E-Mails speichern: So bringst du Ordnung in dein digitales Postfach

Stell dir vor, du brauchst dringend die eine Auftragsbestätigung eines Kunden aus Papenburg – von vor drei Jahren. Panik? Nicht, wenn du ein System hast. Denn das richtige Speichern von E-Mails ist kein lästiges Übel. Es ist ein entscheidender Baustein für einen stressfreien Arbeitsalltag und oft sogar eine rechtliche Notwendigkeit.

Warum E-Mails speichern mehr ist als nur Ordner anlegen

Hand aufs Herz: Wie oft landet eine wichtige Mail bei dir einfach in einem Ordner namens „Ablage“ oder „Wichtig“? Du hoffst dann, sie bei Bedarf irgendwie wiederzufinden. Das mag eine Weile gut gehen, aber früher oder später führt diese Taktik ins Chaos. Gerade in Unternehmen – egal ob in Leer, Emden oder im gesamten Emsland – ist eine durchdachte Strategie zum Speichern von E-Mails absolut unerlässlich.

Hier geht es nicht nur darum, Ordnung zu halten. Es geht darum, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Begriffe wie GoBD und DSGVO sind keine leeren Worthülsen. Sie schreiben genau vor, wie und wie lange geschäftliche Korrespondenz aufbewahrt werden muss – und das revisionssicher, also unveränderbar.

Die tägliche Flut im Griff behalten

Die schiere Menge an E-Mails, die täglich in unseren Postfächern landet, macht die Sache nicht einfacher. Berufstätige in Deutschland erhalten im Schnitt 42 E-Mails pro Tag. Zum Vergleich: 2014 waren es gerade einmal 18. Diese Flut macht eine strukturierte Archivierung unverzichtbar, denn Postfächer laufen schnell voll, und die Suche nach einer bestimmten Info wird zur Nadel im Heuhaufen. Wer sich für die genauen Zahlen interessiert, wird bei Bitkom fündig.

Eine gute Strategie zum Speichern von E-Mails bringt dir und deinem Team klare Vorteile:

• Schneller Zugriff: Wichtige Informationen sind sofort zur Hand, ohne langes Suchen.
• Rechtssicherheit: Du erfüllst die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und bist bei Prüfungen auf der sicheren Seite.
• Schutz vor Datenverlust: Wichtige Absprachen oder Dokumente gehen nicht durch versehentliches Löschen oder einen Postfach-Crash verloren.
• Effiziente Zusammenarbeit: Jeder im Team weiß, wo relevante Mails zu einem Projekt oder Kunden zu finden sind.

Ein aufgeräumtes Postfach ist mehr als nur Kosmetik. Es ist die Basis für effiziente Prozesse, rechtliche Absicherung und letztlich auch für entspannteres Arbeiten.

Für viele Firmen ist die Menge an digitalen Dokumenten eine echte Herausforderung. Eine durchdachte E-Mail-Archivierung ist oft der erste Schritt in Richtung eines digitalen, papierlosen Büros. Wenn du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, erklären wir in einem anderen Beitrag, was ein DMS eigentlich bedeutet.

In diesem Ratgeber zeigen wir dir jetzt ganz praktisch, wie du das digitale Chaos in den Griff bekommst und deine E-Mails sinnvoll und sicher speicherst.

Genug der Theorie, jetzt packen wir es an. Wie sicherst du im Alltag schnell und unkompliziert eine einzelne E-Mail oder einen wichtigen Verlauf? Ob du nun Outlook in einer Arztpraxis in Leer nutzt, Gmail im Browser bei einem Steuerberater in Papenburg oder Thunderbird in einem Handwerksbetrieb in Emden – für jedes Programm gibt es einen einfachen Weg.

Stell dir eine typische Situation vor: Ein wichtiger Partner aus Oldenburg schickt die finale Projektfreigabe per E-Mail. Diese Nachricht ist Gold wert und muss sicher abgelegt werden, am besten außerhalb des ständig volllaufenden Postfachs. Schauen wir uns die gängigsten Methoden an, wie das funktioniert.

Die E-Mail als PDF speichern: Universell und unveränderbar

Die wohl bekannteste Methode ist das Speichern als PDF. Eine PDF-Datei ist quasi ein digitaler Ausdruck: Der Inhalt ist festgeschrieben und lässt sich nicht ohne Weiteres verändern. Das macht sie perfekt, um den genauen Stand einer Kommunikation zu einem bestimmten Zeitpunkt einzufrieren.

Praktisch jedes E-Mail-Programm hat eine Druckfunktion. Statt eines physischen Druckers wählst du einfach „Als PDF speichern“ oder „Microsoft Print to PDF“.

• Der große Vorteil: Jedes Gerät kann PDFs öffnen. Du brauchst kein spezielles E-Mail-Programm, um die Inhalte zu lesen. Ideal, um eine Mail schnell an Kollegen weiterzuleiten, die sie nur zur Kenntnis nehmen sollen.
• Der Haken: Anhänge werden nicht automatisch mitgespeichert. Zudem gehen wichtige technische Informationen (die Metadaten) verloren, die für eine rechtssichere Archivierung oft entscheidend sind.

Für die schnelle, unkomplizierte Ablage einer Information ist die PDF-Methode super. Für die GoBD-konforme Archivierung reicht sie allein aber in der Regel nicht aus.

Die E-Mail im Originalformat sichern: EML und MSG

Wenn eine E-Mail exakt so erhalten bleiben soll, wie sie bei dir ankam – mit allen Anhängen, Formatierungen und unsichtbaren Kopfzeilen – dann sind die Formate EML oder MSG die richtige Wahl. Du kannst es dir so vorstellen: Du packst die komplette E-Mail in eine kleine digitale Zeitkapsel.

• .eml-Dateien: Das ist ein universeller Standard, den fast alle E-Mail-Programme wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail verstehen. Eine EML-Datei lässt sich einfach per Doppelklick öffnen und erscheint dann wie eine ganz normale E-Mail in deinem Programm.
• .msg-Dateien: Hierbei handelt es sich um das hauseigene Format von Microsoft Outlook. Es funktioniert im Grunde genauso wie EML, ist aber am besten mit Outlook selbst kompatibel.

Bei den meisten Programmen kannst du eine E-Mail einfach per Drag-and-drop aus dem Postfach auf deinen Desktop oder in einen Dateiordner ziehen. Das Programm erstellt dann automatisch eine EML- oder MSG-Datei.

In Outlook geht das alternativ über den Menüpunkt „Datei“ und „Speichern unter“. Hier kannst du das gewünschte Dateiformat auswählen. Der Screenshot zeigt, wo genau du diese Option findest.

Du siehst sofort, wie unkompliziert der Prozess ist, um eine komplette E-Mail mit ihrer gesamten Struktur in einer einzigen Datei zu sichern.

Welches Format für welchen Zweck?

Die Entscheidung hängt immer davon ab, was du mit der gesicherten E-Mail vorhast. Hier ist eine kleine Entscheidungshilfe aus der Praxis, die sich auch bei uns in Ostfriesland und im Emsland bewährt hat:

Anwendungsfall	Bestes Format	Warum?
Schnelle Info-Weitergabe an jemanden ohne Outlook	PDF	Jeder kann es öffnen, der Inhalt ist fixiert. Ideal für eine finale Auftragsbestätigung.
Rechtssichere Archivierung einer wichtigen Absprache	EML / MSG	Das Original bleibt erhalten, inklusive aller Anhänge und technischer Details. Unverzichtbar für die GoBD.
Persönliches Backup einer wichtigen privaten E-Mail	EML	Universell lesbar, selbst wenn du später das E-Mail-Programm wechselst.
Interne Ablage im Projektordner des Teams	MSG	Wenn alle im Team mit Outlook arbeiten, ist dies der einfachste und direkteste Weg.

Diese manuelle Sicherung ist ein wichtiger erster Schritt. Aber sie hat ihre Grenzen: Du musst daran denken, es auch wirklich zu tun. Bei der Flut an E-Mails, die uns heute täglich erreicht, ist das eine echte Herausforderung.

Manuelles Speichern ist gut für einzelne, besonders wichtige E-Mails. Für die Masse an täglicher Geschäftskorrespondenz ist eine automatisierte Lösung jedoch unerlässlich, um den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden.

Die E-Mail ist und bleibt eines der wichtigsten Werkzeuge im Geschäftsleben. Im Jahr 2024 nutzten beeindruckende 86 Prozent der deutschen Bevölkerung das Internet zum Versenden und Empfangen von E-Mails – ein deutlicher Anstieg von nur 44 Prozent im Jahr 2003. Diese Zahlen machen klar, warum ein durchdachtes System zum Speichern von E-Mails so entscheidend ist. Wer mehr über diese Entwicklung erfahren möchte, kann hier die Nutzungsstatistiken nachlesen.

Im nächsten Schritt sehen wir uns an, wie du ganze Postfächer oder große Mengen an E-Mails bändigst, besonders wenn das Outlook-Konto mal wieder an seine Grenzen stößt.

Große Postfächer mit PST-Dateien und Outlook-Archiven bändigen

Jeder kennt das: Das Outlook-Postfach ächzt unter der Last tausender E-Mails, die Suche dauert eine Ewigkeit und ständig poppt die Warnung auf, dass der Speicherplatz knapp wird. Das ist ein klassisches Problem, das wir bei vielen Betrieben in unserer Region sehen, von Meppen bis nach Bad Zwischenahn. Eine Lösung, die dann oft ins Spiel kommt, sind die sogenannten PST-Dateien.

Stell dir eine PST-Datei einfach wie einen digitalen Container vor, eine Art Umzugskiste für deine Daten. Du kannst E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte hineinpacken und sie so aus deinem Hauptpostfach auslagern. Das Ergebnis: Dein aktives Postfach wird wieder schlank und reagiert deutlich schneller.

Was genau ist eine PST-Datei?

PST steht für „Personal Storage Table“. Es ist das Format, das Microsoft Outlook nutzt, um Daten lokal auf deinem Computer zu speichern. Wenn du also alte E-Mails in eine solche Datei verschiebst, werden sie vom E-Mail-Server (etwa von Microsoft 365) entfernt und liegen nur noch auf dem einen PC, auf dem du die Datei angelegt hast.

Das klingt erstmal nach einer praktischen Methode, um schnell Platz zu schaffen. Du könntest zum Beispiel für jedes abgeschlossene Geschäftsjahr ein eigenes Archiv anlegen.

• PST-Archiv erstellen: In Outlook findest du unter den Archivierungseinstellungen die Möglichkeit, eine neue PST-Datei anzulegen. Dort kannst du auch festlegen, welche Mails dorthin verschoben werden sollen, zum Beispiel alle, die älter als ein Jahr sind.
• Export für einen Computerwechsel: Du kannst dein gesamtes Postfach oder auch nur Teile davon in eine PST-Datei exportieren. Das ist besonders nützlich, wenn du auf einen neuen Rechner umziehst und deine alten Mails mitnehmen möchtest.
• Import alter Daten: Auf dem neuen Computer kannst du diese PST-Datei dann einfach wieder in Outlook importieren – und schon sind deine alten Daten wieder da, wo sie hingehören.

Die Entscheidung, wie du eine E-Mail am besten sicherst, hängt immer vom Ziel ab. Die folgende Grafik hilft dir bei der Wahl zwischen einem einfach lesbaren Format wie PDF und dem Originalformat EML.

Der Entscheidungsbaum zeigt es klar: Geht es nur darum, den Inhalt lesbar zu machen, reicht oft ein PDF. Soll aber das Original mit allen technischen Details erhalten bleiben, ist ein natives E-Mail-Format die bessere Wahl.

Die verborgenen Risiken von PST-Dateien

So praktisch PST-Dateien auf den ersten Blick auch wirken, sie bringen eine ganze Reihe von Nachteilen und Risiken mit sich. Und da müssen wir ganz ehrlich sein: Für den professionellen Einsatz in Unternehmen sind sie heute oft nicht mehr die beste Wahl.

Das größte Problem ist die Datensicherheit. Eine PST-Datei ist eine einzelne Datei, die irgendwo auf einer Festplatte liegt.

Was passiert, wenn der Laptop eines Mitarbeiters aus dem Emsland gestohlen wird? Wenn die PST-Datei unverschlüsselt darauf liegt, sind potenziell Jahre an Geschäftskorrespondenz in fremden Händen. Ein Albtraum für den Datenschutz.

Ein weiteres häufiges Ärgernis ist die Anfälligkeit für Defekte. Gerade wenn PST-Dateien sehr groß werden, können sie leicht beschädigt werden. Das Resultat: Du kommst plötzlich nicht mehr an deine archivierten E-Mails heran. Eine Reparatur ist oft kompliziert und leider nicht immer erfolgreich.

Hier sind die größten Schwachstellen im Überblick:

• Kein Backup: Die PST-Datei auf deinem lokalen PC wird in der Regel nicht vom zentralen Server-Backup erfasst. Geht die Festplatte kaputt, ist das Archiv weg. Endgültig.
• Kein Teamzugriff: Die Daten sind komplett isoliert. Ein Kollege aus der Niederlassung in Rhauderfehn kann unmöglich auf das PST-Archiv zugreifen, das auf einem Rechner in der Zentrale in Leer liegt.
• Miserable Durchsuchbarkeit: Die globale Suche in Outlook durchforstet standardmäßig nur dein aktives Postfach, nicht die extern eingebundenen PST-Dateien. Das Finden von wichtigen Informationen wird damit zur Geduldsprobe.
• DSGVO-Herausforderungen: Wie willst du sicherstellen, dass Löschfristen eingehalten werden, wenn die Daten auf Dutzenden lokalen PST-Dateien im ganzen Unternehmen verteilt sind?

PST-Dateien waren eine gute Lösung in einer Zeit, als Speicherplatz auf E-Mail-Servern teuer und knapp war. Heute, mit modernen Cloud-Lösungen wie Microsoft 365, gibt es deutlich bessere und vor allem sicherere Wege, E-Mails zu archivieren. Die dort integrierten Online-Archive werden zentral verwaltet, automatisch gesichert und sind von überall aus durchsuchbar.

Ein professionelles Backup-Konzept ist hierbei das A und O. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du deine Daten in der Cloud richtig schützt, haben wir einen detaillierten Ratgeber zum Thema Backup für Microsoft 365 für dich.

Unser Fazit: Für den privaten Gebrauch oder den schnellen Datenexport bei einem Umzug sind PST-Dateien in Ordnung. Im Unternehmensalltag solltest du jedoch unbedingt auf sicherere, zentrale Archivierungsmethoden setzen.

Nie wieder suchen durch automatische E-Mail-Archivierung

Hand aufs Herz: Mal eben eine E‑Mail als PDF oder MSG zu sichern, ist ein guter erster Schritt. Aber im hektischen Unternehmensalltag geht das schnell mal unter. Wäre es nicht viel cleverer, wenn dein Postfach diese Arbeit ganz von allein erledigen würde?

Genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel – dein Weg zu einem intelligenten Postfach, das für dich arbeitet und nicht umgekehrt. Statt jede E‑Mail einzeln anzufassen, richtest du einmalig Regeln ein, die im Hintergrund ganz von allein für Ordnung sorgen. Das spart nicht nur unglaublich viel Zeit, sondern senkt auch das Risiko, dass wichtige Nachrichten im Alltagsgeschäft verloren gehen oder falsch abgelegt werden.

Dein Posteingang räumt sich selbst auf

Die meisten E‑Mail-Programme, allen voran Outlook, bringen von Haus aus leistungsstarke Werkzeuge mit, um den Posteingang zu automatisieren. Das bekannteste Instrument sind die sogenannten Regeln. Eine Regel ist im Grunde nichts anderes als eine einfache „Wenn-dann-Anweisung“ für deine E‑Mails.

Ein praktisches Beispiel aus unserer Region: Stell dir vor, du führst ein Unternehmen in Papenburg und bekommst jeden Monat Rechnungen von einem wichtigen Lieferanten aus Rhauderfehn. Anstatt jede dieser Rechnungen mühsam von Hand in den Ordner „Buchhaltung“ zu ziehen, erstellst du einfach eine Regel:

• Wenn eine E‑Mail von „lieferant-xy@firma.de“ eintrifft,
• dann verschiebe sie automatisch in den Ordner „Eingangsrechnungen“.

Und das ist nur der Anfang. Du kannst Regeln für bestimmte Absender, Betreffzeilen (wie „Rechnung“ oder „Projektnummer 123“) oder sogar für bestimmte Wörter im E‑Mail-Text definieren. So baust du dir nach und nach ein System auf, das dir die lästige Sortierarbeit komplett abnimmt.

Solche Automatismen sind bei der heutigen Nachrichtenflut fast schon Pflicht. Das E‑Mail-Volumen in Deutschland erreichte schon 2018 die unglaubliche Zahl von 848,1 Milliarden Nachrichten – ohne Spam. Diese Flut macht unsere Postfächer immer mehr zu digitalen Archiven und lässt den Speicherbedarf explodieren. Mehr zu den Hintergründen dieser Entwicklung kannst du in dieser Studie zur E‑Mail-Nutzung nachlesen.

Die AutoArchivierung in Outlook nutzen

Neben den Regeln hat Outlook noch eine weitere mächtige Funktion im Gepäck: die AutoArchivierung. Dieses Feature ist ideal, um ältere E‑Mails aus deinem aktiven Postfach in ein separates Archiv auszulagern, ohne sie gleich endgültig zu löschen. So bleibt dein Hauptpostfach schlank und vor allem schnell.

Du kannst zum Beispiel festlegen, dass alle E‑Mails, die älter als sechs Monate sind, automatisch in einen Archivordner wandern. Diese Archivordner bleiben weiterhin voll durchsuchbar, belasten aber nicht mehr die Performance deines aktiven Postfachs. Ein Segen, besonders für Betriebe entlang der A28 und A31, wo eine stabile IT-Infrastruktur entscheidend ist – denn ein überladenes Postfach wird hier schnell zum Bremsklotz.

Automatisierung ist kein technischer Schnickschnack, sondern eine strategische Entscheidung. Sie schafft Freiräume, minimiert menschliche Fehler und sorgt für eine konsistente, nachvollziehbare Ablage deiner gesamten Geschäftskommunikation.

Manuelles Speichern vs. automatische Archivierung im Vergleich

Ob du nun manuell speicherst oder auf Automatisierung setzt, hängt ganz von deinen Zielen ab. Die Entscheidung fällt oft leichter, wenn man die beiden Ansätze direkt miteinander vergleicht.

Diese Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede zwischen der manuellen und der automatisierten E-Mail-Speicherung, um dir bei der Entscheidung für die richtige Methode zu helfen.

Aspekt	Manuelles Speichern (z.B. als PDF/PST)	Automatische Archivierung (z.B. mit Regeln)
Aufwand	Hoch, da jede E-Mail einzeln bearbeitet werden muss. Fehleranfällig.	Gering nach einmaliger Einrichtung. Die Regeln arbeiten selbstständig.
Konsistenz	Abhängig vom jeweiligen Mitarbeiter. Oft entstehen unterschiedliche Ablagestrukturen.	Sehr hoch. Alle E-Mails werden nach dem gleichen, festgelegten Schema sortiert.
Geschwindigkeit	Langsam. Jede Sicherung unterbricht den Arbeitsfluss.	Sofort. Die E-Mail wird direkt beim Eintreffen verarbeitet, ohne dein Zutun.
Ideal für	Einzelne, extrem wichtige Dokumente, die aus dem System genommen werden sollen.	Die gesamte tägliche Geschäftskorrespondenz, Projekte und wiederkehrende Mails.

Für die meisten Unternehmen, von der Arztpraxis in Hesel bis zum produzierenden Betrieb in Emden, bewährt sich am Ende eine Kombination aus beiden Methoden. Nutze die Automatisierung für die tägliche Flut und das manuelle Speichern für die ganz besonderen Fälle. So schaffst du ein System, das Ordnung hält und dir den Rücken freihält.

E-Mails speichern: So meisterst du Sicherheit und Datenschutz

Bisher haben wir uns die technischen Handgriffe rund ums E‑Mail speichern angesehen. Jetzt tauchen wir in ein Thema ein, das für dich als Geschäftsführer, Entscheider oder Praxisleiter in Ostfriesland und dem Emsland wirklich zählt: die rechtliche und sicherheitstechnische Seite. Denn ein falscher Klick beim Speichern kann schnell zu mehr als nur Datenchaos führen – hier drohen handfeste rechtliche Konsequenzen.

Stell dir mal eine ganz alltägliche Situation vor: Ein Mitarbeiter ist auf dem Weg zum Kundentermin in Leer, der Firmenlaptop wird aus dem Auto geklaut. Darauf eine unverschlüsselte PST-Datei mit der kompletten E‑Mail-Kommunikation der letzten fünf Jahre. Sensible Kundendaten, Angebote, interne Personalthemen – alles weg. Ein Desaster, das nicht nur richtig teuer wird, sondern auch das Vertrauen deiner Kunden nachhaltig erschüttert.

Das unterschätzte Risiko lokaler Archive wie PST-Dateien

Dieses Beispiel bringt die größte Schwachstelle der lokalen E‑Mail-Speicherung auf den Punkt. Daten, die nur auf einem einzelnen Gerät liegen, sind extrem verwundbar. Sie sind weder zentral gesichert noch unterliegen sie einer einheitlichen Kontrolle. Das macht es praktisch unmöglich, die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zuverlässig einzuhalten.

Die DSGVO verlangt von dir, jederzeit zu wissen, wo personenbezogene Daten liegen und wer darauf zugreifen kann. Bei lokalen PST-Dateien, die quer über alle Rechner im Unternehmen verstreut sind, ist das eine schlichtweg unlösbare Aufgabe.

Lokale Archive auf einzelnen Rechnern sind wie ungesicherte Aktenschränke, die im ganzen Betrieb verstreut stehen. Du verlierst schnell den Überblick und öffnest Tür und Tor für Datenverluste und Datenschutzverstöße.

DSGVO, GoBD und die Tücken der Praxis

Neben dem Datenschutz gibt es auch klare kaufmännische und steuerrechtliche Regeln. Das Stichwort hier lautet GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese verlangen, dass geschäftliche E‑Mails unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar archiviert werden.

Die wichtigsten rechtlichen Punkte, die du kennen musst:

• Aufbewahrungsfristen: E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten (also Angebote, Auftragsbestätigungen etc.), musst du sechs Jahre aufbewahren. Bei steuerlich relevanten Inhalten wie Rechnungen sind es sogar zehn Jahre.
• Recht auf Löschung: Die DSGVO gibt Personen das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen. Dieses „Recht auf Vergessenwerden“ musst du technisch umsetzen können. In einem Wust aus lokalen PST-Dateien ist das kaum machbar.
• Unveränderbarkeit: Eine E‑Mail im normalen Outlook-Posteingang kann jederzeit geändert oder gelöscht werden. Eine GoBD-konforme Archivierungslösung verhindert das und protokolliert jeden Zugriff.

Der sichere Hafen: Zentrale und verschlüsselte Lösungen

Die mit Abstand sicherste und praxisgerechteste Methode ist eine zentrale, professionell gemanagte E‑Mail-Archivierung. Moderne Systeme, wie sie oft im Zusammenspiel mit Microsoft 365 zum Einsatz kommen, speichern alle E‑Mails in einem hochsicheren Rechenzentrum.

Ein zentrales Archiv bringt dir entscheidende Vorteile:

• Sicherheit durch Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Selbst wenn jemand unbefugt an die Daten käme, könnte er damit nichts anfangen. Die richtige E‑Mail-Verschlüsselung ist hier ein unverzichtbarer Baustein.
• Kontrollierter Zugriff: Du legst präzise fest, wer welche E‑Mails einsehen darf. Zugriffsrechte werden zentral gesteuert, statt dem Zufall überlassen.
• Automatisierte Backups: Das Archiv wird permanent gesichert. Ein Hardware-Defekt oder eine Cyberattacke bedeuten nicht mehr den Totalverlust deiner Geschäftskorrespondenz.
• DSGVO-Konformität: Löschkonzepte und Aufbewahrungsfristen lassen sich automatisiert umsetzen. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

Für Unternehmen in unserer Region, von Papenburg bis Oldenburg, bedeutet das vor allem eins: weniger Stress und mehr Sicherheit. Du musst dir keine Sorgen mehr über gestohlene Laptops oder defekte Festplatten machen, denn deine wertvollste Kommunikation ist an einem sicheren Ort.

Häufige Fragen zum Thema E-Mail speichern

Zum Abschluss klären wir noch ein paar Fragen, die uns im Alltag mit unseren Kunden in Ostfriesland und dem Emsland immer wieder begegnen. Von der rechtlichen Aufbewahrungspflicht bis zu technischen Details – hier gibt’s die Antworten direkt aus der Praxis.

Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?

Das kommt ganz auf den Inhalt der Mail an. Die Faustregel ist eigentlich ganz einfach: Behandle eine geschäftliche E-Mail wie einen klassischen Geschäftsbrief, dann gelten auch dieselben gesetzlichen Fristen.

• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe durchgehen. Darunter fallen zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Reklamationen.
• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist sind für alle E-Mails Pflicht, die eine steuerrechtliche Bedeutung haben. Das sind vor allem Rechnungen, Lieferscheine oder Buchungsbelege, die du per Mail erhältst oder versendest.

Besonders wichtig ist hierbei: Die Archivierung muss den GoBD-Anforderungen genügen. Das bedeutet, die E-Mail muss im Originalformat und unveränderbar gespeichert werden. Ein simpler PDF-Ausdruck reicht da nicht aus, denn dabei gehen wichtige technische Metadaten verloren, was im Fall einer Prüfung zum Problem wird.

Ist es besser, E-Mails lokal oder in der Cloud zu speichern?

Für Unternehmen gibt es von uns eine ganz klare Empfehlung: Nutzt die Cloud, am besten über eine professionelle Lösung wie Microsoft 365. Die lokale Speicherung, zum Beispiel als PST-Dateien auf den einzelnen Rechnern der Mitarbeiter, birgt einfach zu viele Risiken.

Stell dir nur mal einen Festplattencrash, einen Diebstahl oder eine Ransomware-Attacke vor. Die lokal gesicherten E-Mails wären im schlimmsten Fall für immer verloren. Eine Cloud-Lösung bietet dagegen zentrale Backups, standortunabhängigen Zugriff für dein Team und viel bessere Suchfunktionen. Gerade für Betriebe mit mehreren Standorten, wie sie entlang der A31 zwischen Leer und Meppen häufig sind, ist eine zentrale Lösung nicht nur praktischer, sondern auch einfacher DSGVO-konform zu betreiben.

Kann ich mein komplettes Outlook-Postfach auf einmal sichern?

Ja, das ist möglich. Der klassische Weg führt über den Export in eine sogenannte PST-Datei. In Outlook findest du diese Funktion meist unter „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Importieren/Exportieren“. Dort kannst du dein komplettes Postfach in eine einzelne Datei sichern.

Aber Vorsicht: Solche PST-Dateien können schnell riesig werden und müssen vor allem manuell immer wieder neu erstellt werden, um auf dem aktuellen Stand zu sein. Das ist keine nachhaltige Backup-Strategie. Für eine laufende, automatische Sicherung deines gesamten Microsoft 365-Kontos sind professionelle Backup-Lösungen der deutlich zuverlässigere und sicherere Weg.

Eine PST-Datei ist eine Momentaufnahme, kein lebendiges Backup. Für echte Datensicherheit im Unternehmen solltest du auf automatisierte, professionelle Sicherungen setzen.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und EML oder MSG?

Am besten stellst du es dir bildlich vor: Eine PDF-Datei ist wie ein digitaler Ausdruck oder ein Foto deiner E-Mail. Der Inhalt ist fixiert und für jeden einfach lesbar – ideal, um eine Information schnell und unveränderbar weiterzugeben. Der Haken: Anhänge und alle technischen Hintergrundinformationen gehen dabei verloren.

Eine EML- oder MSG-Datei ist dagegen die exakte Kopie der Original-E-Mail. Sie ist quasi die digitale Zeitkapsel, die alles enthält: Text, Formatierung, Anhänge und die unsichtbaren Kopfzeilen (Metadaten). Für eine rechtssichere Archivierung, bei der das Original unverfälscht erhalten bleiben muss, sind EML- oder MSG-Formate deshalb immer die bessere Wahl.

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Die richtige Strategie zum Speichern von E-Mails ist kein Hexenwerk, aber sie braucht ein durchdachtes Konzept. Wenn du merkst, dass deine aktuelle Lösung an ihre Grenzen stößt oder du einfach sicherstellen willst, dass alles rechtssicher und effizient läuft, melde dich gern bei uns. Wir bei Hainke Computer kennen die Herausforderungen von Unternehmen hier in der Region und helfen dir, eine passende und zukunftssichere Lösung zu finden.

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