Die Frist ist vorbei – bist Du wirklich startklar?
Du wirst es nicht hören wollen, aber die E-Rechnung Pflicht ist seit Anfang 2025 in Kraft. Und trotzdem merken wir: Viele mittelständische Unternehmen kämpfen noch mit der Umsetzung. Vielleicht gehörst Du auch dazu? Dann wird es höchste Zeit, das Thema ernsthaft anzugehen – bevor die ersten Rechnungen abgelehnt werden oder es Ärger mit dem Finanzamt gibt.
Was genau verlangt die E-Rechnung Pflicht?
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland: Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen im sogenannten B2B-Bereich elektronisch im strukturierten Format übermitteln. Das bedeutet: Klassische PDF-Rechnungen oder Papierbelege sind nicht mehr ausreichend. Gefordert sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die maschinell lesbar sind und bestimmte Pflichtangaben enthalten.
Laut Bundesfinanzministerium sollen so Transparenz, Effizienz und Betrugsbekämpfung verbessert werden. Wer jetzt noch nicht umgestellt hat, riskiert Verzögerungen im Zahlungsprozess oder sogar Bußgelder.
Warum das Thema jetzt besonders wichtig ist
Auch wenn die Pflicht schon seit Monaten gilt, endet für viele Unternehmen die „Schonfrist“: Geschäftspartner akzeptieren keine alten Formate mehr, Steuerberater weisen auf die Risiken hin und die ersten Mahnungen oder Zahlungsprobleme landen auf Deinem Tisch. Als Geschäftsführer ohne eigene IT-Abteilung stehst Du jetzt vor der Frage: „Wie bekomme ich das in den Griff, ohne dass mein Team im Stress versinkt?“
Ein Praxisbeispiel: Rechnung abgelehnt – Zahlung verzögert
Ein Kunde bestellt bei Dir Ware für mehrere tausend Euro. Die Lieferung geht raus, die Rechnung folgt – aber leider noch als PDF-Anhang per E-Mail. Ergebnis: Der Kunde lehnt die Rechnung ab. „Bitte nur noch E-Rechnungen im strukturierten Format.“ Deine Buchhaltung muss nacharbeiten, Dein Cashflow gerät ins Stocken – und der Kunde ist auch nicht begeistert.
Neue Herausforderung: Schutz vor Manipulation
Ein weiteres Thema, das viele übersehen: E-Rechnungen müssen vor nachträglichen Veränderungen geschützt werden. Hintergrund: Immer mehr Betrugsfälle entstehen, weil Rechnungsinhalte im Nachgang gehackt und manipuliert werden. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb verschickt eine Rechnung, doch ein Hacker ändert heimlich die Bankverbindung. Der Kunde überweist – aber auf das falsche Konto. Der Handwerksbetrieb geht leer aus und bleibt auf dem Schaden sitzen (Quelle).
Für Dich heißt das: Neben der Formatumstellung musst Du auch sicherstellen, dass Deine E-Rechnungen unveränderbar sind und sicher übertragen werden. Dazu gehören digitale Signaturen, Prüfmechanismen und sichere Archivierung.
Welche Punkte solltest Du jetzt prüfen?
Hier eine kurze Checkliste für Geschäftsführer:
- Rechnungssoftware: Kann sie E-Rechnungen im geforderten Format erzeugen?
- Empfang: Kann Dein System eingehende E-Rechnungen korrekt verarbeiten?
- Archivierung: Werden die Rechnungen gesetzeskonform und unveränderbar gespeichert?
- Schutz vor Manipulation: Gibt es Sicherheitsmaßnahmen gegen nachträgliche Änderungen?
- Mitarbeiterschulung: Weiß Dein Team, worauf es jetzt achten muss?
Und wenn Du noch nicht umgestellt hast?
Dann wird es wirklich Zeit zu handeln. Die IHK warnt: Die Übergangsfrist für viele Fälle läuft bald ab. Und mit dem geplanten Meldesystem ab 2028 (IHK-Quelle) wird die digitale Kontrolle noch schärfer.
Wenn Du nicht sicher bist, wie weit Dein Unternehmen wirklich ist: Hol Dir externe Unterstützung. Wir als IT Dienstleister für Ostfriesland kennen genau diese Situationen. Wir helfen dabei, die Technik fit zu machen – pragmatisch, sicher und ohne lange Ausfallzeiten.
Was Du jetzt tun solltest
Setz Dich am besten noch heute mit Deinem IT-Dienstleister und Deinem Steuerberater zusammen. Prüfe alle Systeme, kläre die offenen Punkte und sorge dafür, dass Du rechtssicher unterwegs bist. Und ganz wichtig: Denke auch an den Schutz vor Manipulation – denn eine korrekt erstellte Rechnung bringt Dir nichts, wenn sie am Ende gehackt wird.
Ein Gedanke zum Schluss
Die E-Rechnung Pflicht ist gekommen, um zu bleiben. Wer jetzt noch zögert, riskiert unnötige Kosten, Ärger mit Kunden und im schlimmsten Fall rechtliche Probleme. Wenn Du Unterstützung brauchst – sprich uns an. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Deine Rechnungen rechtssicher, digital und geschützt bei Deinen Kunden ankommen.
Christian Hainke ist Geschäftsführer der Hainke Computer GmbH & Co KG – dem IT-Systemhaus in Ostfriesland für zuverlässige IT-Sicherheit, smarte Microsoft 365-Lösungen und moderne Infrastruktur. Mit über 20 Jahren Erfahrung und einem klaren Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen unterstützt er mit seinem Team Unternehmen dabei, IT einfach, sicher und effizient zu gestalten.
Sein Motto: „Sicherheit beginnt mit Klarheit – und die liefern wir.“
