Alle Funktionen von Microsoft OneDrive!

Dropbox, Google Drive, iCloud wie auch mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Option von der Marke Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt heißt OneDrive.

• Was kann OneDrive?
• Punktet die Cloud-Lösung in Puncto Datenschutz?
• Eignet sich der Service eher für private oder für geschäftliche Daten?

Wir haben OneDrive einstmals unter die Lupe genommen.

Mit Unterstützung des von Microsoft angebotenen Cloud-Dienstes OneDrive kann man Daten in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so attraktiv heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien ablegen, damit diese ortsunabhängig im Zugriff sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, die verfügbar ist für iOS wie auch Android. Mit OneDrive hat man also Fotos sowie Dateien allerorts und auf jedem Gerät parat – äußerst praktisch!

Ein Cloud-Speicher ist allerdings nicht nur sinnvoll, um von allerorts auf Datenmaterial zugreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts bzw. Defekts eines Endgeräts ist es enorm wertvoll, wenn alle wichtigen Daten an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Eigenschaft, welche sowohl privat für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien extrem von Nutzen ist. Ein Backup wird dadurch dennoch nicht substituiert.

Damit immer sämtliche Daten allerorts synchron sind, kann man völlig einfach einen  OneDrive-Ordner auf dem PC hinzufügen. Sämtliche Dateien, welche in diesen Ordner bewegt werden, befinden sich dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, verändert oder beseitigt werden, passiert eine automatische Synchronisierung auf jeglichen anderen Speicherorten. Einzige Anforderung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.

Für einen optimalen Austausch mit anderen, lassen sich Dokumente und Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob das Geburtstagsfoto des Enkels, welches man der Oma zusenden will, oder der Geschäftsbericht, welchen man dem Arbeitgeber zur Durchschau zukommen lassen möchte. Anstatt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder diese auf einen USB-Stick zu bringen und so für ein Duplikat der Datei zu sorgen, wird diesem, dem man das entsprechende File verfügbar machen möchte, einfach ein Direktlink zu der Datei in OneDrive gegeben – das geht extrem direkt und sorgt gleichzeitig dafür, dass nicht unnötige Kopien von Dateien angefertigt werden.

Tipp: Wenn Sie Windows 10 gebrauchen, ist OneDrive bereits auf Ihrem PC installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download

Co-Authoring & mehr: Was OneDrive for Business ausmacht

Ergänzend zur OneDrive Standard-Option bietet Microsoft ebenfalls das Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Hierbei handelt es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher besonders für den Einsatz in Unternehmen konzipiert wurde und somit ideal auf die Zusammenarbeit in Teams individualisiert wurde. Die Cloud-Lösung beruht im Kern auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher viel mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann via OneDrive for Business in Echtzeit mit verschiedenen Personen an ein- und demselben Dokument gemeinsam arbeiten – Co-Authoring nennt man diese leistungsfähige Vorgehensweise, welche echtes Teamwork der Zukunft möglich macht.

OneDrive arbeitet Hand in Hand mit den Microsoft Applikationen

Speziell mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Beispielsweise kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Nutzer A in OneDrive gespeichert hat, von Nutzer B via Browser angesehen und bearbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint installiert haben muss auf seinem PC. Und Person C kann von einem anderen Teil der Erde hierbei zuschauen und die Änderungen beurteilen. Diese Möglichkeiten erleichtern die Teamarbeit immens, besonders in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Nutzer und der andere Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso alle Kollegen bei einer kollaborativen Arbeit immer die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände beziehen zu müssen.

Weiterer Vorteil von OneDrive for Business: Anwendern steht eine Versionierung bereit. Nutzer können demzufolge alte, zuvor abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, die in OneDrive liegen, wiederherstellen. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Background völlig von allein gesichert und können bei Bedarf erneut verwendet werden.

Ist der Einsatz von Microsoft OneDrive im Unternehmen sicher?

Zunächst einmal muss man anerkennen, dass für eine Methode wie OneDrive, in der sensible, vertrauliche Daten gesichert sind – egal ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle spielt. Ebenso muss transparent sein, wer (zumindest theoretisch) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.

Wie ist der Status Quo?

Nun, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einmal gespeichert auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu sichern. Wer seine Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln will, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker hilfreich sein als Ergänzung für einen sicheren Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, welche dafür sorgt, dass bloß autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können – eine zeitgemäße und generell als sicher eingestufte Option, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine simple, aber wichtige Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und diese regelmäßig ändern.

Wo sind die Daten gespeichert?

Das ist eine zentrale Frage, weil wenn die Daten, welche in OneDrive sind, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht äußerst bedenklich zu begutachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Einsatz wäre somit für europäische Firmen nicht denkbar, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Zustand. Deshalb werden die Daten sämtlicher Unternehmen, die OneDrive for Business nutzen, und den Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gespeichert.

Wer genaue Auskünfte sucht, an welchem Ort Microsoft welche Daten speichert, wird auf jener Seite fündig. An dieser Stelle sind alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar gelistet. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach ausschließlich in Deutschland gehostet.

Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht ordentliche Umsetzung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Dienst OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – selbst wenn das Unternehmen den Sitz in den USA hat. Trotzdem sei an dieser Stelle gesagt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten seiner Kunden maschinell zu durchforsten. Diese Maßnahme dient dafür, Dateien ausfindig zu machen, die „unangemessene“ Inhalte zeigen. Findet der Microsoft-Crawler Daten, die gegen die Richtlinien verstoßen, besteht eine Kontosperrung. Legt man in seiner privaten OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern somit zum Beispiel das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind logischerweise nackt ist, könnte dies theoretisch zu einer Blockierung des Kontos führen – über den automatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto entdeckt und als inadäquat eingestuft werden. Die Auseinandersetzung darüber, inwieweit solche verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und rechtlich überhaupt zulässig sind, wird bereits seit geraumer Zeit geführt – bisher mit verschiedenartigen Ergebnissen. Doch Fakt ist: Wer OneDrive verwendet, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem automatischen Scan seiner Daten zu – dies sollte man wissen, wenn man das Tool nutzt oder plant, es zu verwenden.

Fazit

Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, unterstützen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business sicher einsetzen. Außerdem unterstützen wir bei Bedarf beim Datenumzug und dem Anlegen einer Ablagestruktur – um was es gleichfalls geht:

Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!