-Sicherheit. Die Technik ist nur eine Seite der Medaille, das Verhalten deines Teams ist die andere.

Die Schulung muss aber keineswegs aufwendig sein. Ein kurzes Meeting oder ein Merkblatt reichen oft schon aus.

Dein Team sollte die folgenden Punkte verinnerlichen:

• Umgang mit Quarantäne-Berichten: Jeder sollte wissen, wie man die Berichte prüft und legitime Mails freigibt.
• Kein 100%iger Schutz: Betone, dass kein Filter perfekt ist. Ein gesundes Misstrauen gegenüber unerwarteten E-Mails ist weiterhin essenziell.
• Meldeprozess: Definiere einen klaren Weg, wie Mitarbeiter verdächtige E-Mails melden können, die es doch einmal durch den Filter geschafft haben.

Diese kleine Investition in die Sensibilisierung deines Teams stärkt deine „menschliche Firewall“ und macht dein gesamtes Sicherheitskonzept deutlich robuster.

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Ein zuverlässiger E-Mail Spam Filter ist ein unverzichtbarer Baustein für die Sicherheit und Effizienz deines Unternehmens. Wenn du Fragen hast oder eine maßgeschneiderte Lösung für dein Unternehmen suchst, melde dich gern bei uns. Hainke Computer steht dir als erfahrener IT-Partner zur Seite. Erfahre mehr über unsere IT-Sicherheitslösungen auf https://www.hainke.it.