Installation von Telefonanlagen – clever und einfach für dein Unternehmen umgesetzt

Bevor wir uns in die technischen Details stürzen, steht eine ganz grundsätzliche Frage im Raum: Wo soll deine neue Telefonanlage eigentlich ihr Zuhause finden? Klassisch im Serverraum deines Unternehmens oder doch lieber flexibel und modern in der Cloud? Beide Wege haben ihre Daseinsberechtigung, aber diese Entscheidung legt den Grundstein dafür, wie dein Team in Zukunft kommuniziert.

Die Weichen richtig stellen: Cloud oder On-Premise?

Früher war die Sache klar: Ein Blechkasten im Keller oder Serverraum hat die gesamte Telefonie gesteuert. Diese „On-Premise“-Lösung, also die Installation direkt bei dir vor Ort, gibt dir die volle Kontrolle über die Hardware. Du bist der Herr über das System – ein Punkt, der für Branchen mit extrem hohen Sicherheitsanforderungen durchaus interessant sein kann.

Aber diese Kontrolle hat ihren Preis. Du bist selbst für die Anschaffung, die Wartung, die Updates und die Absicherung der gesamten Anlage verantwortlich. Fällt der Strom aus oder streikt der Server, ist die Telefonie lahmgelegt, es sei denn, du hast in teure Notfallsysteme investiert.

Der moderne Weg: Die Cloud-Telefonanlage

Heute, wo schnelles Internet auch in vielen Ecken von Ostfriesland und dem Emsland angekommen ist, hat sich das Blatt gewendet. Eine Cloud-Telefonanlage, oft direkt in Microsoft Teams integriert, bringt eine enorme Freiheit und Flexibilität mit sich.

Stell dir ein Steuerbüro in Papenburg vor, dessen Mitarbeiter teilweise von zu Hause in Rhauderfn oder sogar von unterwegs auf der A31 arbeiten. Mit einer Cloud-Lösung ist das überhaupt kein Problem. Jeder ist unter seiner gewohnten Büronummer erreichbar, ganz egal, wo gerade der Laptop aufgeklappt wird.

Der größte Vorteil liegt in der Skalierbarkeit. Wächst dein Unternehmen in Leer und du stellst drei neue Mitarbeiter ein? Ein paar Klicks genügen, und die neuen Kollegen sind telefonisch angebunden. Keine neue Hardware, keine komplizierte Installation.

Der Wandel weg von alten ISDN-Anschlüssen hin zu moderner VoIP- und Cloud-Telefonie hat die Installation von Telefonanlagen grundlegend verändert. Die ISDN-Abschaltung ist so gut wie durch, was viele traditionelle Hardwareanlagen schlicht überflüssig macht. Unternehmen sparen oft bis zu 50 % der Installationskosten, da keine teuren Server mehr pro Standort nötig sind. Der fortschreitende Glasfaserausbau schafft gerade hier bei uns in der Region eine stabile Basis für zuverlässige Cloud-Telefonie.

Cloud-Telefonanlage vs. On-Premise-Anlage im direkten Vergleich

Diese Tabelle zeigt dir auf einen Blick die wichtigsten Unterschiede, um die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.

Merkmal	Cloud-Telefonanlage (z.B. mit Teams)	On-Premise-Anlage (im eigenen Haus)
Anfangsinvestition	Gering, oft nur Einrichtungsgebühr	Hoch, Kauf der kompletten Hardware nötig
Laufende Kosten	Planbar, pro Nutzer/Monat	Unregelmäßig (Wartung, Strom, Reparaturen)
Flexibilität	Sehr hoch, Nutzer flexibel zubuchbar/kündbar	Gering, an Hardware-Kapazität gebunden
Standortunabhängigkeit	Voll gegeben, Zugriff von überall möglich	Begrenzt, oft nur mit komplexen VPN-Lösungen
Wartung & Updates	Übernimmt der Anbieter	Liegt in deiner eigenen Verantwortung
Ausfallsicherheit	Hoch, durch redundante Rechenzentren	Abhängig von deiner eigenen Infrastruktur (Strom etc.)
Kontrolle	Geringer, du vertraust dem Anbieter	Vollständige Kontrolle über die Hardware

Für die meisten modernen Betriebe ist die Cloud-Lösung heute die deutlich agilere und kosteneffizientere Wahl. Du musst dich einfach nicht mehr selbst um die Technik kümmern.

Ein Praxisbeispiel aus der Region

Denk mal an eine mittelständische Arztpraxis in Emden. Früher musste bei einem Ausfall der alten Anlage ein Techniker rauskommen – das kostete Zeit und Nerven. Heute, mit einer Cloud-Telefonanlage, lassen sich viele Probleme per Fernwartung lösen, und die Erreichbarkeit ist durch automatische Rufumleitungen auf Mobiltelefone fast immer gesichert. Das macht den Praxisalltag spürbar entspannter.

Wenn du tiefer einsteigen möchtest, wie eine solche Lösung in der Praxis aussieht, lies unseren Beitrag über die Vorteile einer Cloud-TK-Anlage.

Letztendlich läuft es auf eine einfache Frage hinaus: Willst du die volle Kontrolle und damit auch die volle Verantwortung für deine eigene Hardware (On-Premise)? Oder bevorzugst du maximale Flexibilität, weniger Aufwand und klar planbare Kosten pro Nutzer (Cloud)? Für die meisten modernen Betriebe, vom Handwerker in Hesel bis zur Kanzlei in Meppen, ist die Antwort heute klar.

Ein starkes Fundament für klare Gespräche

Egal, ob deine neue Telefonanlage in der Cloud oder im eigenen Serverraum zu Hause ist – sie ist immer nur so gut wie das Netzwerk, auf dem sie läuft. Das spürt man besonders bei der modernen VoIP-Telefonie, bei der Anrufe als kleine Datenpakete über das Internet und dein lokales Netzwerk (LAN) flitzen.

Eine wackelige oder überlastete Verbindung macht sich sofort bemerkbar: abgehackte Gespräche, Echos oder komplette Aussetzer. Stell dir vor, ein wichtiger Kunde ruft an und versteht nur jedes zweite Wort. Für einen Handwerksbetrieb in Emden oder eine Kanzlei in Oldenburg ist das ein absolutes No-Go für die professionelle Kommunikation.

Die folgende Konzeptkarte stellt die beiden grundlegenden Ansätze – Cloud und On-Premise – gegenüber und zeigt, worauf es bei der Entscheidung wirklich ankommt.

Die Grafik macht deutlich: Beide Systeme haben ihre Berechtigung. Die Wahl hängt aber stark von den Prioritäten deines Unternehmens ab. Geht es um maximale Flexibilität und geringe Anfangskosten (Cloud) oder um volle Kontrolle und Unabhängigkeit (On-Premise)?

Bandbreite: Die Lebensader deiner Telefonie

Eine der ersten Fragen, die wir klären müssen, betrifft deine Internetverbindung. Reicht der aktuelle Anschluss in Papenburg oder braucht es mehr Leistung? Die gute Nachricht ist: Einzelne VoIP-Gespräche sind erstaunlich genügsam und benötigen meist nur etwa 100 kbit/s pro Richtung.

Rechnen wir das mal hoch: Bei einem Team von 15 Mitarbeitern, von denen vielleicht acht gleichzeitig telefonieren, landet man bei unter 1 Mbit/s. Das klingt erstmal nach wenig. Aber Vorsicht: Dein Internetanschluss wird ja auch für E-Mails, Videokonferenzen und Downloads gebraucht. Die Telefonie muss sich die Leitung mit all diesen Diensten teilen.

Deshalb gilt als Faustregel: Plane lieber etwas großzügiger. So stellst du sicher, dass immer genügend Reserven für eine kristallklare Sprachqualität vorhanden sind. Ein solider Glasfaseranschluss, wie er mittlerweile auch in Orten wie Rhauderfehn oder Hesel verfügbar ist, bietet hier die beste und stabilste Grundlage.

Unser Tipp aus der Praxis: Eine Internetverbindung ist immer nur so gut wie ihr schwächstes Glied. Selbst bei Glasfaser kann es zu Störungen kommen. Eine Backup-Lösung, zum Beispiel über einen zweiten Anbieter oder Mobilfunk (LTE/5G), sichert deine Erreichbarkeit im Notfall ab und ist eine wirklich sinnvolle Investition.

Der massive Ausbau der Mobilfunk- und Glasfasernetze in Deutschland schafft hierfür die ideale Grundlage. Die Telekom erreichte bis Ende 2024 eine 5G-Abdeckung für 99 % der Bevölkerung, was stabile hybride Telefonanlagen ermöglicht, die bei einem Festnetzausfall einfach über Mobilfunk weiterlaufen. Das ist eine wichtige Absicherung für Unternehmen in ganz Deutschland, einschließlich unserer Region in Ostfriesland. Mehr über den Fortschritt des Netzausbaus erfahren Sie auf informationszentrum-mobilfunk.de.

Die Überholspur für deine Anrufe: VLAN und QoS

Stell dir dein Netzwerk wie eine Autobahn vor. Neben den kleinen, schnellen „Telefonie-Autos“ sind auch große, langsame „Download-Lkw“ unterwegs. Ohne Verkehrsregeln kommt es schnell zum Stau und deine Gespräche geraten ins Stocken. Hier kommen zwei entscheidende Techniken ins Spiel:

• VLAN (Virtual Local Area Network): Ein VLAN ist wie eine eigene, exklusive Spur auf dieser Datenautobahn – nur für deine Telefongespräche. Der restliche Datenverkehr (E-Mails, Surfen) fährt auf den anderen Spuren und kann die Telefonie nicht mehr ausbremsen. Das sorgt für Ordnung und Stabilität.

• QoS (Quality of Service): QoS ist der clevere Verkehrspolizist in deinem Netzwerk. Diese Technik erkennt die wichtigen „Telefonie-Autos“ und gibt ihnen immer Vorfahrt. Selbst wenn das Netzwerk stark ausgelastet ist, stellt QoS sicher, dass Sprachdaten bevorzugt behandelt werden.

Die saubere Konfiguration von VLAN und QoS ist ein entscheidender Schritt bei der Installation von Telefonanlagen, um eine dauerhaft hohe Gesprächsqualität zu garantieren. Ohne diese beiden Helfer ist Ärger oft vorprogrammiert.

Strom aus dem Netzwerkkabel: Power over Ethernet (PoE)

Moderne IP-Telefone brauchen nicht nur eine Netzwerkverbindung, sondern auch Strom. Statt jedes Telefon einzeln an eine Steckdose anzuschließen, gibt es eine viel elegantere Lösung: Power over Ethernet (PoE).

Ein PoE-fähiger Switch versorgt deine Telefone direkt über das Netzwerkkabel mit Strom. Das spart nicht nur ein Wirrwarr an Netzteilen unter den Schreibtischen, sondern macht die Installation viel sauberer und flexibler. Du kannst ein Telefon überall dort aufstellen, wo ein Netzwerkanschluss vorhanden ist – perfekt für ein dynamisches Büroumfeld in Leer oder Meppen. Die Investition in einen hochwertigen PoE-Switch ist daher fast immer eine gute Entscheidung.

Deine Telefonie sicher ans Internet anbinden

Wenn deine Telefonate durchs Netz gehen, ist Sicherheit das A und O. Eine ungesicherte Anlage ist wie eine offene Tür für Angreifer. Die könnten auf deine Kosten teure Nummern anrufen oder – noch schlimmer – vertrauliche Gespräche mithören.

Für eine Arztpraxis in Hesel oder eine Anwaltskanzlei in Meppen, wo täglich sensible Daten besprochen werden, ist das ein absolutes Albtraumszenario. Aber keine Sorge, mit den richtigen Vorkehrungen schützt du deine Kommunikation wirksam.

Der SIP-Trunk – der digitale Nachfolger von ISDN

Vielleicht kennst du noch den alten ISDN-Anschluss – ein Bündel von Leitungen, das früher ins Haus kam. Heute übernimmt diese Aufgabe der sogenannte SIP-Trunk.

Du kannst ihn dir wie einen digitalen, vielspurigen Telefonanschluss vorstellen, der direkt über deine Internetverbindung läuft. Statt fester Leitungen bekommst du Sprachkanäle, die du flexibel buchen kannst. Wächst dein Unternehmen in Dörpen, buchst du einfach ein paar Kanäle dazu. Ganz ohne dass ein Techniker neue Kabel ziehen muss.

Diese Flexibilität ist ein riesiger Vorteil, bringt aber auch eine neue Verantwortung mit sich: Der Anschluss muss sauber vom Rest deines Netzwerks getrennt und gut geschützt werden.

Die Firewall als Türsteher für deine Telefonie

Deine Firewall ist der wichtigste Wächter für deine gesamte IT – und damit natürlich auch für deine Telefonanlage. Sie entscheidet, welcher Datenverkehr rein- und rausdarf. Eine falsche Einstellung, und die Tür für Angreifer steht sperrangelweit offen.

Stell dir vor, du hast einen Produktionsbetrieb an der A28. Deine Maschinen kommunizieren über das Netzwerk, deine Buchhaltung sendet Rechnungen und deine Mitarbeiter telefonieren. Die Firewall sorgt dafür, dass jeder dieser Datenströme in seiner eigenen, sicheren Bahn bleibt.

Für die Telefonie bedeutet das konkret:

• Nur erlaubte Anrufe: Die Firewall sollte so eingestellt sein, dass ausschließlich Datenpakete von deinem Telefonie-Anbieter zur Anlage durchgelassen werden. Anfragen von unbekannten Adressen werden direkt blockiert.
• Keine unnötigen Freigaben: Es dürfen nur die Ports (also die digitalen Türen) geöffnet sein, die für die Telefonie unbedingt notwendig sind. Jede weitere offene Tür ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko.
• Schutz vor Missbrauch: Die Firewall hilft, Angriffe wie „Toll Fraud“ zu verhindern. Dabei kapern Hacker deine Anlage, um auf deine Kosten teure Servicenummern im Ausland anzurufen.

Eine professionell konfigurierte Firewall ist keine Option, sondern eine absolute Notwendigkeit bei der Installation von Telefonanlagen. Sie ist die Versicherung für deine Erreichbarkeit und schützt dich vor bösen finanziellen Überraschungen.

Die richtige Konfiguration kann komplex sein, ist aber entscheidend. Wenn du tiefer in das Thema eintauchen und verstehen möchtest, wie eine Firewall genau funktioniert, findest du in unserem Beitrag Firewall auf Deutsch erklärt eine einfache und praxisnahe Erklärung.

Typische Stolperfallen und wie du sie umgehst

Aus unserer Erfahrung in vielen Betrieben in Ostfriesland und dem Emsland wissen wir, wo die häufigsten Fehler lauern. Ein Klassiker sind Standardpasswörter, die bei der Inbetriebnahme der Telefone oder der Anlage nicht geändert werden. Das ist, als würdest du einen Zettel mit „1234“ an deine Haustür kleben.

Eine weitere Schwachstelle ist ein unzureichend gesichertes Netzwerk. Läuft die Telefonie im selben Netz wie die normalen Computer, ohne ein separates VLAN (wie im vorherigen Kapitel beschrieben), kann ein infizierter PC schnell zur Gefahr für die gesamte Kommunikation werden.

Ein einfacher Grundsatz hilft hier enorm: Trenne die Telefonie so gut wie möglich vom restlichen Netzwerk und sorge dafür, dass alle Zugänge mit starken, einzigartigen Passwörtern geschützt sind. Das allein erhöht die Sicherheit schon erheblich und sorgt für einen ruhigeren Schlaf.

Vom alten System zum ersten Anruf: Die reibungslose Umstellung

Die Planung steht, die Technik liegt bereit – jetzt wird’s ernst. Der wohl spannendste Moment bei der Installation von Telefonanlagen ist die eigentliche Umstellung. Wie gelingt der Wechsel vom alten zum neuen System, ohne dass dein Betrieb in Bad Zwischenahn oder Dörpen auch nur eine Minute für Kunden unerreichbar ist?

Der Schlüssel dazu ist eine saubere, gut getimte Vorbereitung. Es geht nicht darum, einfach den alten Stecker zu ziehen und zu hoffen, dass alles irgendwie funktioniert. Ein nahtloser Übergang ist absolut planbar und sorgt für einen entspannten Start in deine neue Kommunikationswelt.

Die Vorbereitung des Umschalttermins

Die heiße Phase startet nicht erst am Tag des Wechsels, sondern deutlich früher. Ein Großteil der Konfiguration der neuen Anlage – ganz gleich, ob Cloud oder On-Premise – lässt sich parallel zum laufenden Betrieb erledigen. Das heißt, wir richten bereits alle Benutzer, Rufnummern und Weiterleitungen ein, während du noch ganz normal über dein altes System telefonierst.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Verkabelung der neuen Telefone. Moderne PoE-Telefone (Power over Ethernet) machen diesen Prozess zum Glück denkbar einfach. Sie brauchen nur noch ein einziges Netzwerkkabel für Daten und Strom. Das reduziert Kabelsalat und sorgt für eine saubere Installation. So können die neuen Geräte bereits an den Arbeitsplätzen in deinem Büro in Oldenburg aufgestellt und angeschlossen werden, ohne den Betrieb zu stören.

Für den eigentlichen Umschalttermin gilt: Timing ist alles.

Unser Tipp aus unzähligen Projekten in Ostfriesland und dem Emsland: Lege den Umschalttermin auf einen Freitagabend oder das Wochenende. So haben wir genug Zeit, um alles in Ruhe zu testen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Am Montagmorgen startet dein Team dann direkt mit der neuen Anlage durch.

Die Generalprobe: Testlauf für deine Erreichbarkeit

Bevor die neue Anlage „live“ geht, ist ein gründlicher Probelauf unerlässlich. Hier spielen wir den Ernstfall durch und prüfen alle kritischen Funktionen. Dabei arbeiten wir eine detaillierte Checkliste ab, damit am Montagmorgen keine bösen Überraschungen lauern.

Einige typische Testfälle, die wir immer prüfen:

• Eingehende Anrufe: Landen Anrufe für die Zentrale wirklich dort? Funktionieren die Durchwahlen zu den einzelnen Mitarbeitern?
• Ausgehende Anrufe: Kann jeder problemlos nach draußen telefonieren? Wird auch die korrekte Firmenrufnummer angezeigt?
• Mailbox und Ansagen: Springt die Mailbox an, wenn niemand erreichbar ist? Werden die richtigen Ansagen abgespielt, zum Beispiel außerhalb der Geschäftszeiten?
• Weiterleitungen: Greifen die Rufgruppen? Wird ein Anruf korrekt an die nächste freie Person weitergeleitet, wenn der erste Anschluss besetzt ist?
• Lasttest: Was passiert, wenn mehrere Mitarbeiter in deiner Kanzlei in Papenburg gleichzeitig telefonieren? Bleibt die Sprachqualität stabil?

Diese Tests decken die häufigsten Fehlerquellen auf und geben die Sicherheit, dass alles reibungslos funktioniert.

Die Migration der Bestandsdaten

Ein Punkt, der oft übersehen wird, ist die Übernahme von Daten aus dem alten System. Hierzu gehört vor allem das zentrale Telefonbuch des Unternehmens. Niemand möchte hunderte Kontakte von Hand neu anlegen.

In den meisten Fällen können wir die Kontakte aus der alten Anlage exportieren und direkt in das neue System importieren. Das spart enorm viel Zeit und sorgt dafür, dass dein Team vom ersten Tag an produktiv arbeiten kann. Je nachdem, für welche Lösung du dich entschieden hast, gibt es hier unterschiedliche Wege. Falls du die Unterschiede noch einmal im Detail nachlesen möchtest: Einen Vergleich zwischen Cloud-Telefonanlagen und lokalen Systemen haben wir hier für dich zusammengestellt.

Mit einer sorgfältigen Vorbereitung, einem clever gewählten Umschaltzeitpunkt und ausführlichen Tests wird der Wechsel zur neuen Telefonanlage zu einem unspektakulären, aber erfolgreichen Ereignis. So kannst du dich sofort auf die Vorteile deiner modernen Kommunikationslösung konzentrieren.

Was nach der Installation wirklich zählt

Die Telefone klingeln, die neue Anlage läuft – herzlichen Glückwunsch! Die technische Installation der Telefonanlage ist damit geschafft. Doch die Arbeit ist noch nicht ganz getan. Der größte Hebel für den Erfolg liegt jetzt darin, dass dein Team die neuen Möglichkeiten auch wirklich kennt und im Alltag gerne nutzt.

Die beste Technik bringt nämlich herzlich wenig, wenn sie kompliziert wirkt oder die Mitarbeiter die Vorteile gar nicht kennen. Stell dir eine Kanzlei in Leer vor, bei der die Mitarbeiter weiterhin umständlich Nummern abtippen, obwohl sie Anrufe mit einem Klick direkt aus ihrer Software starten könnten. Genau hier setzt der entscheidende letzte Schritt an: die Übergabe an dein Team.

Mitarbeiter abholen und begeistern

Eine kurze, knackige Schulung wirkt oft Wunder und ist eine der wertvollsten Investitionen nach der eigentlichen Installation. Es geht dabei nicht um stundenlange Vorträge, sondern darum, die praktischen Vorteile für den Arbeitsalltag greifbar zu machen.

Zeige deinen Mitarbeitern, wie einfach es ist:

• Anrufe per Mausklick direkt vom PC aus zu starten.
• deinen Erreichbarkeitsstatus (z. B. „im Gespräch“ oder „in der Pause“) für Kollegen sichtbar zu machen.
• Anrufe nahtlos vom Bürotelefon auf das Smartphone zu übergeben, wenn sie das Büro in Emden verlassen.
• die eigene Erreichbarkeit im Homeoffice in Papenburg genauso einfach zu steuern wie vor Ort.

Wenn Mitarbeiter erkennen, dass die neue Technik ihre Arbeit leichter und nicht komplizierter macht, steigt die Akzeptanz enorm. Ein Team, das die Funktionen kennt und nutzt, arbeitet einfach effizienter und ist zufriedener.

Wartung und Updates für dauerhafte Sicherheit

Deine neue Telefonanlage ist wie ein Firmenwagen: Sie braucht regelmäßige Pflege, damit sie zuverlässig und sicher läuft. Das gilt für eine Cloud-Lösung genauso wie für eine Anlage bei dir im Serverraum. Software-Updates schließen Sicherheitslücken, verbessern die Leistung und bringen oft auch neue, nützliche Funktionen mit.

Ein fester Plan für Wartung und Updates ist kein „Kann“, sondern ein „Muss“. Er sorgt dafür, dass deine Kommunikation stabil bleibt und vor externen Bedrohungen geschützt ist. Ein guter IT-Partner aus der Region nimmt dir diese Aufgabe ab und kümmert sich im Hintergrund darum.

Gerade in ländlicheren Gebieten wie dem Emsland oder Ostfriesland, wo die Internetverbindung vielleicht nicht immer perfekt ist, sind aktuelle Systeme wichtig. Sie können oft besser mit schwankenden Bedingungen umgehen und sichern so deine Erreichbarkeit.

Ein kurzer Blick auf die DSGVO

Sobald du Telefondaten speicherst, kommt natürlich auch der Datenschutz ins Spiel. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) hat hier klare Regeln, aber keine Sorge, das ist weniger kompliziert, als es klingt. Im Wesentlichen geht es um zwei Bereiche:

1. Anrufjournale und Verbindungsdaten: Wer hat wann mit wem wie lange telefoniert? Diese Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Kläre, welche Aufbewahrungsfristen für dich gelten, und richte entsprechende Löschroutinen ein.
2. Aufzeichnung von Gesprächen: Das Mitschneiden von Telefonaten ist nur erlaubt, wenn alle Gesprächsteilnehmer vorher eindeutig zugestimmt haben. Eine automatische Aufzeichnung ohne Einwilligung ist ein klarer Verstoß und kann teuer werden.

Diese Punkte sind entscheidend, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Ein erfahrener Dienstleister kennt die Anforderungen und hilft dir dabei, deine Anlage von Anfang an datenschutzkonform zu konfigurieren.

Letztendlich sorgt die Kombination aus guter Technik, einem geschulten Team und einem soliden Plan für Wartung und Sicherheit dafür, dass deine neue Telefonanlage genau das tut, was sie soll: deine Kommunikation einfacher, sicherer und besser machen.

Meld dich gern, wenn du Fragen dazu hast, wie das in deinem Unternehmen am besten funktioniert.

Die häufigsten Fragen zur Installation einer Telefonanlage

Ein Projekt wie der Umstieg auf eine neue Telefonanlage wirft natürlich immer Fragen auf. Das ist auch gut so, denn eine durchdachte Planung ist hier die halbe Miete. Aus unserer Erfahrung bei Projekten mit Unternehmen in Ostfriesland und Umgebung haben wir die wichtigsten Fragen hier für dich zusammengefasst und beantwortet.

Wie lange dauert die Installation einer neuen Telefonanlage?

Diese Frage hören wir fast immer, und die einzig ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Die Dauer hängt stark von der Größe deines Unternehmens, der gewählten Lösung (Cloud vs. On-Premise) und dem Zustand deiner vorhandenen Infrastruktur ab.

Ein gutes Beispiel aus der Praxis: Für ein Steuerbüro in Papenburg mit 15 Mitarbeitern, das sich für eine Cloud-Lösung entscheidet und bereits eine saubere Netzwerkverkabelung hat, kann die technische Umstellung oft an einem einzigen Wochenende über die Bühne gehen. Wir bereiten im Hintergrund alles vor, sodass der Betrieb am Montagmorgen nahtlos weiterläuft – ohne Ausfallzeiten.

Wenn es aber um eine umfangreiche Installation einer On-Premise-Anlage in einem Produktionsbetrieb im Emsland geht, bei der auch neue Kabel gezogen werden müssen, kann so ein Projekt natürlich mehrere Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen. Ein realistischer Zeitplan ist hier der Schlüssel, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Kann ich meine alten Rufnummern behalten?

Ja, absolut! Das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen und zum Glück ein absoluter Standardprozess. Die Mitnahme deiner bestehenden Rufnummern nennt sich Portierung und ist gesetzlich geregelt, damit du deine wertvollen Geschäftskontakte nicht verlierst.

Wichtig ist hierbei nur, frühzeitig zu handeln. Du solltest die Portierung so bald wie möglich beim neuen Anbieter beantragen, da der bürokratische Prozess im Hintergrund einige Wochen dauern kann.

Ganz wichtig: Kündige niemals deinen alten Telefonvertrag, bevor du die schriftliche Bestätigung des Portierungstermins vom neuen Anbieter in den Händen hältst. Sonst riskierst du, dass deine Nummern „heimatlos“ werden und im schlimmsten Fall für immer weg sind. Wir kümmern uns um diesen Prozess, damit alles sicher und reibungslos abläuft.

Was passiert bei einem Internetausfall mit meiner Cloud-Telefonanlage?

Eine berechtigte Sorge, besonders in Regionen wie dem ländlichen Ostfriesland, wo das Internet vielleicht nicht immer so stabil ist wie in der Großstadt. Moderne Cloud-Telefonanlagen sind aber genau für dieses Szenario gebaut und haben clevere Notfallpläne an Bord.

Stell dir vor, in deiner Arztpraxis in Leer fällt der Glasfaseranschluss aus. So bleibst du trotzdem erreichbar:

• Automatische Rufumleitung: Die Anlage merkt sofort, dass etwas nicht stimmt, und leitet alle eingehenden Anrufe auf vorher definierte Mobilfunknummern um. Deine Patienten bekommen davon nichts mit und können dich weiterhin erreichen.
• Mobile App: Wenn du eine Lösung wie Microsoft Teams nutzt, öffnest du einfach die App auf deinem Smartphone. Solange du Mobilfunkempfang hast, telefonierst du ganz normal unter deiner Büronummer weiter.

Du bist also auch bei einer Störung nicht von der Außenwelt abgeschnitten. Eine gute Planung beinhaltet immer auch eine solche Backup-Strategie.

Brauche ich für VoIP-Telefonie spezielle Telefone?

Nicht unbedingt. Die Zeiten, in denen auf jedem Schreibtisch ein klobiges Telefon stehen musste, sind zum Glück vorbei. Du hast heute verschiedene Möglichkeiten, die sich ganz nach den Bedürfnissen deines Teams richten.

1. IP-Tischtelefone: Das sind die modernen Nachfolger der alten Telefone. Sie werden direkt per Netzwerkkabel angeschlossen und bieten oft hohen Komfort und eine exzellente Sprachqualität.
2. DECT-Telefone: Schnurlose Telefone, die über eine Basisstation mit dem Netzwerk verbunden sind. Ideal für Mitarbeiter, die sich viel im Gebäude bewegen, zum Beispiel im Lager eines Handwerksbetriebs in Emden.
3. Softphones und Headsets: Die flexibelste Lösung. Ein Softphone ist eine Software auf deinem Computer oder eine App auf dem Smartphone. In Kombination mit einem guten Headset telefonierst du direkt über den PC – perfekt fürs Büro, das Homeoffice in Bad Zwischenahn oder für unterwegs.

Gerade die Kombination aus Softphones und Microsoft Teams wird immer beliebter. Sie bietet maximale Freiheit und sorgt für einen aufgeräumten Schreibtisch ohne zusätzliche Hardware.

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Hast du noch weitere Fragen oder möchtest du herausfinden, welche Telefonie-Lösung für dein Unternehmen die richtige ist? Bei Hainke Computer kennen wir die Anforderungen und Gegebenheiten in der Region genau. Meld dich gern für ein unverbindliches Gespräch! Erfahre hier mehr über unsere IT-Lösungen.