Alle Rechnungen. Automatisch im Griff.
Wir holen Deine Rechnungen automatisch aus Portalen, E-Mail-Postfächern und digitalen Quellen ab. Damit Buchhaltung und Steuerberatung ohne Belegsuche weiterarbeiten können.
Einmal einrichten. Jeden Monat Zeit sparen.
Rechnungen aus Lieferantenportalen, Shops, Cloud-Diensten und Postfächern werden automatisch zusammengetragen.
Du behältst den Überblick – statt Dein Team jeden Monat auf die Belegsuche zu schicken.
Dein Nutzen als Geschäftsführung
Weniger manuelle Arbeit: Wiederkehrende Downloads entfallen. Das reduziert Routinearbeit und vermeidet, dass wichtige Aufgaben an einzelnen Zugängen hängen.
Weniger fehlende Belege: Ein zentraler Überblick hilft dabei, Lücken früher zu erkennen – bevor Buchhaltung oder Steuerberatung nachfragen müssen.
Mehr Ruhe im Monatsabschluss: Klare Abläufe sorgen dafür, dass Rechnungen nicht erst kurz vor knapp zusammengesucht werden.
Einfach weiterarbeiten: Du musst nicht verstehen, wie Schnittstellen und Datenformate funktionieren. Entscheidend ist, dass die richtigen Belege dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Für Portale, Postfächer und E-Rechnungen
Die Lösung kann Rechnungen aus vielen Online-Portalen abholen. Auch E-Mail-Postfächer und digitale Rechnungsformate lassen sich in den Ablauf einbeziehen.
✓ Online-Portale von Lieferanten, Shops und Dienstleistern
✓ E-Mail-Postfächer für Eingangsrechnungen
✓ E-Rechnungen und digitale Belegformate
✓ Übergabe an Buchhaltung, DMS, ERP oder Steuerberatung
Gemeinsam schauen wir auf die Quellen, die in Deinem Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Statt eine Technik von der Stange überzustülpen, strukturieren wir den Prozess so, dass er zu Deinem Team passt.
Ein Ablauf, der mitdenkt – und Belegsuche überflüssig macht
Die Lösung sammelt Deine Rechnungen zentral ein und hält den Prozess nachvollziehbar. Du aktivierst nur die Quellen und Übergaben, die für Dein Unternehmen wirklich relevant sind:
Automatisch einsammeln
Rechnungen werden aus den vereinbarten Quellen abgeholt – statt dass jemand sie einzeln suchen und herunterladen muss.
Alles an einem Ort
Dein Team und die zuständigen Personen sehen, welche Belege vorliegen – ohne sich durch viele Portale zu arbeiten.
Einfach weitergeben
Belege können passend an Buchhaltungssoftware, DMS oder Steuerberatung übergeben werden – nach dem Ablauf, der zu Dir passt.
Viele Quellen. Ein Ablauf.
Ob zehn oder viele weitere Zugänge: Du legst gemeinsam mit uns fest, welche Quellen automatisch abgeholt werden sollen und wer die Dokumente erhält.
Zugriffe klar regeln
Rechnungen und Zugänge sind wichtige Unternehmensdaten. Rollen, Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte werden von Anfang an mitgedacht.
Wächst mit Deinem Bedarf
Du kannst mit den wichtigsten Portalen starten und weitere Quellen später sinnvoll ergänzen – ohne jedes Mal den Ablauf neu aufzubauen.
Vom Portal bis zur Buchhaltung – ohne Umwege.
1. Quellen festlegen
Wir erfassen gemeinsam, aus welchen Portalen und Postfächern Rechnungen kommen und welche davon zuerst sinnvoll eingebunden werden.
2. Sicher einrichten
Wir richten Zugriffe, Zuständigkeiten und die zentrale Ablage sauber ein. So bleibt der Prozess nachvollziehbar und übersichtlich.
3. Weiterarbeiten wie gewohnt
Die Rechnungen werden gesammelt und an die richtigen Stellen übergeben. Dein Team erhält eine verständliche Einweisung für den Alltag.
Rechnungen automatisch herunterladen? Geht auch einfach.
Die Automatisierung Deines Rechnungseingangs ist kein kompliziertes Digitalprojekt – sondern ein klarer, bezahlbarer Schritt. Das ist alles drin:
✅ Persönliche Beratung – wir schauen zuerst auf Deine Rechnungsquellen
✅ Strukturierte Einrichtung passend zu Deinem Unternehmen
✅ Sichere Zugriffe und klare Zuständigkeiten
✅ Verständliche Einweisung für Dich und Dein Team
✅ Laufende Betreuung statt „Hier ist das Tool – viel Erfolg“
Keine Belegsuche. Keine unnötigen Rückfragen. Sondern ein Ablauf, der im Alltag funktioniert.
Passt automatischer Rechnungsabruf zu Deinem Unternehmen?
Die Lösung ist überall dort sinnvoll, wo Rechnungen regelmäßig aus mehreren Portalen, Kundenkonten oder Postfächern gesammelt werden. Zum Beispiel bei: ✔ Software- und Cloud-Abos ✔ Lieferanten- und Händlerportalen ✔ Tankkarten und Telekommunikation ✔ Shops und Marktplätzen ✔ wiederkehrenden Rechnungen für Buchhaltung oder Steuerberatung
Zugriff und Datenschutz mitdenken
Automatisieren heißt nicht: Kontrolle abgeben. Rechnungen und Zugänge sind wichtige Unternehmensdaten. Deshalb planen wir Rollen, Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte von Anfang an mit. Du entscheidest, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf.
Wichtig für Unternehmen in Ostfriesland
Wir helfen Dir, die technische Umsetzung strukturiert aufzusetzen. Für rechtliche oder steuerliche Einzelfragen stimmen wir die Lösung gern mit Deiner Steuerberatung oder Datenschutzberatung ab.
Unser Grundsatz: So einfach wie möglich für Dein Team. So klar wie nötig für Deine Verantwortung.
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Häufige Fragen
Wie schnell können wir starten?
Der Einstieg beginnt mit einem kostenfreien Potenzialgespräch. Danach legen wir fest, welche Quellen zuerst sinnvoll eingebunden werden.
Muss ich alle Rechnungsportale selbst einrichten?
Nein. Wir klären die wichtigsten Quellen mit Dir und richten den Ablauf gemeinsam ein. Du musst dafür kein IT- oder Buchhaltungsprofi sein.
Funktioniert das auch mit Rechnungen per E-Mail?
Ja. E-Mail-Postfächer können Teil des Prozesses sein. Welche Quellen sinnvoll sind, schauen wir uns anhand Deines tatsächlichen Rechnungseingangs an.
Kann meine Steuerberatung die Rechnungen bekommen?
Das ist das Ziel: Belege sollen strukturiert an die Stelle gelangen, die sie benötigt. Wir prüfen gemeinsam, welche Übergabe für Deine Buchhaltung oder Steuerberatung passt.
Für welche Unternehmen lohnt sich das?
Besonders dann, wenn regelmäßig Rechnungen aus mehreren Portalen, Kundenkonten oder Postfächern gesammelt werden. Schon wenige wiederkehrende Quellen können im Monat spürbar Zeit kosten.
Muss ich meine bestehenden Abläufe ändern?
Nein. Wir richten die Lösung so ein, dass sie zu Deiner Buchhaltung, Deinem Team und Deiner Steuerberatung passt – nicht umgekehrt.
Kann ich mit wenigen Portalen starten?
Ja. Starte mit den Quellen, die heute am meisten Zeit kosten. Weitere Portale, Postfächer oder Übergaben können später ergänzt werden.
Wer kann die Rechnungen sehen?
Du legst fest, welche Personen Zugriff benötigen. Rollen und Berechtigungen werden nachvollziehbar eingerichtet.
Bleiben die Zugangsdaten sicher?
Sichere Zugriffe gehören zur Einrichtung dazu. Wir besprechen mit Dir, wie Konten, Berechtigungen und Zuständigkeiten sauber organisiert werden.
Funktioniert das mit E-Rechnungen?
Digitale Rechnungsformate und E-Rechnungen können in den Ablauf einbezogen werden. Welche Variante bei Dir sinnvoll ist, prüfen wir gemeinsam.
Kann die Lösung an ein DMS oder ERP angebunden werden?
Je nach eingesetzter Software prüfen wir, welche Übergabe an DMS, ERP oder Buchhaltung sinnvoll und möglich ist.
Bleibt Hainke Computer Ansprechpartner?
Ja. Nach der Einrichtung stehen wir Dir bei Fragen, Anpassungen und Erweiterungen weiterhin zur Seite.
Automatischer Rechnungsabruf, verständlich erklärt
Was bedeutet automatischer Rechnungsabruf?
Die Lösung meldet sich an den vereinbarten Quellen an und sammelt Rechnungen regelmäßig ein. So muss Dein Team nicht jeden Zugang einzeln durchsuchen.
Was sind Rechnungsportale?
Rechnungsportale sind Kunden- oder Lieferantenbereiche, in denen Rechnungen nach einem Kauf, Vertrag oder Abo bereitgestellt werden – zum Beispiel bei Software, Telekommunikation oder Händlern.
Wie funktioniert die Übergabe an die Buchhaltung?
Je nach Ablauf können Dokumente zentral abgelegt, weitergeleitet oder an passende Systeme übergeben werden. Wir besprechen die für Dich praktikable Variante.
Welche Quellen lassen sich einbinden?
Das hängt von den genutzten Portalen, Postfächern und Systemen ab. Im Potenzialgespräch schauen wir auf Deine tatsächlichen Quellen und priorisieren gemeinsam.