Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die digital erstellt, verschickt und empfangen wird. Sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, sodass ein Programm sie auslesen kann. Eine PDF-Datei allein ist deshalb nicht automatisch eine E-Rechnung. Für dich als Geschäftsführer bedeutet das: Rechnungen können schneller verarbeitet, geprüft und archiviert werden.
Was bringt dir eine E-Rechnung?
Wenn Rechnungen digital eingehen, musst du sie nicht mehr abtippen oder aus Papierordnern heraussuchen. Deine Buchhaltung kann Beträge, Datum und Empfänger leichter übernehmen. Das spart Zeit und verringert Übertragungsfehler. Außerdem lassen sich Rechnungen einfacher suchen, an zuständige Personen weiterleiten und mit Bestellungen vergleichen.
Rechnungen automatisch herunterladen
Mit einer passenden Lösung können Rechnungen aus vereinbarten Quellen regelmäßig abgeholt und in einem zentralen Ablageort gespeichert werden. So bleibt nachvollziehbar, wann eine Rechnung eingegangen ist und wer sie bearbeitet. Wichtig sind klare Zugriffsrechte, ein verlässliches Sicherungskonzept und ein festgelegter Prüfprozess. Eine gute Einführung beginnt mit wenigen Rechnungslieferanten und wird anschließend erweitert.
Was solltest du beachten?
Eine E-Rechnung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung. Du musst weiterhin kontrollieren, ob Leistung, Betrag und Empfänger stimmen. Auch nicht jede Rechnung lässt sich sofort automatisieren: Manche Absender liefern weiterhin PDFs oder nutzen unterschiedliche Formate. Die konkrete Umsetzung hängt von deinen Systemen, Abläufen und den jeweils geltenden Vorgaben ab. Dieser Glossarbeitrag ist keine Rechtsberatung. Wenn du Rechnungen automatisch herunterladen und sauber verarbeiten möchtest, findest du auf der Landingpage zur Lösung weitere Informationen.
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